Idagdag sa katotohanan na ang mga proyekto ay kung paano namin magpabago; kung paano namin isinasagawa ang diskarte at kung paano namin itinayo ang imprastraktura at kakayahan ng aming samahan, maliwanag na dapat gawin ng mga senior leader ang lahat ng kanilang kapangyarihan upang suportahan ang mga tagapamahala ng proyekto ng kumpanya.
Ang isa sa mga pinakamahalagang bagay na nagtataguyod ng tagumpay ng proyekto ay ang pagkakaroon ng isang epektibo, nakikibahagi sa ehekutibong sponsor. Ang posisyon na ito ay matagal na nauugnay sa tagumpay ng proyekto sa mga pag-aaral sa industriya, gayunpaman ang isang pagrepaso sa literatura na naglalarawan ng mga aktwal na kasanayan sa paligid ng pag-sponsor ay iminumungkahi na mayroon tayong matagal na paraan upang maitatag ang presensya at gawi ng papel ng sponsor sa ating mga organisasyon. Ang kaunting konteksto ay angkop. Una, suriin natin ang mga pangunahing responsibilidad ng sponsor.
Mga Pangunahing Tungkulin ng Tagatulong sa Ehekutibo ng Proyekto
- Itaguyod ang responsibilidad para sa kinalabasan ng isang proyekto. (Ang point na ito ay madalas na inilarawan bilang isang shared responsibilidad sa proyekto manager.)
- I-charter ang proyekto at ipagkaloob ang awtoridad sa tagapamahala ng proyekto at mga miyembro ng core team.
- Suportahan ang koponan ng proyekto para sa mga mapagkukunan at kakayahang makita.
- Tiyakin ang pagkakaroon at suporta ng mga epektibong halaga ng koponan, kabilang ang pananagutan at transparency.
- Suportahan ang koponan sa harap ng mga pambihirang kahirapan.
- Coach ang tagapamahala ng proyekto.
- Ipagtanggol ang pangkat ng proyekto laban sa panghihimasok ng organisasyon.
Ano ang Nangyayari Kapag ang Tagapagpaganap na Tagapagpaganap ay Wala sa Larawan
Sa kawalan ng suporta ng sponsor na ehekutibo, lahat ng mga responsibilidad sa itaas ay bumagsak sa namamahala na proyektong proyekto, na kadalasang hindi nagkakaroon ng bandwidth at pulitikal na kakayahan upang matupad ang mga gawaing ito.
Ang kakulangan ng isang epektibong sponsor ay nagdaragdag ng panganib ng mga problema sa proyekto, kabilang ang ngunit hindi limitado sa: kabiguan, suboptimal na pagganap laban sa oras, gastos at kalidad na mga target at nadagdagan ang kaguluhan ng koponan.
Sa madaling sabi, ang pagkakaroon ng isang epektibong ehekutibong sponsor ay isang positibong pagkakaiba sa paggawa para sa komplikadong gawain ng pagdadala ng pinakamahalagang pansamantalang at natatanging mga pagkukusa sa isang matagumpay na konklusyon. Dahil sa halatang kahalagahan ng tungkulin, maaaring makatuwiran na ipalagay na ang karamihan sa mga organisasyon ay nagsasagawa ng kanilang trabaho nang may seryosong mga tagapangasiwa. Nakalulungkot, ang kaunting oras na ginugol sa tunay na mundo ay nagpapahiwatig kung hindi man.
Isang sulyap sa Paano Tinuturing ng aming Mga Organisasyon ang Tungkulin ng Tagatanggap ng Ehekutibo
Bilang isang graduate management instructor sa pamamahala ng proyekto, mayroon akong magandang kapalaran upang regular na matutunan ang tungkol sa mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto ng mga tagapag-empleyo ng aking mga mag-aaral sa isang pangunahing lugar ng metropolitan. Mula sa Fortune 100 firms hanggang sa maliliit, entrepreneurial startups at hindi-para-sa-kita, ang mga kinatawan ng mga organisasyon ay isang cross-seksyon ng ating ekonomiya.
Habang makatutulong ang inaasahan sa panahon na ito kung saan ang mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto ay itinatag na ang karamihan sa mga kumpanya ay magpapakita ng mga mature na kasanayan sa paligid ng papel ng sponsor ng ehekutibo, sa katunayan, ang sitwasyon ay eksaktong kabaligtaran.
Ilang di-pang-agham na natuklasan mula sa aking taunang impormal na survey sa mga mag-aaral ng MBA tungkol sa papel na ginagampanan ng sponsor ng ehekutibo sa kanilang mga kumpanya:
- Sa karaniwan, higit sa limampung porsiyento ng mga mag-aaral ang naglalarawan sa kanilang kompanya na walang pormal na kasanayan sa paligid ng ehekutibong sponsorship.
- Ang ilang mga kumpanya ay may anumang pormal na pagsasanay o pamantayang paglalarawan para sa papel at mga responsibilidad ng sponsor.
- Wala pa akong isang ulat ng estudyante na nagbibigay ang kanyang kumpanya ng pagsasanay para sa kanilang mga sponsor ng ehekutibo.
- May kaunting pare-pareho na kasunduan sa pananagutan ng sponsor para sa tagumpay ng proyekto.
- Kapag sinalihan ng mga mag-aaral ang mga tagapamahala ng proyekto sa kanilang mga kumpanya tungkol sa kanilang kasiyahan sa pagganap at suporta ng kanilang mga sponsor, ang karamihan sa mga nasuri ay nagpahayag ng pagkabigo.
Ang isang pagrepaso sa mas pormal na mga survey mula sa mga asosasyon ng industriya at mga pribadong kumpanya sa pagkonsulta ay nagpapatibay sa pangkalahatang katumpakan ng input mula sa aking mga estudyante.
At habang ang kasalukuyang estado ng pagsasanay ng ehekutibong sponsorship ay maaaring mag-iwan ng kuwarto para sa pagpapabuti, ang mga tagapamahala ng proyekto ay walang pagpipilian ngunit upang patuloy na umusad sa kanilang mga pagkukusa. Gayunpaman, may ilang mga hakbang na maaaring gawin ng mga tagapamahala ng proyekto upang mag-recruit ng maraming kailangan na ehekutibong suporta.
Paano Makakuha ng Suporta sa Ehekutibo para sa Iyong Proyekto
- Mag-recruit ng isang sponsor. Kung ang iyong proyekto ay may mga madiskarteng implikasyon sa iyong kompanya, alinman sa direkta para sa mga customer o hindi sa pamamagitan ng pagpapagana ng mas mahusay at epektibong panloob na mga gawain sa suporta ng mga customer, dapat kang mag-recruit ng isang sponsor. Direktang gumana sa iyong report-to-manager o ang pinuno ng iyong Project Management Office upang mapalakas ang kahalagahan ng proyekto at humingi ng tulong. Bigyang-diin ang papel at pananagutan ng sponsor tulad ng nakilala sa itaas, at ituro ang pananaliksik sa industriya na tumutugma sa tagumpay ng proyekto at epektibong pag-sponsor.
- Sanayin ang iyong sponsor. Bigyang-diin ang papel bilang strategic, hindi pantaktika o bilang isang figurehead. Karamihan sa mga tagapangasiwa ay may tungkulin ng isang sponsor na walang pormal na pagsasanay o kahit konteksto para sa kanilang mga responsibilidad. Habang ikaw ay nasa kaakit-akit na tungkulin ng pagsasanay sa isang ehekutibo, karamihan sa mga indibidwal na ito ay pinahahalagahan ang iyong konteksto at patnubay. Ang mga isyu ng pananagutan, mga halaga ng reinforcement, at proteksyon ng pangkat ay dapat na iyong pangunahing pokus kapag nasa boarding ang iyong executive sponsor.
- Aktibong nakikipag-ugnayan at sinasangkot ang iyong sponsor. Ang pinakamainam na interactive na tagapamahala ng tagapangasiwa ng proyekto / executive sponsor. Mahalaga para sa dalawang partido na magtatag ng isang malinaw na komunikasyon protocol para sa pag-update sa mga aktibidad ng proyekto pati na rin ang pag-flag at pagtugon sa mga emerhensiya. Dapat na hikayatin ng tagapamahala ng proyekto ang sponsor ng ehekutibo na dumalo sa katayuan o mga pulong ng koponan mula sa oras-oras upang magpakita ng tunay na interes, at upang maglingkod bilang isang aktibong cheerleader sa organisasyon para sa tagumpay ng koponan.
- Humingi ng suporta sa coaching mula sa iyong sponsor. Laging nakakatulong na magkaroon ng isang taong may higit na karanasan kaysa sa iyong pagmamasid at pagbibigay ng nakabubuti at positibong feedback at pagtuturo sa iyong pagganap. Hayaang malaman ng iyong sponsor na tinatanggap mo ang input na ito sa iyong biyahe upang mapabuti, at kapag natanggap ito, tanggapin itong maganda.
- Gamitin nang maingat ang sponsor para sa malalaking isyu . Mag-ingat na huwag tingnan o gamutin ang iyong sponsor masyadong sa mga pantaktika isyu. Ang pinakamataas at pinakamahusay na paggamit ng iyong sponsor ay ang pagtulong sa mga secure na mapagkukunan; naglilingkod bilang isang tagapagsalita para sa pangkat ng proyekto sa mas malawak na grupo ng pamamahala at tinutulungan mo na palakasin ang mahahalagang halaga ng pangkat. Mayroong isang balanseng pagkilos na dapat igalang ng tagapamahala ng proyekto kapag isinasaalang-alang ang pagguhit ng sponsor sa mga aktibidad ng pangkat.
Ang Bottom Line
Ang papel na ginagampanan ng sponsor ng ehekutibo ay isa sa mga mahalagang piraso ng palaisipan sa tagumpay para sa mga pagkukusa ng proyekto. Ang matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay nauunawaan kung gaano kahalaga ang papel na ito at nagtatrabaho upang makakuha ng ehekutibong suporta sa tamang antas at intensidad. Kung ang papel ng sponsor ay wala o malabo, dalhin ito sa iyong sarili upang mag-recruit at sanayin ang iyong mga tagapangasiwa ng ehekutibo upang suportahan ka, ang iyong koponan at ang iyong kompanya para sa tagumpay.