Tulad ng lahat ng mga file ng empleyado, limitahan ang access maliban sa mga taong kailangang malaman
Ang payroll file ay nagbibigay-daan sa mga tauhan ng accounting upang bayaran ang empleyado nang hindi ma-access ang kumpidensyal na impormasyon ng empleyado. Maaaring panatilihin ng mga tauhan ng accounting ang mga talaan ng payroll kung saan makatwiran ang pagbabayad sa empleyado.
Sa mga pagkakataon kung saan ang payroll at accounting ay outsourced, ito ay isang mas inirerekomendang pagsasanay para sa mga talaan ng payroll ng empleyado.
Nililimitahan ng payroll file ang pagiging naa-access sa kumpidensyal na impormasyon ng empleyado. Ang payroll file ng empleyado ay nagbibigay-daan sa mga kawani ng accounting at pananalapi na magkaroon ng impormasyong kailangan nila upang bayaran ang empleyado sa isang magaling na lokasyon. Ang lokasyon ay dapat na ligtas at hindi maabot sa anumang iba pang mga empleyado.
Kailangan mong mapabilib sa mga tauhan ng accounting ang katotohanan na ang impormasyon sa mga file ng payroll ay kumpidensyal at hindi dapat ibabahagi nang walang pahintulot at signoff mula sa kawani ng HR. Hindi rin dapat ibahagi ng mga tauhan ng accounting ang anumang impormasyon tungkol sa pagtaas ng empleyado, mga promosyon, mga bonus, at anumang iba pang impormasyon na kumpidensyal tungkol sa mga empleyado.
Hindi kinakailangan ng Human Resources ang pagsubaybay sa pag-access ng accounting sa mga file ng payroll sa empleyado. Tulad ng inirerekomenda para sa mga kaugnay na mga file ng empleyado tulad ng mga tauhan at medikal na mga file, dapat mong limitahan ang pag-access sa payroll file.
Tanging ang mga tao na kailangang magkaroon ng impormasyon upang gawin ang kanilang trabaho ay dapat makita ang mga nilalaman.
Mga Nilalaman ng Payee File ng Empleyado
Ito ay isang iminungkahing, ngunit hindi ganap na komprehensibo, isang listahan ng kung ano ang nabibilang sa isang payroll file ng empleyado.
- Nag-aalok ng sulat na pinirmahan ng hiring manager, Human Resources, at empleyado
- Pay authorization na nilagdaan ng Human Resources at ang hiring manager kapag umiiral ang isang kontrata ng empleyado
- W-4 na Form
- Papeles at awtorisasyon na may kaugnayan sa anumang benepisyo ng empleyado na nagsasangkot ng pagbawas ng payroll
- Form ng awtorisasyon ng direktang deposito
- Mga natanggap na accounting form sa oras
- Bawat oras na lingguhang oras ng sheet
- Mga tala ng orasan ng oras, kung saan ginamit
- Mga talaan ng pagdalo
- Mga kahilingan sa pagbabayad ng gastusin kabilang ang dokumentasyon at mga resibo para sa paglalakbay at iba pang awtorisadong paggasta
- Mga pormularyo sa pagsasauli ng pag-aaral at mga resibo para sa pagbabayad, mga libro, at iba pa
- Magbayad nang maaga sa mga form ng kahilingan
- Mga dokumento ng pautang ng kumpanya at iskedyul ng pagbabayad
- Mga panustos at mga rekord sa pagpapagod
- Awtorisasyon para sa pagpapalabas ng pribadong impormasyon
- Ang papeles na may kaugnayan sa pagtaas ng bawat empleyado
- Papeles na may kaugnayan sa anumang bonus , pagbabahagi ng kita , o pagkilala sa pagkilala
- W-2 form
- Awtorisasyon para sa anumang iba pang mga pagkilos ng payroll na pinahihintulutan ng iyong kumpanya
Kilala rin Bilang mga file ng empleyado , mga tala ng empleyado , mga human resources file, dokumentasyon
Ginagawa ng Susan Heathfield ang lahat ng pagsisikap na mag-alok ng tumpak, pangkaraniwang pakiramdam, etikal na pangangasiwa ng Human Resources, tagapag-empleyo, at payo sa lugar ng trabaho sa website na ito, ngunit hindi siya isang abogado. Ang nilalaman sa site ay hindi dapat ipakahulugan bilang legal na payo. Ang site ay may iba't-ibang madla sa mundo at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa, kaya ang mga artikulo ay hindi maaaring maging tiyak sa lahat ng ito para sa iyong lugar ng trabaho.
Kapag may pagdududa, laging humingi ng legal na payo. Ang impormasyon sa site ay ibinigay para sa gabay lamang.