Gumawa ng Mga Pulong Mas Pagmumukha upang Ganapin Mo ang Kanilang Layunin
Kung ang mga tao ay hindi nagbigay ng pansin at nakatuon, ang pagpupulong ay isang pag-aaksaya lamang ng oras ng lahat. Paano mo masisisi ang mga pulong ng pagbubutas upang magawa nila ang isang bagay?
Narito ang 5 praktikal na tip:
1. Ban SmartPhones
Oo, ito ay tulad ng pagsasabi sa mga tao na itapon ang kanilang mga anak sa den ng wolves bago pumupunta sa pulong. Ang mga tao ay ipilit na dapat silang magkaroon ng kanilang mga telepono-pagkatapos ng lahat, isang emerhensiya ay maaaring mangyari. Oo. Ang mundo ay maaaring matapos sa panahon ng iyong quarterly planning meeting, ngunit ito ay malamang na hindi.
Ang problema sa teknolohiya ngayon ay nagbibigay-daan sa iyo na magtuon sa kung ano ang wala sa harapan mo-ang pulong. Ang nakakatawa bagay ay, kung ang mga tao ay nakaharap sa mga tao na sila ay nag-text sa panahon ng iyong pagpupulong, sila ay mag-text sa ibang tao. Ang mga telepono ay mananatili sa mga mesa .
Kung wala ang telepono, dalawang bagay ang mangyayari sa panahon ng iyong pagpupulong. Ikaw ay pinilit na manatili sa kasalukuyan at downtime ay ginugol ng pakikipag-ugnayan sa iba pang mga kalahok. Bakit mahalaga iyon? Dahil makikita mo ang iyong mga pagpupulong ay mas kawili-wiling kapag alam mo ang iyong mga kasamahan.
Paano mo makilala ang mga ito? Sa pakikipag-usap sa kanila.
Ano ang gagawin mo kapag mayroon kang telepono? Hindi ka nakikipag-usap sa mga bagong tao.
2. Maghanda, Maghanda, Maghanda
Ang pagpupulong kung saan ang nangunguna o tagapamagitan ay dumating sa huli , walang adyenda , at mga pakpak nito, ay nakapagpapagaling at nakakapagod. Ang isang napakahusay na pagpupulong ay maaaring kaakit-akit at kaakit -akit. Kapag ang lider ay may plano at isang layunin, ang pulong ay magiging mas kawili-wili.
Kapag walang direksyon o layunin, ang pulong ay hindi magiging kawili-wili.
Ang iba pang bahagi ng paghahanda ay ang pagpapabuti ng iyong sariling kakayahan. Ikaw ay naging sa mga pagpupulong na naging produktibo at interactive at ginawa sa tingin mo na maaari kang pumunta balik at tuparin mahusay na mga bagay. At, nag-aral ka ng mga pagpupulong kung saan ikaw ay sigurado na kung natulog ka walang sinuman ang makaligtaan sa iyo, at hindi mo mapalampas ang anumang bagay na mahalaga. Ang pagkakaiba ay ang taong nagpapatakbo ng pulong.
Kung ang iyong mga pagpupulong ay mayamot, tingnan ang salamin . Maghanap ng isang paraan upang mapabuti. Maaari kang kumuha ng pormal na klase (maaaring tulungan ka ng iyong departamento ng HR na may mga mungkahi), maaari kang humingi ng feedback at mentoring mula sa isang katrabaho na ang mga kasanayan sa pagpupulong na hinahangaan mo, o maaari kang kumuha ng online na klase. Maraming tulong ang magagamit para sa iyo, at marami sa mga ito ay libre para sa pagkuha kapag nais mong gawin ang iyong karaniwang pagbubutas pulong mas kapana-panabik.
3. Ang bawat tao'y nakikilahok
Bakit dapat lumahok ang lahat? Buweno, dahil kung hindi kinakailangan ang paglahok, maaari mong mahawakan ang buong isyu sa pamamagitan ng email. Seryoso. Maraming beses na kailangan mong dalhin ang isang grupo upang maihatid ang impormasyon.
Oo, may ilang mga bagay tulad ng mga mass layoffs o isang kumpletong restructuring ng kumpanya na lalong magwawakas kung may manager kang nagsasalita sa buong grupo, ngunit sa karamihan ng mga kaso, ang mga pagpupulong ay dapat palaging magiging interactive .
Paano mapag-ugnay? Well, na depende sa layunin ng pulong. Kung ito ay isang sesyon ng brainstorming , dapat magsalita ang lahat. Kung ang isang tao ay hindi nagsasalita, tumawag sa taong iyon. Ang mga introvert ay maaaring hindi nagugustuhan ng ganitong uri ng pulong-at hindi ka dapat gumawa ng mga pagpupulong ng mataas na presyon para sa mga introvert sa pamamagitan ng paglalagay ng mga ito sa lugar.
Ngunit kailangan ng iyong kultura sa pagpupulong upang tiyakin na ang lahat ay nakikilahok sa mga sesyon ng brainstorming at dapat nilang malaman na kinakailangan ang kanilang paglahok nang maaga.
Kung ito ay isang pagpupulong ng pagpaplano, o isang pagpupulong sa layunin ng layunin , o kahit na isang pulong ng quarterly na ulat, dapat magkaroon ng panahon para sa input, magtanong man o gumawa ng mga komento. Ang kapaligiran ay kailangang hikayatin ang paglahok, ngunit may ilang limitasyon (tingnan sa ibaba).
4. Huwag Hayaan ang Sinumang Tao na Makapangyarihan
Kung humahantong ka sa pagpupulong , natural na dapat mong masabi ang karamihan.
Gayunpaman, pagkatapos mong hindi mo nais na dominahin ng isa pang tao ang pag-uusap. Na maaaring gumawa ng isang pulong nakakapagod. Tandaan na i-redirect ang mga komento at tawagan ang mga taong kilala mo ay mga eksperto sa lugar upang palagpasin ang isang mapilit na tagapagsalita.
Halimbawa, nang ginawa ni Jane ang ikaapat na komento at nagsisimula siyang umalis sa ikalimang bahagi, pinutol siya nang mabuti hangga't maaari sa pagsasabi, "Salamat, Jane, alam namin ang iyong posisyon. Gusto kong marinig kung ano ang sasabihin ni Karen. At, wala pang pagkakataon si Jim at Bob na magsalita.
Minsan, kailangan mong makipag-usap sa Janes ng iyong opisina bago ang isang pagpupulong upang ipaalala sa kanila na ang puntong magkakasama bilang isang grupo ay magbahagi ng mga ideya sa lahat at kung dominahin niya, ang pulong ay hindi magiging matagumpay. O, kaagad na sinusunod ang pulong ay gumagana nang maayos, gayundin, dahil magkakaroon ka ng mga sariwang halimbawa kung kinakailangan.
Ang mga taong nakakuha ng oras na dumalo sa isang pulong na nagdadala ng kanilang kaalaman at karanasan ay nararapat na makapagsalita at magbahagi ng kanilang mga opinyon. Bilang tagapanguna, matututuhan mong kontrolin ang pag-uugali na nagpapahina sa pagpupulong .
5. Gumawa ng mga bagay na aksyon
Ang isang pulong na nagtatapos na walang mga aksyon ay isang pag-aaksaya lamang ng oras . Ito ay isang dump ng impormasyon, kung saan ang isang pulong ay hindi ang pinakamahusay na paraan upang magpatuloy. Ang isang kawili-wili at kapana-panabik na pulong ay nagtatapos sa mga bagay na maaari at dapat gawin ng mga tao- alinman upang mapalawak ang kanilang mga indibidwal na mga layunin o mga layunin ng kumpanya o, sa isip, kapwa. Kung ang mga tao ay hindi naglalakad alam kung ano ang kanilang mga susunod na hakbang, ang pulong ay nabigo.
Bilang karagdagan sa pagkakaroon ng mga bagay na naaaksyunan, kailangang may isang follow-up. Maaaring maganap ito sa pangalawang pulong o isa-isa, ngunit kailangang mangyari ito. Ang mga tao ay mag-tune out kung alam nila na ang mga item na aksyon ay para sa lahat ng palabas.
Ang mga pagpupulong ay hindi kailanman papalitan ng mga paglalakbay sa Disneyland para sa kaguluhan, ngunit maaari mo silang gawing mas kapana-panabik at kawili-wili at produktibo. Gumawa ng limang mga pagbabago at gagawin mo ang iyong mga karaniwang pagbubutas pulong na mas kapana-panabik para sa mga taong dumalo. At, iyon ay isang magandang bagay para sa tagumpay ng iyong organisasyon.