Tinutukoy ng Iyong Paghahanda Kung Makukuha Mo ba ang Inyong Inaasahang mga Kinalabasan
Sa kumbinasyon ng mga minuto ng pagpupulong , ang dokumentasyon na natatanggap ng mga kalahok matapos ang isang pulong, ang agenda ay ang plano para sa pulong at ang iniulat na follow-up para sa naunang pagpupulong.
Kapag bumuo ka ng agenda para sa isang pagpupulong na hindi regular na naka-iskedyul, ang mga sumusunod na hakbang ay tutulong sa iyo. Sa bandang huli sa artikulong ito, makikita mo ang isang template ng adyenda para sa regular na nakaiskedyul na pulong. Ang dalawang uri ng mga pulong ay nagbabahagi ng katulad na mga item sa agenda ngunit hindi eksakto ang parehong.
Pagbubuo ng isang Agenda ng Pulong
Una, tukuyin kung kailangan ng iba pang mga empleyado upang matulungan kang planuhin ang pulong. Pagkatapos, magpasya kung ano ang inaasahan mong matupad sa pamamagitan ng paghawak ng pulong. Magtatag ng mga layunin para sa iyong pagpupulong . Ang mga layuning iyong itinakda ay magtatatag ng balangkas para sa isang epektibong plano ng pagtugon . Tiyakin na hindi ka pa nagplano ng higit sa makatwirang matamo sa loob ng takdang panahon ng iyong pagpupulong.
Tulad ng sinabi ni Stephen Covey sa "Pitong Mga Katangian ng Lubhang Epektibong Tao," "Magsimula sa pagwawakas sa pag-iisip." Matutukoy ng iyong layunin sa pagpupulong ang pokus ng pagpupulong, ang agenda ng pagpupulong, at ang mga kalahok sa pulong.
Ang paggawa ng isang pakay ay isang plano para sa pulong.
Magsisimula ka sa pangunahing layunin o layunin na sinusubukan mong magawa sa pamamagitan ng pagpindot sa pulong. Sa sandaling nagpasya ka sa iyong layunin, kailangan mong malaman kung kailangan mo ng tulong ng mga karagdagang empleyado upang planuhin ang iyong agenda. Kung oo, anyayahan sila na sumali sa iyo sa paggawa ng iyong agenda sa pagpupulong karaniwan sa pamamagitan ng email o teksto upang hindi lumikha ng pangangailangan para sa isang karagdagang pagpupulong.
Mga Desisyon na Gagawin Mo Bilang Kaunlaran ang Iyong Agenda sa Pulong
Matapos matukoy ang iyong pangkalahatang layunin, ikaw, o ang iyong koponan, ay kailangang gumawa ng mga sumusunod na desisyon. Bilang karagdagan sa layunin o layunin ng pulong, ang bawat isa sa mga item na ito ay lilitaw sa agenda ng pagpupulong.
- Kinakailangan ang mga kalahok para sa aktwal na pagpupulong,
- Ang mga item na nangangailangan ng talakayan o pagkilos na humahantong sa pagtupad ng layunin o layunin,
- Ang halaga ng oras na inaasahan mo sa grupo ay kailangan para sa talakayan ng bawat item,
- Isang petsa at oras para sa pulong,
- Ang isang angkop na lokasyon, na hawakan ang lahat ng mga kalahok nang kumportable, para sa pulong,
- Pre-trabaho para sa pulong. Kabilang dito ang anumang pagbabasa, dokumentasyon , data, pulong ng mga minuto mula sa isang naunang pagpupulong, o anumang iba pang paghahanda na gagawin ang matagumpay mong pulong. Ang paghahanda na ito ay dapat na naka-attach sa paunawa ng pulong at agenda kapag ibinahagi mo ang mga ito upang mag-imbita ng mga kalahok.
Bilang karagdagan sa mga item sa desisyon sa itaas, dapat isama ang karaniwang mga item sa agenda agenda:
- Repasuhin ang layunin ng layunin, agenda, at inaasahang resulta at produkto.
- Repasuhin ang mga minuto ng naunang pagpupulong.
- Suriin ang pag-unlad ng mga kalahok sa mga pangako at mga bagay na aksyon na ginawa sa naunang pagpupulong.
- Ang tala mananakop o pinuno ay kailangang repasuhin ang mga pangako na ginawa ng mga kalahok sa panahon ng kasalukuyang pagpupulong bilang isang huling item sa agenda.
Magpasya kung sino ang dapat lumahok sa pagtupad ng iyong Agenda sa pagpupulong
Sa sandaling nakapagpasya ka na ang isang pulong ay kinakailangan upang magawa ang iyong layunin, kailangan mong bumuo ng listahan ng mga kalahok.
Hindi lahat ng empleyado ay maaaring o dapat lumahok sa bawat pulong, ngunit ang pag-anyaya sa mga karapatan na kalahok ay mapapahusay ang posibilidad ng tagumpay.
Kung Paano Kilalanin ang mga Kalahok na Kinakailangan Upang Tuparin ang iyong Agenda sa Pagpupulong
Tukuyin ang iyong mga kalahok sa alinman sa isang oras o maikling serye ng mga pagpupulong o para sa regular na naka-iskedyul o patuloy na pagpupulong sa pamamagitan ng pagtatanong sa iyong sarili tulad ng mga sumusunod.
- Sino ang dapat magkaroon ng solusyon na bubuo ng pangkat?
- Sino ang nagmamay-ari ng proseso na tinatalakay ng pangkat?
- Sino ang kailangang malaman ang impormasyon na iyong ipinamahagi?
- Sino ang maaaring magbigay ng data at mga katotohanan upang gabayan ang paggawa ng desisyon?
- Sino ang may karanasan o kadalubhasaan upang ibahagi sa grupo?
- Sino ang dapat suportahan ang pagpapatupad ng anumang mga solusyon o mga gawain?
- Sino ang dapat magbigay ng pahintulot o mga mapagkukunan upang magawa ang resulta ng kinalabasan?
- Sino ang maaaring tutulan ang pagpapatupad ng anumang mga solusyon o direksyon?
Kailangan Mo ba ng Agenda sa Pagpupulong para sa Regular na Mga Pulong na Naka-iskedyul?
Hindi lahat ng mga pulong ay nangangailangan ng pasadyang binuo agenda. Karamihan sa mga empleyado ay regular na nakatakdang mga pulong para sa kanilang mga kagawaran o workgroup. Mayroon ka ring mga koponan at mga proyekto kung saan ka lumahok.
Ang isang patuloy na proyekto ay hindi maaaring mangailangan ng isang bagong binuo agenda para sa bawat pulong, ngunit ang iyong koponan ay mahusay na nagsilbi sa pamamagitan ng paggamit ng isang standard na diskarte sa iyong pagpupulong.
Ang regular na naka-iskedyul na pulong ng empleyado ay nahahati sa tatlong mga segment na kung saan ang bawat isa ay may mga karaniwang mga item sa agenda: Mga Impormasyon sa Kaalaman, Mga Item sa Pagkilos, at Pagpaplano ng Pagpasa.
Mga Bahagi ng isang Agenda ng Pagpupulong para sa Regular na Naka-iskedyul na mga Pulong
Mga Informational Item
Isulat ang anumang mga item sa agenda na impormasyon para sa bawat pulong. Halimbawa, ina-update ng tagapamahala ang grupo sa mga kinalabasan ng pulong ng senior management.
Mga Item ng Pagkilos
Ilagay sa agenda ang anumang mga bagay na inaasahan mong nais na pag-aralan ng grupo sa bawat regular na nakaiskedyul na pulong. Halimbawa, ang pagganap sa badyet para sa tagal ng panahon at ang pagkakakilanlan ng pagtitipid sa gastos at patuloy na pagpapabuti ang plano ng grupo na makamit.
Ipasa Pagpaplano
Ilagay sa agenda ang anumang mga item na nais ng grupo na magplano para sa o maghanda nang maaga. Halimbawa, ang mga panandaliang layunin para sa susunod na buwan o ang pangangailangan para sa katrabaho na kasosyo sa mga darating na takdang-aralin.
Kung susundin mo ang mga alituntuning ito kapag binuo mo ang iyong agenda sa pagpupulong, pinahusay mo ang posibilidad na ang iyong pagpupulong ay makakapagdulot ng mga resulta.
Sample Meeting Agenda para sa isang Regular na Naka-iskedyul na Pagpupulong
Gamitin ang halimbawang ito para sa isang regular na nakaiskedyul na pulong upang matiyak na ang iyong pagpupulong ay gumagawa ng mga resulta na hinahanap mo.
- Warm-up at pagbati. Isaalang-alang ang isang maikling icebreaker depende sa kung gaano kadalas nakakatugon ang grupo.
- Repasuhin ang layunin ng layunin, agenda, at inaasahang resulta at produkto.
- Repasuhin ang mga minuto ng naunang pagpupulong.
- Magbigay ng naaangkop na impormasyon ng departamento at kumpanya na kailangan ng koponan.
- Suriin ang progreso sa mga bagay na aksyon, mga plano sa pagkilos, at mga pangako. Suriin ang pag-unlad ng grupo sa mga layunin.
- Talakayin at gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga bagay sa adyenda para sa pulong na ito.
- Kilalanin ang mga susunod na hakbang.
- Kilalanin ang layunin, kinalabasan, at adyenda para sa susunod na pagpupulong.
- Sa pagtatapos ng pulong, dapat na repasuhin ng tala mananakop ang mga pangako na ginawa ng mga tao sa panahon ng pulong.
- Kilalanin ang anumang tulong na kailangan mula sa mga taong hindi sa grupo at italaga ang mga kalahok upang makipag-ugnay.
- Tukuyin kung sino ang nasa labas ng mga kalahok sa pulong na kailangang malaman kung ano at magpasya kung paano mo matupad ang komunikasyon.
- Magpadala ng mga minuto sa loob ng 24 na oras ng pulong o kaagad kung ang tala mananakop ay kumuha ng mga tala sa elektronikong paraan (ang pamantayan).
Higit pang nauugnay sa Holding Effective Meetings