Mga Tanong na Nagbibigay ng Tulong, Kakayahan sa Exhibit, at Gumawa ng Pag-uulat
Ang epektibong komunikasyon ay nangangailangan ng lahat ng mga sangkap ng isang pakikipag-ugnayan nang ganap na ganap para sa "ibinahaging kahulugan," ang aking paboritong kahulugan ng komunikasyon. Ito ay partikular na mahalaga kapag ang mga tanong ay tinanong at sinasagot.
Mga Bahagi sa Komunikasyon
Mayroong limang mga bahagi sa anumang komunikasyon at isang ikaanim na ang pangkalahatang kapaligiran ng lugar ng trabaho kung saan ang komunikasyon ay nagaganap. Ang mga bahagi ng komunikasyon ay:
- Ang indibidwal na nagpapadala ng mensahe. Ang nagpadala ay dapat magpakita ng mensahe nang malinaw at may sapat na detalye upang ang tagatanggap ay magbahagi ng kahulugan sa nagpadala.
- Ang konteksto para sa mensahe. Ang konteksto ay kung paano ang mensahe ay ibinigay ng nagpadala ng mensahe. Ang konteksto ay nagsasangkot ng komunikasyon na hindi nagsasalita tulad ng mga kilos, lengguwahe, ekspresyon ng mukha, at mga elemento tulad ng tono ng boses. Karamihan ng konteksto para sa isang mensahe ay magagamit lamang kapag ang receiver ay maaaring makita at marinig ang nagpadala ng mensahe. Halimbawa, ang e-mail at IM emoticon ay isang mahinang pagpapalit habang pinapalitan sila ng nagpadala nang walang input mula sa receiver.
Ang isa pang piraso ng konteksto ay ang mga emosyon na kasangkot sa komunikasyon bilog. Nagagalit ba ang nagpadala? Ang receiver ay walang malasakit sa nilalaman ng komunikasyon o pag-iisip ng nagpadala? Ang normal na emosyon ng tao ay nakakaapekto kung ang isang mensahe ay matagumpay na ibinahagi.
- Ang taong tumatanggap ng mensahe. Ang tagatanggap ay dapat makinig nang maingat at sinasadya, magtanong para sa kalinawan, at paraphrase upang matiyak na ang receiver ay nagbabahagi ng kahulugan sa nagpadala. Kung pinagkakatiwalaan ng receiver ang nagpadala, ang mga pagkakataon para sa epektibong pagtaas ng komunikasyon.
- Ang paraan ng paghahatid na pinili mo. Ang paraan ng paghahatid ay dapat mapili batay sa medium na pinaka-epektibo upang ihatid ang kahulugan ng mensahe. Dahil ang mga paraan ng komunikasyon ay magkakaiba mula noong bukang-liwayway ng mga kompyuter at mga aparatong mobile, ang mga desisyon tungkol sa paraan ng paghahatid ay naging mas kumplikado. Dapat na angkop sa paraan ng paghahatid ang mga pangangailangan sa komunikasyon ng parehong nagpadala at ng receiver.
Kasama sa mga pamamaraan ng komunikasyon ang pandiwang komunikasyon, mga instant message (IM), email, mga titik, palatandaan, poster, video, mga screenshot, telepono, mga tala, mga form, nakasulat na mga dokumento, at higit pa. Ang mga pamamaraan na ito ay patuloy na mapalawak, at ang mga inaasahan ng empleyado para sa instant na komunikasyon tungkol sa lahat ng bagay na may kinalaman sa kanilang gawain ay patuloy na lumalaki.
Ang komunikasyon sa tao ay nadagdagan sa kahalagahan lalo na para sa impormasyon ng organisasyon na maaaring tumawag para sa pagbabago, magbigay ng pagkilala ng empleyado, o pahintulutan ang mga katanungan sa mga punto. Pinapayagan din ang pakikipag-ugnayan sa ibang tao dahil ang mga empleyado ay may access sa bahagi, konteksto.
- Ang nilalaman ng mensahe. Ang nilalaman ng mensahe ay dapat na malinaw at iniharap at inilarawan sa sapat na detalye upang makakuha ng pag-unawa mula sa receiver. Kung ang nilalaman ng mensahe ay sumasalamin at nagkokonekta, sa ilang antas, sa mga pinaniniwalaan na paniniwala ng receiver, ito ay pinaka-epektibo.
Paano Magtanong ng Mga Magandang Tanong Pagpapabuti ng Komunikasyon
James O. Pyle at Maryann Karinch idagdag ang mga sumusunod upang makatulong sa epektibong komunikasyon.
Mula sa mga mapagkukunan ng tao sa serbisyo sa customer, ang mga masamang katanungan ay nagpapinsala sa halos bawat lugar ng trabaho. Ang mga masamang tanong ay madalas na nag-uudyok ng hindi kumpleto o nakaliligaw na mga sagot at maaaring makahadlang sa kaugnayan. Sa kabilang panig, ang mga mahusay na tanong ay isang mahalagang kasangkapan ng kahusayan, kakayahang kumita, at pagbuo ng kaugnayan.
Mayroong anim na uri ng mga mahusay na katanungan: direktang, kontrolin, paulit-ulit, paulit-ulit, buod, at hindi nauugnay. Upang ilarawan ang mga ito sa madaling sabi:
- Direktang: Nagpose ka ng isang simpleng tanong na may pangunahing panayam.
- Kontrol: Alam mo na ang sagot dito kapag hinihiling mo ito. Ito ay isang paraan upang malaman kung o hindi ang tao ay namamalagi, hindi alam, at / o hindi nagbigay ng pansin.
- Ulitin: Humihingi ka ng dalawang magkaibang tanong na pagkatapos ng parehong impormasyon.
- Paulit-ulit: Hinihiling mo ang parehong tanong sa iba't ibang paraan upang masaliksik ang lahat ng mga aspeto ng nais na impormasyon.
- Buod: Humihingi ka ng isang katanungan na nilayon upang payagan ang pinagmulan ng pagkakataon na muling bisitahin ang sagot.
- Hindi tumutukoy : Hindi ito tumutukoy sa paksa na nais mong malaman tungkol sa, ngunit ito ay isang tao ay maaaring hindi kasinungalingan; naglilingkod ito sa layunin ng pagtingin sa kung ano ang "mukhang" katotohanan at pagkuha ng tao na magbukas sa iyo. Maaari rin itong itali sa konteksto ng palitan ng pagtatanong.
Mga Detalye tungkol sa 6 Mga Uri ng Mga Magandang Tanong
Direktang
Ang mga direktang tanong ay ang pinakamahusay na: Isang interrogative, isang pandiwa, at isang pangngalan o panghalip.
- Sino ka?
- Ano ang nangyari sa party?
- Kailan ka dumating sa opisina?
- Nasaan ang mga susi ng kotse?
- Bakit mo paalis ang pulong nang maaga?
- Magkano ang iyong binayaran para sa iPad na iyon?
Kontrolin
Kailan mo sasabihin, "Ako ay sadyang hindi magtatanong ng isang direktang tanong?" Kapag tiningnan mo ang katotohanan o katumpakan ng tugon, pagkatapos ay gumamit ka ng isang kontrol na tanong at hanapin ang pare-pareho.
Ang mga tanong na kontrol ay sinadyaang mga katanungan na alam mo ang sagot sa gayon ay hindi tungkol sa pagtuklas ng impormasyon. Ito ay tungkol sa pagtuklas ng pag-uugali, mga pattern ng pagsasalita, at antas ng katapatan o katumpakan. Marahil ito ay isang bagay na iyong pinag-uusapan tungkol sa dati sa tao.
Kung alam mo na ang isang tao sa iyong kawani ng human resources ay nagpahiwalay sa isang empleyado dahil ang empleyado ay nagpadala ng isang email upang magreklamo tungkol sa tao, maaari mong tanungin ang isang katanungan sa pagkontrol tulad ng, "Paano ito naganap sa pagsusuri ng pagganap sa Pamela ngayon?" Mayroon ka na ang impormasyon; gusto mo lamang malaman kung paano sumasagot ang iyong HR tao sa tanong.
Ulitin
Gusto mong dumating sa parehong impormasyon sa dalawang magkaibang paraan. Halimbawa, kung nagtanong ka, "Gaano karaming mga tao ang nasa benta ng puwersa?" Ang taong nakikipag-usap sa iyo ay maaaring tumugon: "May 22 sa field." Sa paglaon, kapag nakikipag-usap ka sa kanya tungkol sa isang bagay na naiiba - Mga lugar na kung saan ang kumpanya ay may isang foothold, halimbawa - maaari mong tanungin, "Gaano karaming mga rehiyon ng benta mayroon ka?"
Maaaring tumugon siya, "22," na isang paraan ng pagkumpirma sa bilang ng mga tauhan sa lakas ng benta. Ito ay hindi isang ganap na pagsubok, ngunit nagbibigay ito ng halaga at katiyakan sa kanyang sinabi noon. Ang mga ito ay dalawang magkaibang tanong na i-cross-check ang ibinigay na impormasyon.
Sa paggamit ng mga tanong na paulit-ulit, maaari mo ring makita ang mga pagkakaiba. Kung ang iyong pinagmulan sa halimbawang ito ay tumutugon na mayroong 28 na mga benta ng rehiyon, gusto mo ng ilang paglilinaw. Siguro may isang magandang magandang dahilan - ang benta puwersa ay karaniwang may isang pandagdag ng 28, ngunit may ay kaya magkano ang pagbabalik ng puhunan sa kani-kanina lamang, na sila ay anim na maikli - ngunit ang tugon ay nagbibigay sa pag-aalinlangan ang katotohanan na mayroong isang mismatch sa pagitan ng mga numero ng mga tauhan at ang bilang ng mga teritoryo sa pagbebenta. Ang mismatch na iyon ay dapat na humantong sa karagdagang pagtatanong upang malutas ang isyu.
Paulit-ulit
Sa anumang palitan kung saan higit sa isang sagot ang maaaring ibigay sa isang katanungan, gamitin ang patuloy na pagtatanong upang makakuha ng kumpletong sagot. Tulad ng mga tanong sa paulit-ulit, ang mga paulit-ulit na tanong ay kapaki-pakinabang din kung pinaghihinalaan mo na ang tao ay hindi totoo.
"Saan ka pumunta sa iyong bakasyon sa California?" Maaaring makuha ang sagot, "Disneyland." Bagaman posible na ang Disneyland ang tanging lugar, lohikal na sundin ang tanong na iyon sa, "Saan pa?"
Ang pag-uusap na ulitin ang tanong at pagpunta diretso sa mga katanungan tungkol sa Disneyland ay nangangahulugan na miss ka ng pagkakataon upang makakuha ng kumpletong larawan ng paglalakbay ng iyong kaibigan sa California maliban kung ang impormasyong iyon ay mangyayari sa pagtagas sa iba pang oras.
Buod
Ang mga buod ng mga katanungan ay hindi tungkol sa pagtukoy ng katapatan tulad ng pagpapakain pabalik sa source kung ano ang kanyang sinabi kaya siya ay may pagkakataon na mag-isip, "Sinasabi ko talaga kung ano ang ibig kong sabihin na sabihin?"
Nagbebenta ka ng mga kotse ng lahat ng uri, mula sa dalawang-hatchbacks na may mga full-size na luxury model. Dumating ang isang batang mag-asawa sa showroom at humihingi ng test-drive ang isa sa mga luxury model.
"Ano ang gagawin mo sa kotse para sa halos lahat ng oras?" Tanungin mo.
"Maglakbay pabalik-balik upang gumana. Gumagana kami sa parehong gusali, "sabi niya.
"Ano pa ang gagamitin mo para sa kotse?"
"Mga biyahe sa katapusan ng linggo upang makita ang aking mga magulang. Bagay na tulad nito. "Siya ay tumigil at nagdadagdag," Mabuhay sila ng isang daang milya ang layo. "
"Bakit sa tingin mo ang luxury car ay ang pinakamahusay na pagpipilian?"
Nakipagpalitan sila ng sulyap. Sinabi niya, "Mas gusto namin ito kaysa sa iba."
"Ano ang paborito mong kulay," tanungin mo, hinahanap ka niya.
"Pula."
"Kaya't hayaan mo akong makita kung nakuha ko ang karapatang ito Narinig ko na sinasabi mong gusto mo ang isang pulang, buong-laki ng kotse sa klase ng luxury. Gaano kahusay ang paglalarawan na ito ay akma sa kung ano ang gusto mo?" (Na-frame mo ang iyong buod na tanong sa may kinalaman na impormasyon sa kasong ito.)
Nagpalitan sila ng isa pang sulyap. Sinabi niya, "Sa tingin namin ang isang mas masigla kulay ay maaaring maging mas mahusay."
"Ano ang tungkol sa luho modelo na sa tingin mo ito ang pinakamahusay na para sa iyo?" (Muli, ito ay isang paraan ng pagbubuod at pag-verify kung ano ang iyong narinig. Gusto mong malaman kung ang mga ito ay kaya lang umiibig sa hitsura ng mahal kotse na hindi nila gustong isaalang-alang ang anumang bagay, o kung ang unang sagot ay nagbubuga ng isang kapansin-pansin na katotohanan.)
"Sinasabi ng aking ama na ito ang pinakaligtas na kotse sa kalsada."
Ang sagot sa buod ng tanong ay nagsasabi sa iyo na maaari nilang, sa katunayan, tulad nito, ngunit hindi dahil sa hitsura nito. Nabasa mo sa pagitan ng mga linya. Nagsisimula pa lang sila sa kanilang buhay. Maaaring ipinadala ito ng kanyang ama sa dealership upang bumili ng "pinakaligtas na kotse sa kalsada," na tutulong sa kanila na bilhin. Nagpasiya kang magpatuloy sa pagbebenta, alam na ang down payment at loan application ay marahil ay magbibigay sa iyo ng natitirang bahagi ng kuwento.
Ang ilang mga tao ay maaaring hindi kumportable na humihingi ng isang buod na katanungan tulad ng mga naka-embed sa mga benta nakatagpo dahil hindi nila nais na tumingin simple-isip o hindi lumahok. Kung hilingin mo ang tanong nang eksakto sa parehong paraan na tinanong mo ito sa unang pagkakataon, maaaring magkaroon ng isang wastong konklusyon.
Hindi mo rin nais na tanungin ang parehong tanong dalawang beses sa isang hanay kahit na baguhin mo ang pagbigkas. Sa pamamagitan ng paglalagay ng ilang distansya sa pagitan ng unang pagkakataon na nagpapalabas ka ng tanong at pangalawa, at muling rephrasing ang tanong, nakikita mo lamang bilang isang tao na talagang interesado sa kung ano ang sasabihin ng iba.
Non-Perspective
Maaari mong makita na ang taong sumasagot sa iyong mga tanong ay tila nabigla; ang isang di-kaugnay na tanong ay maaaring magaan ang pag-igting. O, marahil kailangan mo ng oras upang mag-isip o sumangguni sa iyong mga tala, kaya ginagamit mo ang tanong para lamang bumili ka ng isang maliit na espasyo at oras.
Sa pagtatanong ng mga katanungan na tulad ng, "Anong proyektong ginawa mo noong nakaraan na nabigo?" At "Paano mo sinusubukan na ayusin ang problema?" Madali mong makaramdam ng isang kandidato sa trabaho na parang siya ay nasa gitna ng interogasyon sa larangan ng digmaan .
Maaaring sabihin ng kandidato, "Sinubukan ko na matugunan ang problema sa pamamagitan ng pag-rally sa departamento sa paligid ng isang karaniwang layunin - ang paraan na nakuha ko ang maliit na koponan ng liga ng aking anak upang tumuon sa pagpindot sa bola."
Maaari mong bigyan ang isang kandidato ng pahinga sa pamamagitan ng pagtatanong, "Gaano katagal mo coached maliit na liga?" Bago ka bumalik sa talakayan ng kanyang mga tornilyo-up at kung paano siya tinangka upang ayusin ito.
Sa wakas, narito ang dalawang paraan upang masira ang mga tanong na nagsisimula sa lahat ng kinakailangang sangkap at magtapos na bumagsak sa kabutihan .
- Pagdaragdag ng napakaraming kwalipikado o iba pang mga salita at parirala na nakagagambala mula sa tanong. Halimbawa, "Ano ang mayroon ka para sa almusal sa diner kung saan ang vinyl counter stools ay basag at natatakpan ng tape ng duct?"
- Karaniwan din ang hindi paghihintay para sa isang sagot. Itanong mo, "Ano ang paborito mong pagkain?" Ang taong iniisip ng isang sandali sa halip na pagtugon kaagad. Koro sa iyo, "Panggang karne ng baka?" Ang katahimikan ay isang epektibong tool sa pagtatanong.
Huwag mawala ang pagtuklas, ang impormasyon, ang mga lead bilang isang resulta ng pagbubukas ng iyong bibig kapag kailangan mong buksan ang iyong mga tainga. Alalahanin ang "dalawang tainga, isang bibig" na tuntunin na masulit ang pagtatanong.
Ang Kapaligiran at Komunikasyon
Ang itaas na mga bahagi ng komunikasyon ay nagtataguyod ng nakabahaging kahulugan kapag nagtutulungan sila upang maihatid ang isang mensahe nang epektibo. Ang kapaligiran sa trabaho kung saan ang mga sangkap na ito ay nakakaapekto din sa komunikasyon at kung ang komunikasyon ay natanggap.
Kapag humingi ka ng mga wastong katanungan na bumuo ka ng kaugnayan at magbigay ng inspirasyon sa pagtitiwala. Ang mga tanong ay bumubuo ng isa pang bahagi ng pundasyon para sa komunikasyon sa lugar ng trabaho na nagbabahagi ng kahulugan
Sa isang kapaligiran sa trabaho na nagpapahiwatig ng bukas na komunikasyon, paglahok ng empleyado , at mga karaniwang layunin , ang komunikasyon ay mas madalas at mas epektibo. Ngunit, ang pag-asa para sa makabuluhang komunikasyon ay nagtatakda ng mas mataas na bar sa mga pinakamahusay na lugar ng trabaho. Kaya, kahit na sa mataas na moral , ang mga trabaho na nakatuon sa empleyado, ang mga empleyado ay nagreklamo na hindi nila alam kung ano ang nangyayari.
Dahil sa lahat ng mga bahagi at pangkalahatang kapaligiran ng isang indibidwal na lugar ng trabaho, ang pakikipag-usap ay nananatiling mahirap. Ang mga lumang katanungan tungkol sa kung sino ang kailangang malaman kung ano at kailan nila kailangang malaman ito ay hindi kailanman ganap na sinasagot sa halos kasiyahan ng sinuman.
Ang mga reklamo ng empleyado tungkol sa sobrang impormasyon, hindi sapat na impormasyon, at kahit na, ang sobrang impormasyon, ay patuloy na lumalapit sa mga lugar ng trabaho. Hindi mo pagagalingin ang problema ng komunikasyon ngunit, nang may pangako at pagkamaalalahanin, maaari mong dagdagan ang pagiging epektibo ng iyong interpersonal na komunikasyon at komunikasyon sa iyong lugar ng trabaho .
Higit pang nauugnay sa Epektibong Komunikasyon sa Trabaho