Kahulugan at paglalarawan ng HRIS
Karaniwan nakabalot bilang isang database, daan-daang mga kumpanya ang nagbebenta ng ilang anyo ng HRIS at bawat HRIS ay may iba't ibang mga kakayahan.
Piliin ang iyong HRIS nang maigi batay sa mga kakayahan na kailangan mo sa iyong kumpanya. Bilang ang HRIS ay naging mas sopistikadong, ang pagpipilian ay naging sapat upang halos maparalisa ang isang departamento ng HR .
Mga Pangunahing Pagsasaalang-alang sa Iyong Pagtingin sa Iyong Mga Pagpipilian sa HRIS
Ang pagpili ng isang HRIS ay isang nakababahalang sitwasyon dahil maraming mga pagpipilian ang umiiral. Ang pagpili ng mga pagpipilian na pinakamainam para sa iyong mga pangangailangan sa iyong kumpanya ay mahirap. Ang paglipad sa pamamagitan ng impormasyong ibinigay ng bawat sistema ay mahirap din.
Ang mga salespeople ay kadalasang inatas ng mga salespeople na maaaring magsalita sa iyo na ang sistema ay matugunan ang iyong mga pangangailangan. Tiyaking suriin mo ito sa maraming mapagkukunan kabilang ang mga kasalukuyang customer, mga grupo ng talakayan sa online, LinkedIn, iba pang mga miyembro ng SHRM, at mga review ng Google.
Ito ang iba pang mga bagay na dapat isaalang-alang habang pinili mo ang iyong HRIS.
- Tandaan na kahit na ang iyong kumpanya ay lamang ng ilang mga tao ngayon, maaaring ito ay may dalawang beses na marami o kahit na 10 beses na maraming mga empleyado sa hinaharap, kaya pumili ng isang sistema na maaaring lumago sa iyong negosyo.
- Ang isa pang mahalagang kadahilanan na dapat mong isaalang-alang ay ang maraming mga HRIS ay makagagawa lamang ng bahagi ng kung ano ang kailangan mong magamit ng automation. Sa mga kasong ito, nais mong tiyakin na ang mga bahagi ng anumang mga add-on o mga karagdagang system ay magkakasamang nagtatrabaho nang walang aberya. Muli, huwag gawin ang salita ng salesperson tungkol sa mga sistema na nagtutulungan. Gawin ang iyong pananaliksik.
- Tingnan din upang makita kung anong uri ng pagsasanay at patuloy na suporta ang magagamit para sa iyong mga kawani. Dapat mo ring matiyak na ang mga pangako ng sales consultant tungkol sa pagsasanay at follow-up na sumusunod sa pagbili ay isinusulat mismo sa iyong kontrata upang bilhin ang HRIS. At, suriin sa ibang mga organisasyon upang matiyak na ang iyong napiling kumpanya ay may track record ng patuloy, kapaki-pakinabang na suporta.
Pag-andar ng Mas mahusay na Mga Pagpipilian sa HRIS
Kadalasan, ang mas mahusay na Human Resource Information Systems (HRIS) ay nagbibigay ng pangkalahatang:
Pamamahala ng lahat ng impormasyon ng empleyado . Ang data tulad ng mga pangalan, pamagat, address, at suweldo ay isang pangunahing pagsisimula. Salary at kasaysayan ng posisyon, mga istraktura ng pag-uulat, mga kasaysayan ng pagsusuri ng pagganap, at iba pang mga kritikal na impormasyon ng empleyado.
Mga dokumentong may kaugnayan sa Kumpanya tulad ng mga handbook ng empleyado, mga pamamaraan sa paglisan sa emergency , at mga alituntunin sa kaligtasan.
Mga benepisyo sa pangangasiwa kabilang ang pagpapatala , mga pagbabago sa katayuan, at pag-update ng personal na impormasyon. Sa isang perpektong sistema, maaari mong payagan ang mga empleyado na maghanap at suriin ang kanilang sariling impormasyon, kabilang ang pagsubaybay sa bakasyon.
Kumpletuhin ang pagsasama sa payroll at iba pang financial software ng kumpanya at mga sistema ng accounting . Kapag ang mga ito ay konektado, maaari mong tiyakin na ang mga paychecks ay tama.
Hindi kailanman magkakagambala sa pagitan ng kung ano ang opisyal na rate ng pay at ang impormasyon na may payroll. Kung ang mga sistema ay hindi pagsasama, madaling i-update ang isang suweldo sa isang sistema at hindi sa iba.
Pagsubaybay sa aplikante at resume management: Kapag ang iyong system ay walang tahi, maaaring i-click ng recruiter ang isang upahang button at ang lahat ng impormasyon mula sa aplikante ay ililipat sa bahagi ng empleyado ng mga bagay. Ito ay nagse-save ng maraming oras dahil ang iyong data entry at gawaing isinusulat halos mawawala.
Kung ang isang aplikante ay naglalagay sa kanyang sariling impormasyon kapag nag-aaplay, maaari mong matiyak ang katumpakan. Kung ang alok ng sulat ay nakabuo ng parehong sistema ng sistema ng payroll, ang suweldo ay ganap na tumutugma at walang pagkakaunawaan.
Mga plano sa pag-unlad ng pag-unlad: Hindi sapat lamang ang magkaroon ng mga plano, kung ang mga ito ay naka-record sa isang sentral na sistema, at pagkatapos ay madaling masusundan nila ang empleyado mula sa posisyon upang iposisyon.
Maaaring magpatakbo ang mga nangungunang lider ng mga ulat upang makita kung saan ang mga tao at kung ano ang kanilang mga indibidwal na bosses ay nagpaplano sa mga tuntunin ng pagpaplano ng pagkakasunud-sunod para sa kanilang mga futures.
Mga Pagkilos sa Pagdisiplina: Mahalagang subaybayan kung sino ang nasuspinde, na-demote, o nagkaroon ng iba pang mga negatibong aksyon laban sa kanila na nabanggit-kahit na ang empleyado ay umalis sa iyong organisasyon. Kapag ang isang kumpanya ay tumawag at humihingi ng isang dating reference ng empleyado , madali para sa isang admin sa departamento ng HR na maghanap at mag-ulat ng pabalik kung ang tao ay karapat-dapat para sa rehire.
Mga tala sa pagsasanay: Ito ay lalong kritikal sa isang kumpanya kung saan kinakailangan ang mga sertipiko at lisensya. Sa iba pang mga kumpanya, ang mga rekord sa pagsasanay ay hindi maaaring magkaroon ng antas na kahalagahan, ngunit maaari mo pa ring makita na ang pagkakaroon ng impormasyon ay kapaki-pakinabang habang pinapaunlad mo ang iyong mga empleyado, isang mahalagang kadahilanan na gusto nila mula sa trabaho.
Sa buod, ang HRIS na pinaka-epektibong naglilingkod sa mga kumpanya ay sumusubaybay sa impormasyong ito:
- pagdalo at paggamit ng PTO ,
- magbayad ng pagtaas at kasaysayan,
- magbayad ng mga grado at posisyon na gaganapin,
- mga plano sa pag-unlad ng pagganap ,
- pagsasanay na natanggap,
- natanggap ang pagkilos ng pagdidisiplina ,
- personal na empleyado ng impormasyon, at paminsan-minsan,
- pamamahala at mga pangunahing plano sa pagkakasunud-sunod ng empleyado,
- mataas na potensyal na pagkakakilanlan ng empleyado , at
- pagsubaybay sa aplikante, pakikipanayam, at pagpili.
Mga Pakinabang ng Kanan HRIS
Ang isang epektibong HRIS ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa anumang bagay na kailangan ng kumpanya upang subaybayan at pag-aralan ang tungkol sa mga empleyado, mga dating empleyado, at mga aplikante. Kailangan ng iyong kumpanya na pumili ng Human Resources Information System at i-customize ito upang matugunan ang iyong mga pangangailangan. Kung ang iyong kumpanya ay nasa landas ng paglago, pumili ng isang sistema na maaaring lumaki sa iyo.
Ito ay medyo mura upang ipatupad ang isang pangunahing HRIS, ngunit siguraduhin ang anumang ipapatupad mo ay nakakatugon sa mga aktwal na pangangailangan ng iyong kumpanya. Gusto mo bang makapagpatakbo ng mga ulat sa pagbabalik ng puhunan? Post organization chart?
Pahintulutan ang mga tagapamahala na i-access sa elektroniko ang mga nakaraang pagtatasa ng pagganap? Nais mo ba ang lahat ng bagay na magawa sa pamamagitan ng departamento ng HR o gusto mo ng mga tagapamahala upang ma-access ang impormasyon sa kanilang sarili?
Sa isang nararapat na HRIS, ang mga kawani ng Human Resources ay nagbibigay-daan sa mga empleyado na gumawa ng kanilang sariling mga update sa benepisyo at mga pagbabago sa address, kaya ang pagbabakante ng kawani ng HR para sa mas madiskarteng mga function . Bukod pa rito, ang data na kinakailangan para sa pamamahala ng empleyado, pag-unlad ng kaalaman, paglago ng karera at pag-unlad, at pantay na paggamot ay pinapasadya.
Sa wakas, maaaring ma-access ng mga tagapamahala ang impormasyong kailangan nila sa legal, etikal, at epektibong sumusuporta sa tagumpay ng kanilang mga empleyado sa pag-uulat. Maaari silang magpatakbo ng kanilang sariling mga ulat at magpasok ng mga plano sa system upang makatulong sa pagkakasunud-sunod.
Ang Human Resource Information System (HRIS) ay isang software o online na solusyon para sa data entry, pagsubaybay sa data, at mga pangangailangan ng impormasyon ng data ng Human Resources, payroll, pamamahala, at mga function ng accounting sa loob ng isang negosyo.
Karaniwan nakabalot bilang isang database, daan-daang mga kumpanya ang nagbebenta ng ilang anyo ng HRIS at bawat HRIS ay may iba't ibang mga kakayahan. Piliin ang iyong HRIS nang maigi batay sa mga kakayahan na kailangan mo sa iyong kumpanya.