Ang mga Lider ng Meeting ay Susi sa Isang Matagumpay na Pagpupulong na Nagtataglay ng mga Layunin nito
Sino ang Humantong sa Pagpupulong?
Ang lider ng pulong ay susi sa paggawa ng mga pulong at mga koponan na matagumpay .
Ang empleyado na naglilingkod bilang pinuno ng pulong ay mahalaga. Sa ilang mga pagpupulong, ang lider ay ang ulo ng departamento, ang pinuno ng koponan o ang taong hinirang ng senior management upang humantong sa isang inisyatibo. Napili ang mga empleyado na ito sa kanilang tungkulin sa pamumuno dahil sa kanilang mga kakayahan bilang isang tagapangasiwa o pinuno.
Sa ibang pagkakataon, ang isang empleyado ay maaaring lumabas bilang lider ng natural. Ang mga pinuno na ito ay mga empleyado na hinihintay at igalang ng ibang empleyado . Sa iba pang mga okasyon, ang isang pangkat ay maaaring magpasiya na iikot ang tungkulin ng pamumuno sa lahat ng mga miyembro. Pinapayagan nito ang lahat ng miyembro ng koponan na patuloy na bumuo ng kanilang mga kasanayan bilang mga lider ng pulong, at sa paglikha ng mga matagumpay na pagpupulong, sa pangkalahatan.
Mga Pananagutan ng Lider ng Pagpupulong
Ang mga sumusunod ay ang mga pangunahing responsibilidad ng isang pinuno ng pulong.
- Tinutukoy ang layunin, gawain, o layunin na dapat maganap. Ito ay madalas na isang pagtatalaga o bahagi ng paglalarawan ng trabaho ng nangunguna.
- Nagtatakda kung ang isang pulong ay ang pinakamahusay na posibleng paraan para makuha ang layunin o layunin o pagkamit ng nais na resulta. Sagutin ang tanong, Kailangan ba ang isang pulong?
- Tinutukoy kung sino ang kailangan upang makatulong na planuhin ang pulong.
- Sa isang koponan o bilang pinuno, nagpapasya sa agenda para sa pulong . (Sa patuloy na pagpupulong, ang gawaing ito ay magagawa sa pagtatapos ng kasalukuyang pulong.)
- Tinutukoy ang petsa, oras, at lokasyon nang madalas gamit ang isang nakabahaging kalendaryo ng organisasyon.
- Naglalagay ng magkakasama sa pagpupulong ng pre-trabaho tulad ng pagbabasa, impormasyon sa pananalapi, kasaysayan, mga kaugnay na pulong ng koponan, at iba pa.
- Nag-aanyaya sa mga kalahok at namamahagi ng mga takdang-aralin at pre-work na nagbibigay ng mas maraming oras hangga't maaari upang ang mga kalahok ay maghanda sa pulong.
- Tinitiyak na ang pulong ay may tagatala o tagatiling minuto upang idokumento ang mga paglilitis at anumang mga pangako, mga bagay na aksyon, o mga desisyon. Nagtatakda ng isang tagaturo, kung kinakailangan para sa maayos na pag-uugali ng isang pulong.
- Maaaring gamitin ang isang icebreaker upang mapainit ang mga kalahok at lumikha ng isang kapaligiran kung saan ang mga kalahok sa pulong ay komportable sa pakikipag-usap sa isa't isa at pagpapalitan ng mga ideya at impormasyon.
- Dumating nang maaga at humahantong sa pagpupulong sa pamamagitan ng pagpapanatili nito sa gawain, sa pagsubaybay, at pagsasali sa lahat ng mga kalahok upang ang bawat isa ay nakadarama na ang kanilang presensya ay mahalaga sa pulong. Tinitiyak nito ang kanilang paglahok sa susunod na pagpupulong
- Spices up ang pulong ng kumpanya upang ang mga kalahok ay hindi pakiramdam mapurol at nababato. Kung gumagamit ka ng mga icebreaker, humor, o mga halimbawa ng masaya, walang pulong ang dapat magtapos nang walang tumawa.
- Tinitiyak na ang mga susunod na hakbang at mga item na aksyon ay itinalaga at hinahawakan.
- Sinasabi ng pulong at mga plano ang agenda para sa susunod na pagpupulong.
- Sundin ang mga kalahok sa pagitan ng mga pagpupulong upang matiyak na ang mga bagay na aksyon ay nasa track at upang mag-alok ng tulong at / o mga mapagkukunan kung ang boluntaryo ay nakakaranas ng mga problema.
Karagdagang Mga Tungkulin ng Lider
Ang lider ng pulong ay tumatagal sa mga responsibilidad na ito ngunit mayroon ding mga tungkulin na may kaugnayan sa komunikasyon , pag-uulat, at pagganap ng teammate .
Ang bawat miyembro ng isang koponan o pulong na cross-functional ay may obligasyon na panatilihin ang kanyang departamento o function na tungkol sa mga aktibidad at pag-unlad ng isang pulong o patuloy na koponan. Mayroon din silang responsibilidad na humingi ng input mula sa mga kasamahan sa trabaho na wala sa pangkat o sa pulong. Hindi lahat ng empleyado ay maaaring dumalo sa bawat pulong.
Ang pinuno ay may karagdagang responsibilidad sa pagpapanatili sa mga nakatataas na tagapamahala na kasangkot at ipinaalam sa pamamagitan ng epektibong komunikasyon at feedback.
Ang pagtatatag ng pagmamay-ari mula sa mga empleyado sa labas ng pangkat o pulong, lalo na ang mga pinuno ng organisasyon, ay nagtitiyak na ang koponan o pulong ay matagumpay sa pagbuo, pagpapatupad at pagsasama ng mga solusyon o mga ideya nito.
Kung ang isang kalahok sa pulong ay walang epektibo sa pulong, ang lider ay may pananagutan na iwasto ang pag-uugali sa pamamagitan ng epektibong mga diskarte sa pinuno ng pulong sa pulong at epektibong pagtuturo sa labas ng pulong . Ang isang pulong ng kalahok na monopolizes ang pulong sa kanyang opinyon o criticizes iba pang mga miyembro para sa kanila ay dapat na naitama bago ang tao sabotages tagumpay ng pulong.
Ang mga pagkilos na ito ay kinakailangan hanggang sa matugunan ng mga kalahok ang isang antas ng kaginhawahan at kapanahunan na nagpapahintulot sa kanila na tulungan ang pinuno sa pamamagitan ng pag-chiming sa kanilang sarili bilang mga hindi epektibong mga kaganapan na lumalabas at hindi gumagaling na mga miyembro ay nakagambala sa progreso .
Ang isang epektibong lider ng pulong ay hindi ginagarantiyahan na ang isang proyekto o koponan ay matagumpay na gumaganap, ngunit siya ay isang mahalagang kadahilanan na nag-aambag kapag nagtatagumpay ang mga proyekto, kagawaran, mga pulong o mga koponan.
Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang epektibong kontribyutor sa matagumpay na pagpupulong kapag ang mga minuto ay naaangkop na nakasulat at ipinamamahagi sa isang napapanahong paraan.