Paano (at Bakit) Mag-Record Minuto ng Mga Meeting
Ang mga minuto ay karaniwang kinabibilangan ng:
- ang mga pangalan ng mga kalahok,
- sakop ang mga item sa agenda ,
- mga desisyon na ginawa ng mga kalahok,
- ang mga follow-up na pagkilos na nakatuon sa mga kalahok,
- mga takdang petsa para sa pagkumpleto ng mga pagtatalaga, at
- anumang iba pang mga kaganapan o mga talakayan na nagkakahalaga ng pagdodokumento para sa pagsusuri sa hinaharap o kasaysayan.
Ang mga halimbawang pulong ng mga minuto ay tumutuon sa mga pagpapasya na ginawa sa panahon ng pulong at mga pangako na ginawa ng mga kalahok. Ang mga pagtatalaga ay sinamahan ng mga takdang petsa at anumang iba pang mga detalye na kinakailangan para sa isang nakabahaging pag-unawa sa pamamagitan ng mga kalahok sa pagtugon.
Meeting Minutes bilang isang Historical Document
Bilang isang makasaysayang dokumento, kapaki-pakinabang din sila sa pagdokumento ng mga pangunahing ideya o talakayan na humantong sa paggawa ng isang desisyon. Halimbawa, ang pagsagot ng mga tanong sa ibang pagkakataon kapag sinabi ng isang miyembro ng koponan, "anuman ang iniisip namin kapag pinili namin ang layuning ito."
Ang mabisang pulong ng mga minuto ay naglalagay ng limang alternatibo na tinalakay ng pangkat at ang pangunahing dahilan kung bakit napili ang isa sa iba pang mga magagamit na landas.
Ang mga mabisang pulong ng mga minuto para sa tipikal na pulong sa negosyo ay hindi kailangang i-record ang bawat talakayan.
Hindi rin nila kailangan, at hindi dapat, sabihin kung sino ang nagsabi kung ano. Hindi rin, dapat nilang idokumento kung ano ang sinasabi ng bawat kalahok sa detalye. Sa halimbawa na ibinigay, ang isang epektibong tagatala ay nagbubuod sa talakayan sa halip na isulat ang bawat salita.
(Kilalanin na ang panuntunang ito ay iba para sa iba pang mga uri ng mga pulong sa mga sitwasyong tulad ng legal na pagkilos, mga pagdinig sa hukuman, at iba pa.
Ang mga minuto na ito ay nangangailangan ng isang eksaktong tala ng pag-uusap at pahayag.) Ngunit, ang iyong tipikal na pagpupulong sa lugar ng trabaho ay hindi.
Kailan at Paano Ibabahagi ang Minuto ng Mga Pulong
Sa isip, ang mga minuto ng pagpupulong ay ipinakalat sa pagpupulong sa mga kalahok sa elektronikong paraan sa pagtatapos ng pulong. Kapag ginawa ito, ang mga kalahok ay may kaagad na paunawa sa kanilang mga pangako at deadline. Kung ito ay hindi posible (halimbawa, nais ng tiktik ng tala na linisin ang mga pagkakamali) ang tala mananakop ay dapat magpalaganap ng mga minuto ng pagpupulong sa loob ng 24 na oras ng pulong.
Ang mga minuto ay nagsisilbing paalala ng mga miyembro ng pangkat na pangako na ginawa sa panahon ng pulong. Tinutulungan nila ang mga kalahok na ilipat ang kanilang mga pagtatalaga sa pulong sa kanilang mga kalendaryo at gumawa ng mga listahan. Nagsisilbi sila bilang isang paalala ng anumang bagay na dapat maabot ang mga kalahok bago ang susunod na pagpupulong.
(Maaari itong alisin ang isa sa mga pinakamahalagang problema sa mga pagpupulong, sa pangkalahatan-pagpapalabas ng impormasyon sa pulong upang ang mga kalahok ay gumugol ng pagbabasa ng pulong sa halip na makipag-ugnay.) Pagkatapos ng lahat, hindi ba ang pakikipag-ugnayan sa punto ng isang pulong? Para sa iba pang bagay, mayroon kang mga tool tulad ng email at Yammer.
Gusto mong suriin ang mga minuto ng iyong naunang pagpupulong sa simula ng susunod na pagpupulong upang masuri ng mga tao ang katumpakan at mga susunod na hakbang.
Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang epektibong kontribyutor sa matagumpay na pagpupulong kapag ang mga minuto ay naaangkop na nakasulat at ipinamamahagi sa isang napapanahong paraan. Totoo ito lalo na kapag ang isang koponan ay bumuo ng matibay na mga pamantayan na sumusuporta sa tagumpay ng kanyang negosyo .
Paano Gagawin ng Mga Organisasyon ang Pagkakaroon ng Mga Minuto sa Pagpupulong?
Kritikal sa tagumpay ng isang pulong , ang tala mananakop o tagatala ay nagtatala ng pulong para sa mga kalahok, kasaysayan, at empleyado na kailangang malaman kung ano ang nangyari sa pulong. Kung wala ang buong minuto ng pagpupulong, ang mga prospect ng tagumpay para sa tagumpay ay pinaliit.
Ang empleyado na tumatagal ng pulong minuto ay karaniwang isang miyembro ng koponan at tumatagal ng mga tala habang nakikilahok sa pulong. Sa mga pagpupulong na may mga legal na usapin o mga kaugnay na paglilitis, mga paggana, o mga iniaatas tulad ng mga pagdinig, hinihiling ang mga pulong ng mga board ng korporasyon, o mga pagtatalo, ang isang hindi sumasali na indibidwal ay tumatagal ng opisyal na mga minuto at madalas na nagtatala ng mga paglilitis.
Ang empleyado na nagtatala ng mga minuto ay dapat magkaroon ng tainga para sa detalye upang tumpak na itala. Ang empleyado ay dapat din mabisa ang multitask upang makilahok sa pulong habang nagre-record ng mga minuto.
Sa ilang mga pulong, ang parehong empleyado ay tumatagal ng mga minuto sa bawat pulong. Sa iba, ang papel na ginagampanan ng minutong taker ay dumaan sa empleyado sa empleyado. Tulad ng pamumuno sa pulong , ang papel ng tagatala ng tala ay nagtatayo ng pamumuno , komunikasyon , at epektibong mga kasanayan sa pamumuno sa pulong.
Ano ang Mga Kinakailangan ng Minahan ng Pagpupulong Tandaan ang Taker?
Ang mga kinakailangan para sa tagatala o tagatala ay kinabibilangan ng:
- Maayos na isulat ang mga desisyon, mga pangako at mga pangunahing punto ng talakayan na ginawa sa isang pulong.
- I-record ang mga item sa pagkilos na nakakatugon sa mga miyembro na nakatuon sa paggawa kasama ang takdang petsa na nakatuon sa paggawa ng mga miyembro. Ang mga item na may aksyon ay may kalakip na pangalan, ngunit ang pangkalahatang diskusyon ay hindi nagsasabi kung sino ang nagsabi kung ano ang nasa mga impormal na mga pagpupulong sa lugar ng trabaho.
- Repasuhin ang mga pangunahing desisyon at ang mga takdang-aralin o boluntaryong mga pagtatalaga at mga bagay na aksyon sa pagtatapos ng pulong upang ang mga kalahok ay maaaring repasuhin at sumang-ayon sa mga pangyayari at mga pangako bago umalis sa pulong.
- Maaaring hilingin ng pinuno ng pulong ang tagatanggap ng tala na mag-recap ng talakayan sa pana-panahon sa isang pulong.
- Sa isang patuloy na serye ng mga pagpupulong, ang tumatagal ng tala ay tumatagal ng isang minuto upang suriin ang mga minuto ng pagpupulong sa simula ng susunod na pagpupulong. Ang mga empleyadong pumapasok ay maaaring magdagdag o magtama ng anumang bagay na hindi sumasang-ayon sa mga minuto.
- Ang pagpamahagi ng isang kopya ng mga minuto ng pagpupulong sa loob ng 24 na oras ng pulong ay ang karaniwang rekomendasyon ng mga facilitator ng pagpupulong sa loob ng maraming taon. Ngayon, gayunpaman, ang tagatala ay malamang na kinuha ang mga minuto sa isang elektronikong aparato tulad ng isang laptop o iPad. Kaya, dapat na ipamahagi ng tiktik ang tala ng pagpupulong pagkatapos ng mabilis na pagsusuri ng spelling, grammar, at kaliwanagan-madalas sa loob o ilang minuto ng pulong.
Ang tagatala ay isang papel na dapat magkaroon ng isang pagpupulong upang matiyak na ang mga resulta ng isang pulong ay ipinakikilala at kinilos ng mga kalahok. Kung wala ang mga tala, ang mga kalahok ay dapat umasa sa memorya ng iba pang mga kalahok. Ginagarantiya, hindi ito isang magandang plano.
Ang dokumentasyon ng tala mananakop ng isang pulong ay kinakailangan para sa tagumpay ng isang pulong, tulad ng dokumentasyon ay kinakailangan para sa pagpapabuti ng pagganap ng empleyado.