Ang isang pulutong ng pagsulat para sa negosyo ay nananakot, hindi maganda ang nakasulat, ginulo, littered sa hindi maintindihang pag-uusap, at hindi kumpleto.
Kadalasan ito ay masyadong mahaba o masyadong maikli. Ang lahat ng mga katangiang ito ay nag-aambag sa hindi epektibong pagsulat ng negosyo.
Kung sumusulat ka ng isang panukala sa pagbebenta, isang email sa iyong boss, o isang manu-manong pagtuturo para sa isang pakete ng software, may ilang mga hakbang na dapat mong sundin upang maging epektibo. Sundin ang limang hakbang na ito:
- Ayusin ang iyong materyal
- Isaalang-alang ang iyong madla
- Isulat ang iyong mga saloobin
- Proofread ang iyong materyal
- I-edit ang iyong materyal
Ang Organisasyon ay Susi
Kung hindi mo ayusin ang iyong materyal hindi ito dumadaloy nang maayos at hindi ito magkakaroon ng kahulugan. Ang pagsusulat ay maaaring simple o kumplikado. Kapag nagsusulat ng isang email na nagpapahayag ng pulong ng kawani, ito ay kasing simple ng pagkolekta ng iyong mga iniisip. Sa kabilang banda, malamang na kailangan mong bumuo ng isang kumplikadong balangkas nang maaga sa natapos na materyal kung isinusulat mo ang mga resulta ng isang paghahalo ng pharmaceutical na lupa. Anuman ang gawain, nang walang naaangkop na antas ng samahan (kahit na pag-aayos ng iyong mga saloobin), hindi mo maaaring isama ang lahat ng kailangan mo o nabigong magbigay ng katanyagan sa pinakamahalagang paksa.
Ang mga pagkatalo o isang hindi tamang pokus ay magiging mas malinaw ang pagsulat ng iyong negosyo.
Alamin ang Iyong Madla
Bago ka magsimula magsulat, mag-isip tungkol sa iyong nilalayon na madla. Halimbawa, ang isang pagtatanghal tungkol sa bagong kumpanya ng 401 (k) na programa ng iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng parehong outline kapag ibinigay sa iyong CFO pati na rin sa mga empleyado, ngunit ang antas ng mga detalye na kinabibilangan mo ay mag iiba.
Kailangan mo ring isaalang-alang ang tono. Isang mabilis na email sa iyong koponan, na nagpapaalala sa kanila ng taunang picknick ng kumpanya, ay hindi magkakaroon ng parehong tono bilang iyong pabatid tungkol sa taunang ulat ng iyong kumpanya.
Gayundin, tandaan na mas mahusay kang makipag-usap sa iyong tagapakinig kung nakatuon ka sa kung ano ang gusto mong marinig nila kaysa sa kung ano ang iyong sasabihin .
Isang Salita Tungkol sa Mabubuting Pagsusulat
Ang mga mahusay na manunulat ay may iba't ibang estilo ng pagsulat. Mas gusto ng iba na isulat ang lahat ng bagay at pagkatapos ay bumalik at mag-edit. Mas gusto ng iba na i-edit habang nagpapatuloy sila. Kung minsan ang kanilang ginustong estilo ay nag-iiba depende sa kung ano ang kanilang isinusulat.
Habang isinulat mo (o kapag nag-edit ka) magkaroon ng kamalayan ng haba. Dapat kang gumamit ng sapat na mga salita upang gawing malinaw ang iyong kahulugan, ngunit huwag gumamit ng hindi kailangang mga salita upang gawin itong mabulaklak. Ang pagsulat ng negosyo ay kailangang malinaw at maigsi, hindi masalita at mabulaklak. Tandaan, walang sinuman sa negosyo ang may oras na magbasa pa kaysa sa kinakailangan.
Sa kabilang banda, huwag masyadong maikli ang iyong piraso. Dapat kang sumulat ng sapat na upang ang iyong kahulugan ay malinaw at hindi mauunawaan. Isipin kung ang isang piraso ng kagamitan sa isang bodega ay may label na "ginamit ngunit mabuti." Ito ay hindi malinaw kung ito ay nangangahulugan na ang piraso ng kagamitan ay ginamit ng maraming, o na ang piraso ng kagamitan ay hindi na bago ngunit nagagamit pa rin.
Ang ilang karagdagang mga salita ay maaaring gumawa ng malinaw na kahulugan. Gayundin, iwasan ang paggamit ng hindi maintindihang pag-uusap o mga pagdadaglat sapagkat maaari nilang sabihin ang iba't ibang mga bagay sa iba't ibang mga mambabasa. Hindi alintana ang iyong estilo ng pagsulat, kailangan ng lahat ng mga manunulat na mag-proofread at mag-edit ng lahat ng nakasulat na materyal, kahit na mga email.
Proofread and Edit
Anuman ang iyong estilo ng pagsulat, kailangan ng lahat ng mga manunulat na mag-proofread at mag-edit ng lahat ng nakasulat na materyal, kahit na mga email. Pagkatapos tapos ka magsulat, proofread ang iyong trabaho. Maaari mo itong i-edit. Ang pagbabasa ng proofreading ay muling binabasa ang isinulat mo upang matiyak na ang lahat ng mga salita sa iyong ulo ay ginawa ito nang tama sa papel. Dahil ang aming talino ay gumana nang mas mabilis kaysa sa aming mga daliri, maaari mong alisin ang mga salita, iwanan ang isang pagtatapos, o gamitin ang maling pagkatao (hal., "Doon" sa halip na "kanilang"). Nakakakuha ng proofreading ang mga error na ito. Malinaw na ang pag-proofread sa isang isang-line na e-mail ay madali at nakikipaglaro sa ibabaw nito habang ang iyong pag-type ay maaaring sapat.
Gayunpaman, kung nagsusulat ka ng manu-manong pagtuturo, magiging mas kumplikado ang iyong proofreading at mas matagal.
Pagkatapos mong ma-proofread ang iyong materyal, oras na upang i-edit. Minsan ang pag-proofread at pag-edit ay maaaring gawin nang sabay-sabay, ngunit ito ay mas epektibo kapag sila ay tapos na nang sunud-sunod.
Ang dahilan kung bakit na-edit mo ay upang ayusin o baguhin kung ano ang iyong isinulat upang gawing mas mahusay ang tunog ng tunog (at basahin). Kapag nagsusulat para sa negosyo, ito ay nangangahulugan ng pag-aayos ng mga error at paggawa ng teksto bilang malinaw at maigsi hangga't maaari.
Hindi Ka Nagsusulat ng Nobela
Kapag sumusulat ka para sa negosyo hindi ka nagsusulat ng susunod na "dakilang nobelang Amerikano." Ang iyong pagsulat ay dapat na maging mapaglarawang kung kinakailangan, ngunit hindi mo kailangang magpinta ng matingkad na mga larawan ng salita gamit ang maraming mga malaking salita at numero ng pagsasalita. Kung ibig sabihin mo "salamin bahay," huwag sumulat ng "vitreous domiciles," isulat ang "glass house".