Gayunpaman, kung minsan kailangan lang nating makilala. At oo, mayroong ilang mga mahusay na payo na magagamit mula sa mga eksperto sa pamamahala ng oras, kontrol sa agenda at mga tuntunin ng pagkakasunud-sunod.
Ang pokus dito ay medyo naiiba, na nag-aalok ng ilang sinubukan-at tapat na patnubay na tutulong sa mga tagapamahala na i-limang mga karaniwang uri ng pulong sa mga hindi masakit at produktibong mga kaganapan.
Limang Karaniwang Pagpupulong
1. Tanggalin ang Kamatayan sa pamamagitan ng mga update sa "Paikot sa Table" . Alam mo ang pulong na ito. Cram labing walong tao sa isang silid at pagkatapos ay nangangailangan ng bawat tao na ibahagi ang isang update na kadalasang tunog tulad ng isang pagtatangka upang bigyang-katwiran ang kanilang pag-iral at gumawa ng isang kaso para sa kanilang enshrinement sa mahusay na empleyado hall ng katanyagan. Ang mga CEO at senior leader ay kilalang-kilala sa pagpapatakbo ng mga pagpupulong na ito, na pinaniniwalaan na ito ay isang mahusay na paraan para marinig ng lahat kung ano ang nangyayari sa buong kumpanya. Sa totoo lang, ang mga tao ay nakikinig at nagpokus sa pagpaplano ng kanilang sariling pag-update na walang sinuman ang makikinig.
Sa halip: Sa lahat ng paraan, makipagkita sa iyong mga kapantay, mga miyembro ng koponan o mga pangunahing kasamahan, ngunit huwag sumuko sa "paligid ng talahanayan" na diskarte. Mag-alok ng impormasyon sa isang exception basis.
Magbahagi ng mga may-katuturang balita, kabilang ang mga resulta sa pananalapi, malaking panalo ng customer o mga update sa mga pagkukusa sa buong organisasyon. Gayundin, palawigin ang alok para sa mga indibidwal na magtaas ng mga mahahalagang isyu. Kung may isang bagay na kapansin-pansin at hindi alam ng marami, ang isang tao ay dapat na ibahagi ito. Kung nangangailangan ang isang grupo ng tulong mula sa ibang grupo, itaas ang kahilingan.
Kung hindi, huwag pilitin ang lahat ng dadalo na ibahagi.
2. Mga pulong sa katayuan sa pangkalahatan. Ang mga ito ay maaaring maging brutal na oras-killer, lalo na kapag sila ay nag-lock-in bilang paulit-ulit na mga kaganapan at mahihirap pinamamahalaang.
Sa halip : Huwag tumawag sa isang pulong para sa isang bagay na maaari mong tingnan. Gamitin ang mga kasangkapan sa teknolohiya sa araw upang matiyak na ang iyong mga koponan sa trabaho ay nagpapanatili ng kasalukuyang at nakikitang pag-update ng katayuan kung saan makikita ng lahat ng tao ang pag-click ng isang mouse. Kung dapat mong matugunan ang pagputol ng nakaplanong oras ng pagpupulong sa kalahati o, gumamit ng malulutong na mga diskarte at magpatakbo ng mga maikling "stand-up" session. Maging draconian tungkol sa mga digressions at distractions na pahabain ang mga sesyon. Tumutok sa katayuan ng pagbabahagi at hinihingi ang mga tao na harapin ang mga isyu sa labas ng forum na ito.
3. Hindi natutugunan ang mga pagpupulong ng brainstorming. Ang karamihan sa mga pagpupulong ng brainstorming ay napakahusay na pinasisimulan na napipigilan namin ang mga ideya, pagsuporta sa ideya ng boss o pagbuo ng mga mahusay na listahan ng mga cool na bagay sa post-nito na hindi pa narinig o nakita muli.
Sa halip: Magtrabaho upang tukuyin ang paksa ng brainstorming at ibahagi ito sa mga inanyayahan bago ang sesyon. Kolektahin ang kanilang input at pagsamahin at i-post ito o ibahagi ito nang walang pagpapalagay sa mga ideya. Gamitin ang live session upang tumalon at bumuo sa mga isinumit na ideya, pagdaragdag sa listahan.
Labanan ang pagnanasa upang pag-aralan ang mga ideya sa sesyon na ito. Isama ang iba pang mga diskarte na nagpapababa ng mga pagpapa-socialization pressures, tulad ng pagsulat ng utak. At higit sa lahat, pag-isahin ang mga ideya at lumikha ng isang proseso upang suriin ang mga ito pati na rin upang i-archive ang mga ito para sa madaling reference ng grupo sa mga sesyon sa hinaharap at sitwasyon.
4. Mga pagsusuri sa operasyon na ang pag-uusisa ay tumingin walang kasigla-sigla. Kung nakaranas ka ng isang session kung saan ang pinuno ng pulong-kadalasan ay isang ehekutibo-ay nakatutok sa alinman sa isang nakikipaglaban na pag-andar o paghahanap para sa mahinang lugar sa pagtatanghal ng lahat at pagkatapos ay grills ng mga mensahero nang walang awa, alam mo kung paano mapangwasak ang format na ito. Huwag ipagpaliban ang prosesong ito.
Sa halip: panatilihin ang malalim na pag-dives ng pagganap at proctology ng korporasyon pagsusulit pribado at tumuon sa pagbabahagi ng mga pangunahing tagapagpahiwatig ng operating, mga problema at mga pagkakataon.
Ang pulong ng pangkat ay hindi ang oras o lugar upang mag-rip ang isang mas mababang lugar o indibidwal. Mag-set up ng isang follow-up meeting sa lugar, ngunit huwag magpasakop sa iba pa sa iyong nakikitang cross-examination sa isyung ito. Huwag mag-back off sa pananagutan para sa pagpapabuti, ngunit alisin ang kalupitan at kung ano ang halaga sa pampublikong pag-ihi mula sa iyong repertoire sa pamamahala ng pagpupulong.
5. Mga pagpupulong na nagdudulot ng mga isyu na hinihingi ang mga kusa na desisyon. Kakatwa o ironically, ang pulong kuwarto ay isa sa mga pinakamasama lugar para sa mabilis na mga desisyon . Ang pagpapataas ng isang isyu sa unang pagkakataon at pagtawag para sa isang desisyon ay naglalagay ng mga tao sa lugar, at sila ay magalit sa iyo sa paggamit ng ganitong paraan.
Sa halip: Magtrabaho nang walang tigil sa unahan ng mga pulong ng grupo upang makisali sa mga sangkot sa mga isyu at pagpipilian. Mangolekta ng kanilang input, nag-aalok ng iyong mga pananaw at nagtatrabaho sa mga nakabahaging interes ng broker. Gamitin ang forum ng pagpupulong upang patunayan ang mga interes ng mga stakeholder at tukuyin ang kanilang mga rekomendasyon. Habang hindi ka pa nakakuha ng agarang desisyon na walang isa pang hakbang o dalawa, mapalakas mo ang iyong mga pakikipag-ugnayan sa iyong pre-session na trabaho.
Ang Bottom-Line para sa Ngayon:
Kami ay mga likas na nilalang sa likas na katangian at kahit na sa iba't ibang mga kasangkapan sa teknolohiya na nagbibigay-daan sa amin upang kumonekta nang hindi sa parehong lugar, kung minsan, ito lamang ay nakakatulong upang maging mukha-sa-mukha. Gamitin ang oras na ito nang matalino at ipakita ang iyong paggalang sa mga kalahok sa pamamagitan ng paggawa ng mga pagpupulong na i-minimize ang oras ng pamumuhunan at i-maximize ang mataas na kalidad na pagbabahagi ng impormasyon sa isang hindi nagbabantang kapaligiran.