Gamitin ang Facilitation upang Makagawa ng Mga Pulong na Mas Mapagkatiwalaan
Ang pangunahing papel ng isang facilitator ay upang magdagdag ng halaga sa isang sesyon sa pagpaplano ng grupo o pagpupulong sa pamamagitan ng pagpapanatili sa grupo sa gawain at paglipat ng magkasama sa parehong direksyon.
Tinitiyak din ng facilitator na ang bawat miyembro ng pangkat ay nakikilahok sa pulong.
Pagpapasulong ng Grupo
Ang pagpapaandar ng mga grupo o mga koponan ay ibinibigay ng mga internal na empleyado, o mga panlabas na konsulta, na mga dalubhasa sa:
- Nagtatanghal ng nilalaman at impormasyon,
- Pagdidisenyo at pagsasagawa ng isang proseso na tumutulong sa isang grupo na makamit ang mga layunin nito,
- Ang pagbibigay ng isang naaangkop na istraktura para sa isang pagpupulong , pagsasanay, sesyon ng pagtatayo ng koponan, o iba pang kaganapan sa trabaho, upang ang misyon ng pangkat ay matupad sa sesyon,
- Pag-promote ng ibinahaging pananagutan para sa kinalabasan ng pulong, at
- Gawin ang mga kalahok sa mga sagot sa mga tanong at solusyon sa mga problema.
Indibidwal na Facilitation
Kapag ang mga indibidwal ay makilahok sa proseso kadalasan dahil ang dalawa o higit pang mga empleyado ay nakakaranas ng salungatan , hindi pagsang-ayon, pangangailangan na magtakda ng magkaparehong layunin , o kailangan ng pagbanggit ng isang proyekto, proseso, o karanasan. Ang isang dalubhasang facilitator ay maaaring magbigay ng istraktura, nilalaman, at proseso na kinakailangan ng mga indibidwal na empleyado upang maabot ang kapwa kasiya-siyang solusyon sa kanilang mga isyu.
Mga Katangian ng Mga Indibidwal na Nagbibigay ng Facilitation
Ang pagpapaandar ay isang natutunan na kasanayang pinaka natural sa mga indibidwal na nagpapakita ng mga katangian tulad ng:
- Malakas na mga kasanayan sa pamumuno ng grupo,
- Malalim na kaalaman sa mga proseso at mga istruktura ng grupo,
- Kaalaman ng grupo at interpersonal dinamika at pag- unawa ng pandiwang at nonverbal komunikasyon ,
- Ang kakayahang mag-imbento ng malikhaing pagsasanay at nilalaman ng koponan ng koponan sa isang paraan na naghihikayat sa pakikilahok mula sa mga dadalo sa sesyon,
- Empatiya para sa mga tao at sa kanilang mga sitwasyon,
- Mabisang pakikinig at pakikipag-usap, at
- Ang kakayahang isama ang mga interbensyon ng grupo at mga kaganapan upang makabuo ng mga nais na resulta para sa grupo.
Sa ilalim ng pamumuno ng isang dalubhasang facilitator, ang mga pagpupulong, mga sesyon ng pagbuo ng koponan, at mga klase ng pagsasanay ay maaaring makamit ang mga resulta na hindi posible nang walang isang lider. Iyon ay dahil ang mga kalahok ng koponan sa isang grupo ay madalas na kulang sa mga kasanayan, pahintulot, at suporta na kinakailangan upang epektibong mapadali ang kanilang sariling mga proseso sa trabaho.
Pag-iwas sa Kumpetensyang Pag-uusap sa mga Pulong
Kadalasan ay mahirap na magkaroon ng epektibong pakikipag-ugnayan sa mga tao sa trabaho. Ito ay kung saan ang pagpapaandar ay nagmumula sa madaling gamiting. Ang mabisang pagpapaandar ng grupo sa mga pulong ay namamahala sa pakikipag-ugnayan ng mga mahirap na taong may hawak na nakikipagkumpitensya na pag-uusap.
Ang mga pag-uusap na nasa labas ng paksa sa pagitan ng dalawa o higit pang mga miyembro ng pulong ay nag-aaksaya ng oras, nagpipigil sa pagsulong ng grupo, at nililimitahan ang mga kontribusyon ng mga indibidwal sa koponan bilang buo. Bukod pa rito, nakikipagkumpitensya ang mga pag-uusap sa maraming maliliit na grupo, kahit na kung nasa paksa, ay nagtatanggal sa mga miyembro ng pangkat ng mga pananaw na tinatalakay ng mga miyembro ng pangkat.
Ang huli ay nagreresulta sa limitadong ideya na ginawa sa mga pulong.
Kung ikaw man ang pinuno ng pulong, isang tagapamahala, o isang miyembro ng grupo, maaari mong gamitin ang mga sumusunod na ideya upang dalhin ang grupo pabalik-sama kapag ang mga miyembro ng grupo ay humawak ng higit sa isang talakayan sa isang pagkakataon.
Pamamahala ng Kumpetensyang Pag-uusap
- Gumamit ng nonverbal communication: Tumingin agad sa mga kalahok sa isang sandali. Itaas ang iyong eyebrows habang naghahanap, o alon sa mga kalahok. Itigil ang taong may sahig ng isang minuto habang ang iba pang mga kalahok ay sumasama muli sa grupo. Huwag matakot na gawin ito-bahagi ito ng trabaho ng tagapangasiwa o tagapangasiwa ng koponan upang kontrolin ang mga pagpupulong.
- Magtanong: Tawagan ang isa sa mga miyembro ng grupo na nakikilahok sa nakikipagkumpitensya na pag-uusap. Sa isang maikling buod ng talakayan na nagaganap sa pulong sa kabuuan, hilingin ang kanyang opinyon. Hilingin sa kanya na ibahagi ang kanilang mga ideya sa iba pang mga tao sa pulong .
Sabihing, "Naniniwala ako na interesado kami lahat sa iyong mga isipan sa isyung ito, Kerry." Maaaring ito ay medyo hindi komportable para sa iyo, ngunit naghahain ito ng dalawang layunin: Dinadala nito ang panig na pakikipag-usap sa pangunahing pag-uusap at ipinapaalam sa lahat na ang pag-uugali ay hindi pinahihintulutan.
- Mag-intervene nang husto: Direktang hilingin sa mga miyembro ng pangkat na nakikilahok sa nakikipagkumpitensya na pag-uusap upang sumama sa talakayan ng grupo, nang hindi gumagamit ng pang-iinis o galit. Sabihin, "Natatakot ako na nawawalan kami ng mga magagandang ideya kapag ang lahat ay nagsasalita nang sabay-sabay. Alam kong hindi ko masusubaybayan ang lahat ng mga saloobing ito." Sa pangkalahatan, mas mahusay na gamitin ang taktika na ito bilang pangalawa o pangatlong pagtatangka upang hilahin ang mga tao. Direktang at epektibo ito ngunit maaaring mapahiya ang mga miyembro ng koponan.
- Magtatag ng signal ng pangkat: Ang grupo ng signal ay nagpapaalala sa mga kalahok na humawak ng isang talakayan sa isang pagkakataon. Ang isang senyas na gumagana nang epektibo ay upang makagawa ng isang hindi pang-salita na pag-sign out sa pamamagitan ng pag-upo ng isang hintuturo upang ipahiwatig ang isang pulong. Kung mayroong isang magandang relasyon sa mga miyembro ng koponan, ang isang biro ay maaari ring maging isang epektibong tool. Subukan ang isang bagay tulad ng, "Uy, John at Jane, huminto sa pagsisikap na planuhin ang iyong pagkuha sa mundo at bumalik sa pulong."
Ang Huling Salita Tungkol sa Kumpetensyang Pag-uusap sa mga Pulong
Ang mga tao ay gumugol ng isang magandang bahagi ng kanilang linggo ng trabaho na dumadalo sa mga pulong sa negosyo. Responsibilidad mo ito bilang tagapangasiwa o tagapangasiwa ng pulong upang siguraduhing mabuti ng mga empleyado ang kanilang oras. Ang epektibong pamamahala ng pagpupulong ay nagpapanatili ng kanilang oras at sa pamamagitan ng pagkontrol sa mga pag-uusap sa tabi na maaari mong matiyak na ang pulong ay mananatili sa paksa at gumagawa ng gawaing de kalidad.