Ang mga Tagapagtatag ng Smart ay nagpapanatili ng 4 Iba't ibang mga File para sa mga Records ng Empleyado
Mga Tauhan ng Mga Tao ng Mga Rekord ng Empleyado
Ang isang tauhan ng file ay pinananatili para sa bawat empleyado. Ang mga tauhan ng mga file na ito ay naglalaman ng mga lihim na dokumento at pinamamahalaan at pinananatili ng kawani ng Human Resources.
Ang mga tauhan ng mga file ay ang mga pangunahing rekord ng empleyado na ginagamit ng employer, empleyado, at manager ng empleyado, sa ilang mga kumpanya.
Sa iba pa-at ito ang inirekumendang paraan ng pag-access sa file ng tauhan ng empleyado ay pinaghihigpitan sa HR at sa empleyado sa ilalim ng pangangasiwa.
Kasama sa karaniwang mga dokumento sa isang tauhan ng file ang application ng trabaho , isang form sa pakikipag-ugnay ng emerhensiya ng pamilya, dokumentado ng kasaysayan ng pagkilos ng pandisiplina, isang resume, ang empleyado ng resibo ng empleyado ng empleyado, ang mag - sign up ng sheet ng employer , ang periodic appraisal, job evaluation, o performance plano sa pag-unlad, sertipiko ng pagsasanay at katibayan ng pagdalo, at kasalukuyang personal na impormasyon sa pakikipag-ugnay tungkol sa bawat empleyado.
Hindi lahat ng mga tauhan ng file ay naglalaman ng parehong mga dokumento ngunit ang bawat tauhan ng file ay may ilang mga dokumento na pareho. Ang dokumentasyon ng pagganap ng isang empleyado ay hindi kabilang sa file ng mga kawani maliban kung ito ay pinahintulutan ang pagkilos ng pandisiplina, isang award, o iba pang tanda ng natitirang tagumpay.
Ang ganitong pang-araw-araw na mga tala sa pagganap ay kabilang sa file na pinanatili ng mga tagapangasiwa upang subaybayan ang pagganap, mga layunin, at mga kontribusyon ng kanilang mga empleyado.
Payroll Files of Employee Records
Ang mga payroll file ay nagpapanatili rin ng mga talaan ng empleyado. Ang mga file ng payroll ay naglalaman ng isang kasaysayan ng mga empleyado ng mga trabaho, mga kagawaran, mga pagbabago sa kabayaran, garnishment, pautang, at iba pang impormasyon na mahalaga sa pagbabayad ng isang empleyado at pagpapanatili ng isang kopya ng kasaysayan ng kompensasyon ng empleyado.
Ang file ng payroll ay naglalaman din ng kasaysayan ng mga pormularyo ng pamahalaan gaya ng W-2, W-4, at social security na may mga dokumento na napunan ng empleyado. Ang file ay naglalaman din ng impormasyon sa benepisyo ng empleyado at pahintulot na mag-withdraw ng mga pagbabayad mula sa paycheck ng empleyado.
Mga Medical File ng Mga Rekord ng Empleyado
Ang isang medikal na file ng empleyado ay pinananatili rin ng employer. Ang mga rekord ng empleyado sa medikal na file ay hindi magagamit sa sinuman maliban sa mga natukoy na staff ng Human Resources at ang empleyado na ang mga rekord ay mananatili sa file. Ang mga medikal na file ay naglalaman ng mga tala ng doktor, gawaing papel ng FMLA application, impormasyon sa pagsusuri ng droga, kinakailangang pisikal na impormasyon, at iba pang dokumentasyon na may kaugnayan sa medikal na kalusugan ng isang empleyado o ng kanyang kapamilya.
Ang mga medikal na file, dahil sa pagiging kompidensyal ng mga talaan ng empleyado, ay tumatanggap ng pinakamataas na antas ng ligtas na imbakan at pagiging kompidensyal. Inirerekomenda na ang mga medikal na file ay dapat itago sa naka-lock na drawer ng file na naka-lock sa isang silid na hindi naa-access sa mga empleyado maliban sa HR na itinalagang kawani.
I-9 Mga File ng Mga Rekord ng Empleyado
I-9 Mga talaan ng empleyado ng bahay na pinananatili para sa lahat ng empleyado sa isang file na hiwalay sa iba pang mga talaan ng empleyado.
Ang mga tagapag-empleyo ay nakahiwalay sa talaan ng empleyado na ito mula sa iba pang mga talaan ng empleyado upang mapanatili ang pagiging kompidensyal ng empleyado mula sa mga opisyal ng pamahalaan at iba pang mga entity na awtorisadong mag-review ng empleyadong I-9 .
Ang pagpapanatili ng I-9 sa isang magkahiwalay na lokasyon ay titiyakin na kung pinili ka para sa isang review ng Federal I-9 na file, ang mga empleyado ng gobyerno ay hindi magkakaroon ng access sa anumang iba pang mga talaan tungkol sa empleyado o ang kanyang pagtatrabaho sa iyong samahan na maliban sa aktwal Form I-9. Ang mga pagsisiyasat na ito ay tumataas sa bawat taon upang tiyakin na ang iyong mga empleyado ay may wastong napunan ang mga I-9 form o maaari kang sumailalim sa mga multa at potensyal na bilangguan oras.
Access sa mga Employee Records ng mga empleyado
Maaaring tingnan ng mga empleyado ang kanilang mga rekord ng empleyado sa pamamagitan ng pagkontak sa isang taong tauhan ng Human Resources sa panahon ng normal na oras ng negosyo.
Walang empleyado ang maaaring magbago o mag-alis ng anumang dokumento sa kanyang mga rekord na dapat makita sa pagkakaroon ng kawani ng HR.
Kailangan mong magkaroon ng patakaran sa pagtingin ng tauhan ng empleyado sa iyong handbook ng empleyado at sundin ito nang walang itinatangi tungkol sa mga kahilingan ng empleyado upang tingnan ang kanilang mga file.
Kung ang isang empleyado ay nagpapadala ng nakasulat na kahilingan para sa isang kopya ng kanilang mga talaan ng tauhan pagkatapos nilang iwan ang iyong trabaho, kinakailangang ipadala mo sa kanila ang isang kopya.
Paminsan-minsan, nakatagpo ka ng isang empleyado na kahina-hinalang tungkol sa kung anong uri ng mga rekord ng empleyado ang pinanatili ng kanilang departamento ng Human Resources. Ito ang mga empleyado na malamang na humiling ng isang kopya ng kanilang mga file ng empleyado. Muli, nang walang diskriminasyon , gumawa ng kopya ng file at ipadala ito. (Malamang na makatanggap ka ng feedback na ang empleyado ay nagulat sa kung gaano kaunti ang dokumentasyon na pinanatili ng kawani ng HR.)
Sa ilang mga hurisdiksiyon, makatwiran na singilin ang empleyado para sa gastos ng pagkopya at pagpapadala ng file.
Disclaimer: Pakitandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang pandaigdigang madla at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag -iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong , o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.