Maaari kang Magplano, Humantong, at Pamahalaan ang isang Pagpupulong upang Gumawa ng mga Resulta
Kung kapabayaan mo ang alinman sa mga pagkakataon sa pamamahala ng pagpupulong, ang iyong mga pagpupulong at mga koponan ay hindi magtataglay ng bunga na gusto mo mula sa oras na iyong namuhunan. Dalhin ang labindalawang mga tip sa pamamahala ng pagpupulong upang gabayan ang iyong mga dadalo upang makamit ang inaasahang, positibo, at makabuluhang resulta.
Ano ang Dapat gawin Bago ang Pagpupulong upang Tiyakin ang mga Mabisang Pulong
Ang mga aksyon bago ang pulong ay nagtatatag ng mga saligan para maisagawa ang mga resulta ng pulong. Maaari mong gawin ang lahat ng kinakailangang mga follow-up ngunit walang isang epektibong plano ng pagsisimula upang magsimula, ang iyong mga resulta ay mabibigo sa iyo. Ang mga tip na ito ay makakatulong sa iyong plano at ipatupad ang pulong.
Planuhin ang Pulong
Ang mabisang mga pagpupulong na nagbubunga ng mga resulta ay nagsisimula sa pagpaplano ng pulong. Una, tukuyin kung kailangan ng iba pang mga empleyado upang matulungan kang planuhin ang pulong. Pagkatapos, magpasya kung ano ang inaasahan mong matupad sa pamamagitan ng paghawak ng pulong. Magtatag ng mga layunin para sa iyong pagpupulong.
Ang mga layuning iyong itinakda ay magtatatag ng balangkas para sa isang epektibong plano ng pagtugon. Tulad ng sinabi ni Stephen Covey sa Pitong mga Katangian ng Lubhang Epektibong Tao , "Magsimula sa pagwawakas sa pag-iisip." Matutukoy ng iyong layunin sa pagpupulong ang pokus ng pagpupulong, ang agenda ng pagpupulong , at ang mga kalahok sa pulong na kailangan mo upang magawa ang layunin.
Tiyaking Kailangan Mo ng Isang Pulong
Sa sandaling nalikha mo ang iyong plano sa pagpupulong, tiyakin na ang isang pagpupulong ay isang angkop na sasakyan para sa pagtupad sa mga layunin ng set. Mahalaga ang pag-iskedyul at pagpapanatili ng isang pagpupulong kapag isinasaalang-alang mo ang oras ng pagdalo ng mga tao, kaya gumawa ng mga pagsisikap upang matukoy na ang pulong ay ang pinakamagandang pagkakataon upang malutas ang problema, mapabuti ang proseso , o gumawa ng isang patuloy na plano.
Maaari mong makita na maaari mong magawa ang mga layunin ng pulong sa isang talakayan sa email o sa pamamagitan ng pamamahagi at paghiling ng impormasyon sa pamamagitan ng newsletter ng kumpanya. Tiyakin na kailangan ang pagpupulong at hindi lamang mas maginhawang para sa iyo-makakakuha ka ng mas mahusay na mga resulta mula sa iyong mga dadalo sa pagpupulong kung talagang kinuha mo ang kanilang mga pangangailangan.
Tiyakin ang Angkop na Paglahok sa Pagpupulong
Kung ang isang pulong ay angkop na paraan upang magawa ang iyong mga layunin , suriin sa mga kalahok na dapat dumalo sa pulong upang magtagumpay. Ang mga kinakailangang dadalo ay kailangang makadalo sa pulong.
Ipagpaliban ang pagpupulong sa halip na humahawak ng isang pulong na walang mga kritikal na miyembro ng kawani. Kung ang isang delegado ay dumadalo sa lugar ng isang mahalagang tagagawa ng desisyon, siguraduhin na ang itinalagang miyembro ng kawani ay may awtoridad na gumawa ng mga pagpapasya-o ipagpaliban ang pulong.
Ipamahagi at Repasuhin ang Pre-Work Bago ang Pagpupulong
Gaano karaming mga pagpupulong ang iyong dinaluhan na nagsimula sa facilitator ng pagpupulong na nagpapalabas ng isang ream ng handouts o nagpapalabas ng slide ng Microsoft PowerPoint para sa talakayan? Nakakabigo? Tiyak ka. Ang pagpupulong ay nagiging isang grupo na nagbabasa, halos hindi produktibo para sa tagumpay ng layunin.
Kapag ang ipinahayag na mga layunin para sa pagpupulong ay ang paggawa ng desisyon at pagsagot ng mga tanong, ang pagbabasa ng grupo ay isang kahiya-hiyang pag-aaksaya ng oras ng mga tao.
Maaari kang gumawa ng mga pagpupulong na pinaka-produktibo at matiyak ang mga resulta sa pamamagitan ng pagbibigay ng kinakailangang pre-trabaho bago ang aktwal na pagpupulong. Ang pagbibigay ng pre-work, chart, graph, at materyal sa pagbabasa 48 oras bago ang isang pulong ay nakakaapekto sa pagtagumpay sa pagtugon. Ang mas maraming oras ng paghahanda na iyong binibigyan, ang mas mahusay na handa na mga tao ay para sa iyong pagpupulong.
Ang dokumentasyon na makakatulong sa iyo na makamit ang mga layunin sa pagpupulong ay maaaring magsama ng mga ulat; data, tsart, at mga link sa mapagkumpitensyang impormasyon, mga benta sa buwan-to-date, at mga plano sa produksyon; Mga slide ng Microsoft PowerPoint na naglalarawan ng mga pangunahing punto ng talakayan; at pagpupulong ng mga minuto , mga tala at follow-up mula sa mas maaga o kaugnay na mga pulong at proyekto.
Pre-trabaho, kahit na lamang ang mga link upang sundin upang basahin ang impormasyon, ibinahagi sa isang napapanahong paraan, na may malubhang inaasahan na dadalo ay basahin ang pre-trabaho bago ang pulong, tumutulong na matiyak na ang iyong pulong magtagumpay.
Sa panahon ng Pagpupulong upang matiyak ang mga Mabisang Pulong
Ang mabisang paggamit ng oras ng pagpupulong ay nagtataguyod ng sigasig para sa paksa. Ito ay bumubuo ng pangako at isang pakiramdam ng tagumpay mula sa mga kalahok. Ang mga tao ay nararamdaman ng isang bagay na mas malaki kaysa sa kanilang pang-araw-araw na hamon. Samakatuwid, ang isang mahusay na facilitated, aktibong pulong na nagtatakda ng yugto para sa follow-up ay makakapagdulot ng mga resulta ng pulong.
Epektibong Pagpapatupad ng Pagpupulong
Ang pinuno ng pulong ay nagtatakda ng isang positibo, produktibong tono para sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa pulong. Ang mabisang pagpupulong ay nagsisimula sa pagsusuri ng mga layunin, o anticipated na mga resulta, at ang agenda. Ang facilitator ay tumutulong sa mga miyembro ng grupo na manatiling nakatutok at produktibo.
Ang disenyo ng pagpupulong at ang agenda ay nagtakda ng balangkas para sa pulong. Ang isang epektibong facilitator, na nagpapanatili sa mga kalahok sa track, tinitiyak ang tagumpay ng inaasahan, nais na resulta mula sa pulong.
Gamitin ang Pre-Work sa Meeting
Gamitin o i-reference ang pre-trabaho at iba pang impormasyon na ibinigay bago ang pulong sa pulong. Pinatibay mo ang pangangailangan ng mga kalahok na gumastos ng oras na kailangan sa harap upang suriin ang materyal na mahalaga upang maisagawa ang nais na mga resulta.
Maghahanda ang iyong mga kalahok bago dumalo sa iyong mga pulong at ang iyong mga resulta ay magpapatotoo sa matatag na paghahanda at pamumuno . Walang sinuman ang gustong magmukhang hindi handa, hindi interesado, o hindi nag-aambag sa mga mata ng isang kasamahan sa koponan.
Kasangkutin ang bawat kalahok sa Pagkilos
Ang bawat workgroup ay may iba't ibang personalidad na nagpapakita ng mga pulong. Mayroon kang tahimik na kasamahan sa trabaho at mga taong sumusubok na dominahin ang bawat plataporma. Kung nagpapadali o dumadalo sa pagpupulong, kailangan mong isama ang bawat dadalo sa pagtupad ng mga mithiin ng pagpupulong.
Tinitiyak nito na ang bawat kalahok ay namuhunan sa paksa ng pulong at sa follow-up. Magagawa mo ang higit pang mga resulta sa buong koponan sa paghila kaysa sa isang dominanteng kawani na nagsisikap na itulak ang lahat sa burol.
Lumikha ng isang Epektibong Pagpupulong Plano ng Pagsubaybay
Sa panahon ng pulong, gumawa ng isang follow-up plan na may mga item na aksyon. Kasama sa mga epektibong plano ang sumusunod.
- Ang partikular na pagkilos na item,
- ang pangalan ng tao na nakatuon sa "pag-aari" ng pagtupad ng item na aksyon,
- ang takdang petsa ng item na aksyon, at
- isang kasunduan tungkol sa kung ano ang bumubuo ng pagkumpleto ng item na aksyon.
Talakayin ang mga sitwasyon sa real-buhay at mga hadlang sa tagumpay na maaaring maranasan ng mga miyembro ng koponan habang sinisikap nilang maisagawa ang mga bagay na magbubunga ng mga kinakailangang resulta. Magtakda ng oras para sa susunod mong pagpupulong, kung kinakailangan, habang dumadalo ang mga kalahok.
Matapos ang Pagpupulong upang matiyak ang mga Mabisang Pulong
Ang mga aksyon at pagpaplano bago at sa panahon ng pulong ay may malaking papel sa pagtulong sa iyo na makamit ang inaasahan, positibo, at nakakatulong na mga resulta. Ang iyong mga pagkilos na sumusunod sa pulong ay mahalaga rin. Ang pag-follow-up sa susunod na nakatakdang pulong ay hindi sapat ng isang pamumuhunan upang matiyak ang mga resulta.
I-publish ang Minuto ng Mga Meeting
Magsimula sa pamamagitan ng pag-publish ng iyong mga minuto at plano ng pagkilos sa loob ng 24 na oras. Ang mga tao ay mas epektibong makatutulong sa mga resulta kung makapagsimula sila sa mga bagay na aksyon kaagad. Mayroon pa silang sariwang memorya ng pulong, ang talakayan at ang pundasyon para sa napiling direksyon.
Nanatili silang masigasig at handa na magsimula. Ang pagkaantala sa pamamahagi ng mga minuto ay masasaktan sa iyong mga resulta dahil ang karamihan sa mga tao ay naghihintay para sa mga minuto na dumating bago sila magsimula upang matugunan ang kanilang mga pangako.
Epektibong Pagpupulong
Ang paggalang at pagmamasid ng mga deadline at follow-up ay tutulong sa iyo na makamit ang mga resulta mula sa iyong mga pulong. Ang deadline ay itinatag sa pulong. Kasunod ng pulong, ang bawat tao na may isang action item ay dapat ring gumawa ng isang plano para sa kanilang personal na pagtupad ng kanilang pangako.
Kung isinusulat nila ang mga hakbang sa kanilang tagaplano, italaga ang mga tungkulin sa ibang kawani, o makumpleto lamang ang gawain, ang indibidwal ay responsable para sa follow-up.
Kaya ang tagaplano ng pulong. Maaari mong mapabuti ang mga resulta ng pagpupulong sa pamamagitan ng pagsunod sa bawat tao na may isang item na pagkilos sa kalagitnaan ng pagitan ng mga pulong. Ang iyong layunin ay suriin ang progreso at tiyaking ang mga gawain ay nagsisimula. Tandaan na ang iyong hinihiling tungkol ay nakamit.
Pananagutan para sa Follow-Up sa panahon ng Susunod na Pagpupulong
Nakarating na ba kayo nakaupo sa isang follow-up meeting na binubuo ng bawat kalahok na nagsasabi sa grupo kung bakit hindi nila magawa ang kanilang pangako? Ang resulta ay malungkot. Ang pagtatatag ng pamantayan o kaugalian ng pananagutan para sa mga resulta ay nagsisimula nang maaga sa iyong ikot ng pagpupulong.
Ang pagpapatuloy ng tagapamagitan sa kalagitnaan ng pagitan ng mga pagpupulong ay tumutulong, ngunit ang grupo ay dapat gumawa ng kabiguang panatilihin ang mga pagtatalaga na hindi katanggap-tanggap . Iulat ang pag-unlad at mga kinalabasan sa susunod na pulong at asahan na ang lahat ay maganap. Bilang kahalili, suriin ang progreso sa susunod na pagpupulong at kung mayroong isang real roadblock sa pag-unlad, alamin kung paano magpatuloy.
Ipahayag ang Proseso ng Pagpupulong para sa Patuloy na Pagpapabuti
Ang pagsasagawa ng debriefing sa bawat pagpupulong ay isang makapangyarihang kasangkapan para sa tuluy-tuloy na pagpapabuti. Ang mga kalahok ay nagpapalitan ng pagtalakay kung ano ang epektibo o hindi epektibo tungkol sa kasalukuyang proseso ng pagpupulong. Tinatalakay din nila ang pag-unlad na sa palagay nila ginagawa ang grupo sa paksa kung saan ang pulong ay ginanap.
Ang patuloy na pagpapabuti sa isa pang antas, ang matagumpay na mga koponan ay nagpapahayag ng kanilang buong proyekto pati na rin ang proseso upang matukoy kung gaano sila naging epektibo upang lumikha ng mga resulta. Ang mga pagpupulong sa hinaharap ay nagpapakita ng pagsusuri. Ang mga pagpupulong ay nagbabago bilang isang mas epektibong tool para sa paglikha ng mga resulta ng organisasyon.
Konklusyon
Ang mga resulta ay maaaring matamo at mahuhulaan mula sa mahusay na pagpaplano at pagpapatupad ng mga pagpupulong. Sundin ang mga labindalawang rekomendasyon upang matiyak na ang mga dadalo sa pulong ay makakamit ang inaasahang, positibo, at makabuluhang mga resulta mula sa oras na mamuhunan sa mga pulong. Ang iyong organisasyon ay gagantimpalaan ang iyong katuparan at mahalin ka ng iyong mga kasamahan sa trabaho kapag ginamit mo ang mga epektibong tip sa pagpupulong.