Mga Tanong na Magtanong Upang Matukoy ang Mga Kailangan ng Impormasyon sa Teknolohiya ng HR
Ngunit paano alam ng HR at iba pang mga executive na pinipili nila ang pinakamahusay na teknolohiya ng impormasyon ng HR upang pamahalaan ang lahat ng mga detalye, at ang solusyon na kanilang pinili ay mananatili sa pagsubok ng oras?
Ang mga sumusunod ay ang mga pangunahing katanungan upang magtanong at sumagot sa proseso ng pagpili ng teknolohiya ng impormasyon ng Human Resources.
- Ano ang antas ng kakayahang umangkop at kakayahang sumukat na nagbibigay ng software ng teknolohiya ng impormasyon ng HR? Ang mga propesyonal sa HR ay dapat matukoy kung ang software ay maaaring mag-import ng data mula sa maraming spreadsheet ng Excel, mga database, at mga dokumento ng papel at ang antas kung saan maaari itong mag-interface sa lahat ng uri ng iba pang mga system at data na kinakailangan.
Ang software ay dapat na makapag-in at mag-filter ng impormasyon mula sa maraming mga mapagkukunan. Sa isip, ang prosesong ito ay dapat ding awtomatiko. Maraming mga solusyon sa pagpapatala sa online na nangangailangan ng data na manu-mano manipulahin bago ito maaaring pumunta sa isang carrier upang i-update ang kanilang mga system. Ang automation ng format ng pag-update, iskedyul ng paghahatid, at paraan ng paghahatid ay maaaring makatulong upang maalis ang mga isyu sa pagsingil at pagiging karapat-dapat. - Makakapagtataglay ba ng software ang mga panuntunan ng kumpanya ng HR at mga benepisyo ng mga benepisyo? Ang isang tunay na may kakayahang enrollment engine ay susuriin ang bawat aktibidad sa pagpapatala at ilapat ang anumang kinakailangang kumbinasyon ng mga alituntunin, mensahe, senyas, at mga pagpipilian na partikular na idinisenyo upang matugunan ang eksaktong kinakailangan ng pagiging karapat-dapat. Ang software ay dapat tumanggap ng anumang mga patakaran sa pagiging karapat-dapat na mayroon ang kumpanya at mga carrier.
- Makakaapekto ba ang paglaki at sukat ng teknolohiya ng impormasyon ng HR sa organisasyon? Dapat na tasahin ng HR ang kakayahan ng teknolohiya na lumago habang nag -empleyo ang kumpanya ng mga bagong empleyado , mga tanggapan, mga pagbabago sa benepisyo, at mga patakaran. Dapat magtanong ang HR tungkol sa mga hangganan para sa bawat isa sa mga sangkap na ito.
- Ang software na teknolohiya ng impormasyon ng HR ay maaaring maisama sa iba pang mga sistema? Payroll at iba pang mga function madalas ibahagi ang halos ng parehong impormasyon bilang pamamahala ng mga benepisyo . Maaaring makakuha ang HR ng mas higit na kahusayan kapag ang data at iba pang impormasyon ng empleyado na ipinasok sa isang sistema ay ibinabahagi sa isa pang sistema. Ang pag-recruit ng empleyado sa pagsubaybay ay isa pang kinakailangang function.
- Sino ang may pananagutan sa pagpapatupad, o pagtatayo, ang solusyon? Anong antas ng pagsasanay ang nasasangkot? Ang ilang mga solusyon ay nangangailangan ng kliyente na maging napaka kasangkot sa paunang pagpapatupad, na maaaring napakalaki para sa mga abala sa mga admin ng HR.
Ang HR ay dapat magkaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa antas ng pagsasanay at teknikal na kadalubhasaan na kakailanganin at ang dami ng inaasahang oras. Ang pagtatanong sa mga nagbibigay ng solusyon sa paksang ito ay maaaring magbigay ng pananaw sa mga mahiwagang lugar na maaaring lumitaw sa simula pa lamang, gayunpaman ay may kasangkot na makabuluhang teknolohikal na kadalubhasaan. Matutukoy ng HR ang mga partikular na gawain na maaaring maging masalimuot sa realistically makahadlang sa pagkumpleto, potensyal na binabawasan ang HR na impormasyon sa teknolohiya na halaga at ROI. - Kung ang pagsasanay ay kasangkot , may bayad ba? Dapat ding tasahin ang mga gastos sa pagsasanay-kabilang ang oras at gastusin sa paglalakbay para sa paglalakbay sa labas ng site. Kailangan ng HR na magkaroon ng kamalayan sa lahat ng mga mahirap at malambot na gastos na kasangkot sa pag-aampon ng teknolohiya sa impormasyon ng HR.
- Sino ang mag-aari ng data? Ang sagot sa tanong na ito ay dapat na organisasyon ng Human Resources . Ang mga kumpanya ay dapat ma-transport ang kanilang data sa anumang Application Service Provider (ASP). Kung ang data ay naninirahan sa proprietary server ng isang carrier, ang kumpanya ay maaaring minsan ay sisingilin ng mga karagdagang bayad kung ito ay magbubukas ng mga carrier.
- Anong mga uri ng pagpapanatili at pangangalaga ang kinakailangan? Kapag naka-install ang software sa mga on-site na workstation ng kumpanya o mga server, ang mga regular na update sa teknolohiyang iyon ay madalas na kinakailangan at maaaring maging masalimuot sa plano at pangasiwaan. Ang mga update sa teknolohiya ng impormasyon ng HR ay madalas na awtomatikong ginawa gamit ang software na magagamit online sa pamamagitan ng isang Application Service Provider (ASP) o Software bilang isang Serbisyo (SaaS) modelo.
- Anong mga panukalang panseguridad ang itinayo sa teknolohiya ng impormasyon ng HR ? Kung ang software ay magagamit online, sa pamamagitan ng isang modelo ng ASP o SaaS, ang provider ay dapat mag-alok ng pang-araw-araw na pag-back up, backup server, at idinagdag ang proteksiyon layer. Ang mga karagdagang sistema at pamamaraan ay dapat na nasa lugar upang pangalagaan ang impormasyon mula sa pagkawala o pag- access ng mga hindi awtorisadong tauhan . Ang HR, sa konsultasyon sa iba pang mga tagapamahala , ay dapat magkaroon ng eksklusibong awtoridad upang magpasya kung sino ang papayagang ma-access ang teknolohiya ng impormasyon ng HR at kung anong antas.
- Ang mga empleyado ay maaaring magpatala sa mga plano ng benepisyo at gumawa ng mga pagbabago sa real-time sa kanilang personal na data at mga pagpipilian sa plano? Ang pag-access ng empleyado ay dapat na isang binigay, isinasaalang-alang ang laganap, pangkalahatang pag-access sa mga computer.
Ang karamihan ng populasyon ng empleyado ay may internet access sa bahay. Self-service empleyado ay nagbibigay ng malaking potensyal upang makatipid ng oras at pera. Ang isang mahusay na sistema ng self-service ay gagabay sa mga empleyado nang maayos sa pamamagitan ng pagpasok ng impormasyon tungkol sa kanilang sarili at sa kanilang mga dependent.
Ang sistema ay dapat na malinaw na ipakita ang mga plano na magagamit at paganahin ang mga empleyado upang gumawa ng mga pagpipilian sa kanilang kaginhawaan, pinasimple ang mga pagkilos na ito sa buong proseso sa mga wizard. Dapat ding magdagdag ng mga empleyado ang mga empleyado at baguhin ang impormasyon kung kinakailangan, 24 na oras sa isang araw, pitong araw sa isang linggo, buong taon.
Ang mga karagdagang tanong na ito ang sasagutin habang tinitingnan mo ang mga pangangailangan ng teknolohiya ng impormasyon ng Human Resources ng iyong samahan.
- Ang teknolohiya ba ay magkakaloob ng Human Resources na may awtoridad na magdesisyon kung sino ang papayagang ma-access at sa anong antas? Kasama ang parehong ugat na nagbibigay ng access sa empleyado, dapat bigyan ng teknolohiya ang HR ang pangwakas na sabihin. Ang HR ay dapat may awtoridad na aprubahan ang lahat ng data bago ito maipadala sa mga carrier, at dapat ding matukoy ang lawak kung saan may access ang mga empleyado at iba pa.
- Anong mga uri ng kakayahan sa pag-uulat ang magagamit mula sa teknolohiya ng impormasyon ng HR? Ang teknolohiya sa pag-uulat ay dapat mag-alok ng maramihang mga pagtingin at mga format (spreadsheet, PDF, HTML), malaking pagtatasa ng larawan at kakayahang mag-drill down upang mapahusay ang paggawa ng desisyon. Dapat masuri ng HR, sa anumang oras, ang mga pagpapatala sa mga partikular na plano, natitirang mga pagkilos, at mga pagbabago sa impormasyong demograpikong empleyado kaugnay ng mga benepisyo at iba pang data ng empleyado.
- Nag-aalok ba ang software ng mga tukoy na tampok upang matulungan ang HR i-save ang oras? Depende sa sarili nitong mga pangangailangan sa kagawaran, maaaring gusto ng HR na magtanong tungkol sa kakayahan ng teknolohiya na iproseso ang impormasyon sa mga batch, pamahalaan ang mga abiso at pagsingil para sa mga patakaran ng COBRA , magbigay ng mga tool sa pag-reconciliation sa sarili at pagsingil, at tukoy na pag-uulat.
- Nag-aalok ba ang software ng mga tukoy na tampok upang matulungan ang HR na makipag-usap nang mas mahusay sa mga empleyado? Ang ilang mga programa ay nagbibigay sa HR ng kakayahang umangkop upang makipag-usap sa mga empleyado sa maraming antas - sa pamamagitan ng mass email, electronic bulletin boards, at sa pamamagitan ng partikular na pamantayan ng filter (tulad ng lokasyon, kagawaran, mga plano sa seguro, katayuan sa pagpapatala, katayuan sa pagreretiro, at iba pa) sa pamamagitan ng Sistema ng impormasyon tungkol sa HR. Ang pagkakaroon ng maraming mga paraan upang makipag-usap ay maaaring higit pang automate ang mga proseso at makakatulong sa HR upang mas mahusay na mga mensahe ng target.
- Nagbibigay ba ang sistema ng impormasyon sa teknolohiya ng HR ng paraan ng mga tseke at balanse? Bilang karagdagan sa pagpapagana ng HR upang maaprubahan ang mga transaksyon, maraming mga sistema ng teknolohiya ng impormasyon ng HR ay nagbibigay din ng mga kakayahan para sa HR upang maglingkod bilang tagapangasiwa sa mga billings ng pag-awdit ng carrier upang matiyak na sumasang-ayon sila sa data sa system. Maaari itong:
-ensure ang katumpakan ng mga invoice ng carrier,
-save time and money,
-Kalista sa napapanahong paghahatid ng mga enrollment ng empleyado , at
-pagpapatibay ng pagiging karapat-dapat kapag ang mga empleyado ay pupunta para sa pangangalaga.
- Paano mapapalitan ang impormasyon sa mga carrier? At, sino ang magiging responsable para sa pakikipag-ugnayan na ito? Ang pagsasama ng HR system ng teknolohiya ng impormasyon ay dapat na hatulan hindi lamang sa pamamagitan ng bilang ng mga carrier na kung saan ang software ay may mga relasyon ngunit sa pamamagitan ng uri ng koneksyon na ito ay nagbibigay-daan. Ang pagtiyak ng matagumpay na pakikipag-ugnayan sa mga carrier sa pamamagitan ng software ng pamamahala ng mga benepisyo ay nangangailangan ng maraming hakbang, kabilang ang:
-magtipon ng unang senso ng data sa pagpapatupad;
-setting up initial integration para sa patuloy na pagpapalitan ng impormasyon;
-Mag-ugnay ng araw-araw o lingguhang pakikipag-ugnayan upang matiyak na natanggap ang data at tumpak na inilalapat;
-reviewing patuloy na mga pag-update;
Ang mga kinakailangang kinakailangan ng carrier para sa pagpapatala ay natutugunan bilang pagsunod sa mga regulator; at
-Pagbuo ng isang proactive relasyon sa bawat carrier upang mapabuti ang relasyon ng data exchange.
Ang alam kung sino ang may pananagutan sa bawat gawain ay mahalaga upang lubos na maunawaan ang isang nag-aalok ng produkto. Ang bawat provider ng software ay mag-aalok ng iba't ibang antas ng pagsasama sa pagbibigay ng ilan, sa lahat, ng mga gawain na nakabalangkas sa itaas. Ang HR ay dapat tumingin upang gumana sa mga vendor na nagpapakita ng malakas, patuloy, tuluy-tuloy na relasyon sa mga napiling carrier ng kumpanya.
Maraming provider ang nagpapahintulot sa paghahatid ng pangkaraniwang ANSI 834 na file, na maaaring o hindi maaaring tanggapin ng carrier, isang kadahilanan na kadalasang naiimpluwensyahan ng laki ng grupo. Ang mga tagapamahala ay dapat magmukhang para sa mga provider na nag-aalok ng malinis, napatunayan na mga paglilipat (tinitiyak ang pagiging karapat-dapat ng transaksyon), na-customize sa mga pangangailangan ng bawat carrier upang maiwasan ang mga isyu. Dapat din silang tumingin sa mga tagapagkaloob na may dedikadong EDI (Electronic Data Interchange) na departamento upang makipag-ugnayan sa sariling, partikular na wika ng paglipat ng carrier.
- Anong antas ng serbisyo sa customer ang ibinigay? Mayroon bang karagdagang bayad para sa serbisyo? Dapat matukoy ng HR ang antas ng pag-access upang makatulong na ibinigay at kung ano ang bumubuo ng serbisyo sa customer-online na tulong sa pamamagitan ng database, online chat, suporta sa email, mga pag-uusap sa isang live na tao, o isang kumbinasyon nito. Dahil sa pagiging sensitibo ng mga benepisyo at iba pang impormasyon ng HR, ang mga tagapamahala ay dapat asahan ang isang tugon sa mga katanungan sa loob ng 24 na oras mula sa isang direktang kontak na makakatulong.
- Ano ang halaga ng sistema ng impormasyon tungkol sa HR at lumalabas ba ang mga benepisyo? Dapat na tasahin ng HR ang kumpletong gastos ng sistema ng impormasyon tungkol sa HR, kabilang ang lahat ng taunang, buwanan, at isang beses na singil, kasama ang mga benepisyong ibinigay. Ang isang bahagyang mas mahal na sistema ay maaaring higit sa magbayad para sa pagkakaiba sa mga tampok na nagpapahintulot sa mga empleyado na mapanatili ang kanilang sariling mga talaan at nag-aalok ng higit na kaginhawahan, pagtitipid ng oras, at katumpakan. Ang mga salik na ito ay dapat isaalang-alang at tinimbang sa pagpili ng isang HR na teknolohiya ng impormasyon system.
Ang pangangailangan para sa mga sistema ng teknolohiya ng impormasyon sa HR ay ang pagtaas. Sa kawani ng HR na nakakahanap ng isang malawak na hanay ng mga pagpipilian sa mga sistema ng teknolohiya ng impormasyon sa HR, napakapakinabang na suriin at timbangin ang lahat ng mga opsyon na magagamit.
Ang pagpili ng isang HR na teknolohiya ng sistema ng impormasyon ay dapat na tumingin sa bilang isang investment na lumalaki sa kagawaran at mga pangangailangan ng kumpanya . Ang mga katanungang ito ay magdadala sa iyo sa angkop na sistemang teknolohiyang impormasyon ng HR para sa iyong kumpanya.