Ang pagsulat ng epektibong, pinakintab na sulat ng negosyo ay maaaring maging isang madaling-sundin na gawain, hangga't sumunod ka sa itinatag na mga patakaran para sa layout at wika. Napagtanto na ang iyong tatanggap ay nagbabasa ng isang malaking bilang ng mga sulat sa isang regular na batayan at mapapaboran ang mahusay na naisulat na mga titik na walang mga typo at grammatical na mga pagkakamali. Ang isang mahusay na panuntunan ng hinlalaki ay ang pag- proofread ito nang dalawang beses at pagkatapos ay pag-aralan ito ng isang kasamahan upang matiyak na walang nakaligtaan.
Mga Seksyon ng Liham ng Negosyo
Ang bawat seksyon ng iyong sulat ay dapat na sumunod sa naaangkop na format, na nagsisimula sa iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay at ng iyong tatanggap; pagbati; ang katawan ng sulat; pagsasara; at sa wakas, ang iyong pirma.
Format ng Liham ng Negosyo
Nasa ibaba ang tradisyunal na format ng sulat ng negosyo, may mga tip kung paano i-frame ito batay sa iyong kaugnayan sa mambabasa at kung ano ang iyong nais na kinalabasan.
Ang Iyong Impormasyon sa Pakikipag-ugnay :
Ang pangalan mo
Ang iyong Address
Iyong numero ng telepono
Ang iyong email address
Petsa
Impormasyon ng Contact ng Recipient:
Pangalan nila
Ang kanilang Pamagat
Ang kanilang Kumpanya
Address ng Kompanya
- Gamitin ang "Kung Sino ang Mag-aalala ," kung hindi ka tiyak kung sino ang iyong tinutugunan.
- Gamitin ang pormal na pagbati "Mahal na G./Ms./Dr. [Huling Pangalan], "kung hindi mo alam ang tatanggap.
- Gamitin ang "Minamahal [Unang Pangalan]," kung mayroon kang isang impormal na relasyon sa tatanggap.
Ang katawan
Mga Pangunahing Kaalaman sa Pag-format:
- Gumamit ng single-spaced na linya na may dagdag na puwang sa pagitan ng bawat talata, pagkatapos ng pagbati, at sa itaas ng pagsasara.
- Kaliwanang bigyang-katwiran ang iyong sulat (laban sa kaliwang margin).
Hampasin ang Tamang Tono:
Gawin ang layunin ng iyong sulat sa pamamagitan ng simple at naka-target na wika, na pinapanatili ang pagbubukas ng maikling talata. Maaari kang magsimula sa, "Sumusulat ako sa pagtukoy sa ..." at mula roon, makipag-usap lamang kung ano ang kailangan mong sabihin.
Ang kasunod na mga talata ay dapat magsama ng impormasyon na nagbibigay sa iyong mambabasa ng ganap na pag-unawa sa iyong (mga) layunin ngunit iwasan ang mga pangungusap na walang ginagawa at mahabang salita. Muli, panatilihin itong maigsi upang mapanatili ang kanilang pansin.
Kung ang iyong layunin ay hikayatin ang tatanggap - upang mamuhunan ng pera, magbigay sa iyo ng sanggunian, pag-upa sa iyo, kasosyo sa iyo, o pag-aayos ng isang isyu - lumikha ng isang nakakahimok na kaso para sa dahilan. Kung, halimbawa, gusto mong mag-sponsor ang mambabasa ng isang kaganapan sa kawanggawa, tukuyin ang anumang pagsanib sa mga layuning pang-agrikultura ng kanilang kumpanya. Kumbinsihin ang mambabasa na ang pagtulong sa iyo ay kapwa kapaki-pakinabang, at madaragdagan mo ang iyong mga pagkakataong manalo sa kanilang suporta.
Panatilihin ang iyong panapos na talata sa dalawang pangungusap. Ipaulit lamang ang iyong dahilan para sa pagsulat at pasalamatan ang mambabasa para sa pagsasaalang-alang sa iyong kahilingan.
Complimentary Close :
Ang ilang mga mahusay na pagpipilian para sa iyong pagsasara ay kinabibilangan ng:
- Nang gumagalang sa iyo,
- Taos-pusong sa iyo,
- Matapat,
- Nang gumagalang,
Kung ang iyong sulat ay hindi pormal, isaalang-alang ang paggamit ng:
- Ang lahat ng mga pinakamahusay,
- Pinakamahusay,
- Salamat,
- Pagbati,
Ang pirma:
Isulat ang iyong pirma sa ilalim ng iyong pagsasara at iwanan ang apat na solong espasyo sa pagitan ng iyong pagsasara at ang iyong na-type na buong pangalan, pamagat, numero ng telepono, email address, at anumang iba pang impormasyon ng contact na nais mong isama. Gamitin ang format sa ibaba:
Ang iyong sulat-kamay na lagda
Mag-type ng buong pangalan
Pamagat
Nagpapadala ng isang Email Business Letter
Kung nagpapadala ka ng isang email na sulat, ang iyong pirma ay bahagyang naiiba . Sa halip na isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay sa heading ng sulat, ilista ito sa ibaba ng iyong pirma. Halimbawa:
Taos-pusong sa iyo,
Pangalan ng Apelyido
Pamagat
Ang iyong Address
Iyong numero ng telepono
Ang iyong email address
Isama ang paksa na iyong isinusulat tungkol sa linya ng paksa ng email, kaya ang mambabasa ay malinaw kung bakit nagpapadala ka ng mensahe.
Mga Tip sa Pagsulat ng Liham ng Negosyo
Makakakita ka ng mas detalyadong mga tip sa mga patnubay na ito kung paano sumulat ng isang liham ng negosyo , kabilang ang pagpili ng isang font, pagpili ng mga margin, at maayos ang pag-format ng iyong sulat.
Laging nakakatulong upang tumingin sa mga halimbawa upang makakuha ng mga ideya para sa iyong sariling liham. Repasuhin ang mga sampol ng sulat , kabilang ang mga titik ng panayam, mga panayam na salamat sa mga titik, follow-up na mga titik, pagtanggap sa trabaho at mga titik sa pagtanggi, mga sulat sa pagbibitiw, mga sulat sa pagpapahalaga, at higit pa sa mga halimbawa ng sulat na may kaugnayan sa negosyo at trabaho.