Bakit gusto mong magpadala ng isang propesyonal na email? Mayroong maraming mga kadahilanan. Maaari mong ipadala ang iyong cover letter sa isang potensyal na tagapag-empleyo, isang salamat sa isang kasamahan na sumang-ayon na maging isang sanggunian, isang sulat ng pagbibitiw sa iyong kasalukuyang boss, o isang kahilingan para sa isang sulat ng rekomendasyon.
Maaari kang magkaroon ng iba pang mga dahilan para sa pagpapadala ng di-personal na mga email, at sa katunayan, isang magandang ideya na tiyakin na ang lahat ng iyong email ay organisado at propesyonal. Narito kung ano ang isasama sa iyong mga mensahe, kung ano ang hindi isasama, at kung paano isasara, lagdaan at ipadala ang iyong mga mensaheng email.
Mga Alituntunin ng Mensahe ng Propesyonal na Email
Suriin ang mga hakbang na ito upang magsulat ng isang mataas na kalidad na propesyonal na email, at palagi kang makagawa ng isang mahusay na impression sa tatanggap:
- Subject Line: Ang linya ng paksa ay dapat na maipahayag nang wasto ang iyong layunin sa pagsulat. Ang iyong subject line ay maaaring kasing simple ng "Thank You" o "Request for Recommendation."
- Pagbati: Kahit na sumusulat ka ng isang maikling email, isama ang isang pagbati. Kung alam mo ang pangalan ng tao, isama mo ito. Maliban kung ikaw ay may batayan sa unang pangalan sa tao, tawagan sila sa pamamagitan ng kanilang pamagat.
- Haba: Panatilihin ang iyong email bilang madaling maintindihan hangga't maaari. Ang mga tao ay may posibilidad na pagsagap ng mahahabang email, kaya isama lamang ang mahahalagang impormasyon.
- Estilo ng Font: Iwasan ang gayak, mapaglarong, o may kulay na mga font; ang mga ito lamang ay nakakagambala sa tatanggap mula sa iyong aktwal na mensahe. Iwasan ang overusing bold at italics pati na rin, na gumawa ng isang email hitsura cluttered. Huwag sumulat sa lahat ng mga malalaking letra; ito ay dumating bilang galit o overexcited sa isang email.
- Mga emoticon: Huwag isama ang mga emoticon sa isang propesyonal na email; i-save ang mga ito para sa personal na sulat.
- Spelling and Grammar: Dahil lamang sa pagsusulat mo ng isang email ay hindi nangangahulugan na dapat mong mapang-akit ang tungkol sa spelling at grammar. Maingat na i-edit ang iyong email bago ipadala ito. Ang isang mensahe ng error-free ay nagsasabi sa tatanggap na seryoso ang iyong email.
- Pagsara: Mag-sign off sa isang maikling "Salamat," "Pinakamahusay," o ibang simpleng pagpapadala, at pagkatapos ay ang iyong pangalan. Pinapayagan ka ng karamihan sa mga email account na mag-embed ng pirma gamit ang iyong pangalan, pamagat, at impormasyon ng contact sa bawat email. Ito ay isang napakalakas na paraan upang gawing mas propesyonal ang bawat sulat.
Mga Karagdagang Propesyonal na Mga Tip sa Mensahe ng Email
Sa sandaling isinulat mo ang iyong email, pumunta sa lahat ng mga hakbang na ito bago mo i-click ang button na "magpadala":
- Kumpletuhin ang Iyong Mensahe ay Kumpleto: I-double check upang matiyak na ang linya ng Paksa ng iyong email ay napunan, isinama mo ang isang lagda , ipinapadala mo ang mensahe sa tamang contact person, at napunan mo ang Bcc field upang magpadala ng isang kopyahin mo ang iyong sarili upang magkaroon ka ng rekord ng mensaheng email.
- Katunayan ng Iyong Mensahe ng Email: Bago mo matawagan ang pagpadala, tiyakin din na i-check mo ang spell at suriin ang iyong grammar at capitalization. Mahalaga rin ang mga ito sa pagsusulatan ng paghahanap ng trabaho sa email habang nasa isang papel na sulat.
- Magpadala ng isang Mensaheng Mensahe sa Pagsubok: Bago mo aktwal na ipadala ang iyong email, ipadala muna ang mensahe sa iyong sarili upang suriin na gumagana ang pag-format at walang nakikita sa lugar. Kung ang lahat ay mukhang mabuti, magpatuloy at ipadala ang email sa kumpanya o indibidwal na iyong nakikipag-ugnay.
- Magpadala ng Kopya ng Mensaheng Email sa Iyong Sarili: Gamitin ang patlang ng Bcc upang magpadala ng isang kopya ng mensaheng email sa iyong sarili upang magkaroon ka ng rekord kung kailan mo ipinadala ang mensahe at kung sino ang iyong ipinadala dito. Maaari mo ring mahanap ang impormasyong ito sa iyong ipinadalang folder.
- File Your Copies: Sa maraming mga program ng email maaari kang magpadala ng mga folder upang gawing mas madali upang makahanap ng anumang mahalagang mga nakaraang email. Mag-set up ng isang folder para sa lahat ng iyong mga email sa paghahanap ng trabaho at i-file ang iyong mga kopya ng mensaheng email na ipinapadala mo sa iyong folder ng paghahanap ng trabaho.
Suriin ang Iyong Email Regular
Ang oras ay ang kakanyahan kapag naghahanap ka ng trabaho, kaya mahalagang suriin ang iyong email nang regular at madalas upang hindi mo makaligtaan ang anumang mahalagang mga pagkakataon. Sa hindi bababa sa, suriin ang iyong email sa umaga at sa maagang bahagi ng hapon, kaya magkakaroon ka ng oras upang tumugon sa isang napapanahong paraan sa mga mensahe na iyong natatanggap.
Ang mga araw na ito, ang pagkakaroon ng isang smartphone ay maaaring maging madali upang suriin ang iyong mga email saan ka man pumunta at kahit kailan mo gusto - wala nang pag-hover sa iyong computer. Sa katunayan, makakakuha ka ng mga notification para sa mga bagong mensaheng email, upang mabasa mo ang mga ito sa sandaling matamaan nila ang iyong inbox.