Suriin ang mga tip na ito para sa pagkuha ng iyong mga mensaheng email na binuksan, basahin, at tumugon sa, sa mga halimbawa ng mga linya ng subject ng email na gagamitin, at pormal at kaswal na pagpapakilala ng email.
Paano Ipakilala ang Iyong Sarili sa isang Email
Sumulat ng linya ng paksa ng pagbubukas ng mensahe. Gaano karaming mga mensaheng email ang iyong basura nang hindi binubuksan ang mga ito? Magbayad ng pansin sa kung ano ang iyong isama sa linya ng paksa , kaya ang iyong may pagkakataon na mabuksan. Maging tiyak, at hayaang malaman ng mambabasa kung bakit ka sumusulat. Panatilihing maikli ang iyong linya ng paksa, upang makita ng tatanggap, sa isang sulyap, kung ano ang tungkol sa mensahe.
I-address ang iyong mensahe sa isang tao. Kung maaari mong mahanap ang isang tao na sumulat sa halip na isang pangkaraniwang email address, tulad ng hr@companyabc.com, ikaw ay maaaring kumonekta nang personal sa mga indibidwal na nais mong matugunan. Ang mga LinkedIn, mga website ng kumpanya, at mga pahina ng social media ay mahusay na paraan upang makahanap ng mga contact sa mga tao .
Gumamit ng isang pormal na pagbati. Kung nagsusulat ka na may isang partikular na kahilingan, gumamit ng isang pormal na pagbati sa negosyo tulad ng Mr o Ms. Unang pangalan din gumagana kung mayroon kang isang koneksyon sa tao o ikaw ay sumusulat sa isang mas kaswal na batayan upang magbigay ng impormasyon sa halip na humingi ng tulong .
Narito ang mga halimbawa ng pagbati ng mensahe ng email at narito ang pagsagap sa pagpili ng mga liham na salutations at pagbati .
Gamitin ang iyong mga koneksyon. Kapag nagsusulat ng isang pambungad na email o LinkedIn na mensahe kung mayroon kang isang tao sa karaniwang pagbanggit sa kanila. Ang isang referral ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang makakuha ng payo o tulong.
Huwag gumawa ng isang demand. Mas mahusay na gumawa ng isang mungkahi o humingi ng payo kaysa ito ay magdikta sa isang tao.
Halimbawa, "Magagawa mo bang magbigay sa akin ng feedback sa aking resume, kung ang oras ay pinahihintulutan?" Ay mas mahusay kaysa sa "Pakisuri ang aking resume at bumalik sa akin." Ang pagiging magalang at humihingi ay makakakuha ka ng karagdagang kaysa sa pagsabi sa isang tao kung ano ang kanilang dapat gawin.
Panatilihin itong maikli . Karamihan sa mga tao ay pumasok sa mga email at bihirang basahin sa kabila ng unang talata o iba pa. Panatilihin ang iyong mensahe maikli - 2 o 3 talata sa pinaka. Huwag isama ang higit sa ilang mga pangungusap sa bawat talata. Mag-iwan ng espasyo sa pagitan ng bawat talata at ibang puwang bago ang iyong pagsasara at pirma.
Maging malinaw sa kung bakit nagsusulat ka. Ang iyong mensaheng email ay dapat na malinaw na sabihin kung sino ka, kung bakit ka sumusulat at kung ano ang hinihiling mo mula sa mambabasa. Gamitin ang unang talata upang ipakilala ang iyong sarili, ikalawa para sa iyong kahilingan, at ikatlo upang pasalamatan ang mambabasa para sa kanyang pagsasaalang-alang.
Gumamit ng isang simpleng font. Gumamit ng isang simpleng font (tulad ng Calibri, Times New Roman, o Arial) at isang laki ng font na madaling basahin. Ang isang 11 o 12-point na laki ng font ay nababasa nang hindi kinakailangang mag-squint. Narito kung paano pumili ng isang estilo ng font at sukat .
Pumili ng isang propesyonal na pagsasara. Ang iyong pagsasara ay halos mahalaga bilang iyong pagpapakilala. Tapusin ang iyong email na may maikling propesyonal na pagsasara. Narito kung paano tapusin ang isang sulat na may mga halimbawa ng mga mahusay na pagsasara upang magamit.
Isama ang isang pirma. Gawing madali para sa taong iyong nag-e-email upang makabalik-ugnay sa iyo. Isama ang isang pirma gamit ang iyong buong pangalan, email address, at numero ng telepono. Isama ang iyong mailing address kung humihiling ka para sa isang nakasulat na tugon o magkaroon ng isang bagay na ipapadala sa iyo. Narito kung paano i-set up ang iyong email signature .
Proofread and spell check. Kapag nagpapakilala ka sa iyong sarili, mahalagang suriin at i-check ang iyong mensahe bago ang pagpapadala nito. Mayroon ka lamang isang pagkakataon upang makagawa ng isang mahusay na impression, at ang isang typo ay maaaring makuha ang iyong mensaheng email na nahuhulog.
Magpadala ng isang test message. Upang matiyak na ang iyong mensahe ay perpekto, ipadala ito sa iyong sarili muna upang maaari mong i-double check kung paano ito nagbabasa at upang bigyan ito ng isang huling pagtingin upang matiyak na ito ay kung ano ang gusto mong ipadala.
Bcc: Yourself. Ito ay palaging isang magandang ideya sa Bcc: (blind carbon copy) sa iyong sarili sa mensahe.
Magkakaroon ka ng rekord ng pagpapadala nito, at madali mong i-refer muli ito para sa mga follow-up na komunikasyon.
Mga Halimbawa ng Mga Linya ng Mga Pansin sa Pagpapakilala ng Email
- Panimula Mula sa [Ang Iyong Pangalan ]
- Pagtatanong Tungkol sa Mga Oportunidad
- Natagpuan Ko Kayo sa [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association, atbp. )
- [ Pangalan ] Inirerekomenda kong Makipag-ugnay sa Iyo
- [ Pangalan ] Iminungkahing Naabot Ko
- Referral Mula sa [ Pangalan ]
- Tinutukoy ng [ Pangalan ]
Kapag nagpapakilala ka ng dalawang iba pang mga tao sa bawat isa:
- Panimula: [ Pangalan ] - [ Pangalan ]
- Ipinapakilala ang [ Pangalan ] sa [ Pangalan ]
- Kumokonekta: [ Pangalan ] - [ Pangalan ]
- [ Pangalan ] at [ Pangalan ] Panimula
Mga Halimbawa ng Pagpapakilala ng Email
Pormal na Panimula
Mahal na Ms Smith,
Ang pangalan ko ay Marcus Anderson, at sumusulat ako upang humingi ng tulong sa iyo. Lubos kong pinahahalagahan ang iyong tulong at payo.
Casual Panimula
Hi First Name,
Ang pangalan ko ay Cynthia, at nagtatrabaho ako para sa isang kompanya ng recruiting firm na tinatawag na ABCD recruiting. Sana'y magaling ka! Gusto kong sabihin sa iyo ang higit pa tungkol sa isang kaganapan na aming inilunsad.
Panimula sa isang Referral
Mahal na Ms Smith,
Ako ay isang kaibigan ni Alisa Markers, at hinimok niya akong ipasa ang aking resume sa iyo. Nagtrabaho kami ni Alisa sa maraming proyekto, at naisip niya na maaari mo akong tulungan sa paghahanap sa trabaho.
Email Nagpapakilala sa Iba Pa
Mahal na Jonas,
Sana nahanap mo ito! Nagtutungo ako ngayon upang ipakilala ang aking kasamahan na si Samantha Billings, na kamakailan ay sumali sa aming kumpanya at kumukuha ng mga komunikasyon para sa DBC Company.
Mga Halimbawa ng Pagrepaso: Halimbawang Panimula Mga Email at Mga Sulat
Iminungkahing Reading: Mga Alituntunin para sa Pagsusulat ng isang Propesyonal na Mensaheng Email | Paano Mag-format ng isang Mensaheng Email