At Paano Mo Maitatag Sila
Narinig mo ang tungkol sa aklat ni Stephen Covey, Ang 7 Mga Katangian ng Mga Lubhang Epektibong Tao . Ngayon tingnan natin ang 10 mga gawi na lubos na matagumpay na nakikibahagi sa mga tagapamahala ng proyekto.
Nakita ko na ang mga gawi na ito ay nabanggit nang paulit-ulit sa mga pagtasa sa pagganap at sa mga pagsusuri sa katapusan ng proyekto kung saan ang client, team o sponsor ay nagbibigay ng feedback sa project manager.
Hindi mo kailangang magkaroon ng 10 taon ng karanasan upang matagumpay na makapaghatid sa bawat oras. Sa pamamagitan ng pagpapalit ng iyong mga gawi at pagsusuklay ng iyong mga kasanayan maaari mong lubos na mapabuti ang mga pagkakataon ng iyong proyekto na maging isang tagumpay (at bigyan ang iyong sarili ng mas kaunting stress sa oras sa trabaho pati na rin).
At sa walang partikular na order (bukod sa numero 10) magsimula tayo!
Paggamit ng Ang Kanan Koponan
Ang pinaka-epektibo at matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay alam ang mga kakayahan ng kanilang mga miyembro ng koponan. Nangangahulugan ito na maaari nilang ilaan ang tamang gawain sa mga tamang tao.
Ang paggamit ng maling mapagkukunan sa isang gawain ay maaaring humantong sa pag-iipon o mas mahina. Nakakatulong na malaman ang mga lakas at kahinaan ng mga indibidwal na nagtatrabaho sa iyo upang mas mahusay mong ilaan ang mga ito sa mga gawain sa proyekto.
Pamamahala ng Mga Isyu sa Proyekto
Ang lahat ng mga proyekto ay pindutin ang mga isyu paminsan-minsan. Ang matagumpay na mga tagapamahala ng proyekto ay hindi nagpapaalala sa kanila. Alam nila ang mga proseso para sa pamamahala ng isyu at kung paano pinakamahusay na haharapin ang mga problema habang lumalabas sila.
Maaari mo ring gawin iyon. Sa sandaling alam mo kung paano susuriin ang isang isyu sa proyekto, makikita mo na ang pamamahala ng isyu ay nagiging isang madaling ugali na isama sa iyong lingguhang gawain. Maglaan ng ilang oras upang pumunta sa pamamagitan ng iyong pag-log ng isyu sa bawat linggo, at makikita mo sa lalong madaling panahon na ito ay isang madaling trabaho upang manatili sa ibabaw ng pamamahala ng mga problema.
Pagkaya sa Mga Pagbabago
Ang mga proyekto ay dinisenyo upang baguhin ang mga bagay, ngunit ang ganitong uri ng pagbabago ay nangyayari sa ibang tao! Mas mahirap pangasiwaan ang pagbabago na nakatuon nang husto sa pangkat ng proyekto, nag-aalala sa detalyadong iskedyul ng proyekto at paglikha ng bagong trabaho at isang buong pile ng mga update sa dokumentasyon.
Ang mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay may isang proseso ng pamamahala ng pagbabago na sinusunod nila. Ang mga sumusunod na tinukoy na mga hakbang ay ginagawang mas madali upang maging anumang gawi sa isang ugali dahil ito ay nakaayos at paulit-ulit.
Mukhang ganito ang proseso ng pamamahala ng pagbabago:
- Tumanggap ng impormasyon tungkol sa pagbabago
- Tayahin ang pagbabago
- Itaguyod kung magkano ang trabaho na gawin ang pagbabago
- Maghanda ng isang rekomendasyon tungkol sa kung ito ay nagkakahalaga ng pagpunta sa unahan.
Pagkatapos ay makakakuha ka ng isang desisyon mula sa iyong sponsor tungkol sa kung dapat mong isama ang pagbabago o hindi.
Tandaan: Maaari mong aprubahan ang ilang maliit na pagbabago habang ang mga ito ay nasa loob ng iyong mga antas ng pagpapadala at awtoridad.
Ang matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay alam na ang pagkaya sa mga pagbabago ay bahagi ng trabaho at mayroon silang isang plano upang harapin ang mga ito kung kailan at kapag sila ay lumabas.
Pamamahala ng Mga Gastos ng Proyekto
Malamang na ang iyong proyekto ay magkakaroon ng mga gastos, kahit na wala kang ganap na kontrol sa mga string ng iyong mga kamay. Ang kakayahang pamahalaan ang mga sangkap sa pananalapi sa iyong kontrol ay dapat maging isang ugali.
Kung hindi mo ito pinag-uusapan nang regular at regular, masusumpungan mo na ang trabaho ay naging napakalaking imposible na magaling.
Ang mga hindi kapani-paniwala na tagapamahala ng proyekto ay mananatili sa mga gastos sa mga sistema ng pag-file na nagtatrabaho para sa mga invoice, quote, at mga pagtatantya. Maging sa ugali ng paggamit ng iyong software sa pagbabadyet (kahit na ito ay isang spreadsheet lamang).
Hindi mo mapapamahalaan ang iyong mga gastos sa proyekto hanggang sa magkaroon ka ng plano kung ano ang gagastusin mo. Basahin ito sa kung paano lumikha ng isang badyet ng proyekto upang makapagsimula ka.
Teambuilding
Ang proyekto ng koponan ay malamang na hindi gagana para sa iyo kaya kung bakit ang teambuilding bahagi ng mga gawi ng matagumpay na tagapamahala ng proyekto?
Ito ay dahil kailangan mo ang mga ito upang gumana epektibong magkasama at kailangan mo ang mga indibidwal na kasangkot sa proyekto upang mabilis na dumating sa isang punto kung saan pinagkakatiwalaan nila ang bawat isa. Nakuha mo na sa pamamagitan ng pagbuo ng koponan.
Mag-ingat sa mga sitwasyon kung saan ang iyong koponan ay bumabagsak. Ang pag-uugali ng pang-aapi , sa partikular, ay hindi katanggap-tanggap.
Pag-unawa sa mga Proseso
Ang ikaanim na ugali ng mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay nauunawaan nila ang mga proseso na umiiral sa loob ng kanilang larangan ng kontrol.
Nangangahulugan ito na alam nila kung anong mga pamamaraan sa trabaho ang kailangang sundin. Hindi sila nag-aaksaya ng oras na nagsisikap na magtrabaho kung paano magsulat ng isang kaso ng negosyo dahil alam nila na may isang pamamaraan para sa na at maaari nilang sundin ang mga hakbang.
Ang pinakamatagumpay na tagapamahala ng proyekto ay hindi isang alipin na ipoproseso. Alam nila kapag ang tamang gawin ay sundin ang proseso. Alam nila kapag mas mahusay na mag-tweak ito nang bahagya upang gawing mas madali ang mga gawain pangkalahatang para sa lahat. Ang isang halimbawa nito ay upang alisin ang burukrasya mula sa isang maliit na proyekto sa pamamagitan ng pagsasanib sa mga proseso nang naaayon.
Ina-update ang Iskedyul
Ang mga iskedyul ng proyekto ay hindi dapat pakaliwa sa pagkakataon, at ang pinaka-matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay gawing isang ugali na regular na suriin ang kanilang mga iskedyul para sa katumpakan at i-update ang mga ito.
Mayroong maraming mga paraan upang subaybayan ang progreso ng iyong proyekto, ngunit ang pinakamahalagang bagay ay gawin mo ito! Kung ikaw ay struggling upang gawing ito ang iyong ugali, pagkatapos ay mag-book ng isang maikling pulong sa iyong talaarawan sa iyong sarili at ang iyong iskedyul isang beses sa isang linggo. Gamitin ang parehong oras sa bawat linggo at kumuha ng 30 minuto upang suriin kung nasaan ka at kung saan kailangan mo. Gumawa ng kinakailangang mga susog, sabihin sa koponan at magpatuloy sa proyekto.
Tandaan: Kung ang iyong mga pagbabago sa iskedyul ay may epekto sa petsa ng pagtatapos para sa proyekto o sa petsa ng paghahatid para sa mga pangunahing mga milestones pagkatapos ay makipag-usap sa iyong sponsor. Hindi mo dapat baguhin ang mga batayan ng iyong baseline na plano nang hindi dumaan sa isang pormal na proseso ng pag-apruba.
Pamamahala ng Panganib ng Proyekto
Ang alam kung ano ang dapat isama sa iyong panganib na magparehistro ay isang bagay, ngunit karaniwan ay sinusuri ito at kumikilos sa mga panganib na itinaas ay isang bagay na naiiba.
Hindi sapat na gamitin ang simula ng iyong proyekto upang kilalanin ang mga panganib at pagkatapos ay huwag mag-isip tungkol sa mga ito muli. Ang pangangasiwa sa pangangasiwa ay kailangang maging bahagi ng iyong mga gawi sa proyekto dahil wala ka dito ay makakahanap ng mga panganib na maging mga isyu at gumawa ng mga problema para sa iyo.
Ito ay isa pang lugar kung saan ang mga karaniwang proseso at nagbu-book ng isang regular na puwang upang magawa ang pagsusuri ng panganib ay makakatulong. Maaari mo itong isama bilang bahagi ng iyong mga pulong sa koponan. Gumawa ng isang ugali upang suriin ang iyong mga panganib sa koponan, isara ang anumang hindi na isang banta at planuhin ang mga pagkilos para sa mga nais mong pagaanin.
Oras ng Pagsubaybay
Alam ng mga tagapamahala ng proyekto ang tungkol sa pamamahala ng oras ng proyekto , ngunit malamang na nasa domain ng pag-iiskedyul at pagpaplano. Ang pinag-uusapan natin ay ang pagsubaybay ng oras sa mas regular, araw-araw na batayan. Nag-uusap tayo tungkol sa mga timeheets.
Ang mga koponan ng proyekto ay madalas na hindi masigasig na gumamit ng timesheets kung hindi pa nila nagawa. Maraming mga tool sa pamamahala ng software ng proyekto ang may oras na pagsubaybay na likas sa produkto. Iyon ay maaaring gawing mas madali upang ipakilala ang lumipat sa oras na pagsubaybay bilang isang koponan.
Kung subaybayan mo o hindi ang oras ng iyong koponan (na inirerekomenda) mahalaga na malaman mo kung saan ang iyong sariling oras ay napupunta sa isang araw. Dapat mong gawin itong isang ugali upang mapanatili ang isang tala kung paano mo ginugugol ang iyong oras. Makakatulong ito sa iyo na maunawaan kung gumugol ka ng oras sa mga pangunahing proyekto sa priyoridad. Maaari mong isipin na ikaw ay, ngunit ikaw ba? Ang mga timeheets o pagtatala ng oras ng ilang form ay makakatulong, kahit na ito ay isang oras-oras na pag-log sa isang notepad.
Paghahatid ng Pagbabago sa Negosyo
Sa wakas, ang ugali na gumagawa ng mga tagapamahala ng proyekto na pinaka-matagumpay ay ang kanilang kakayahan na katumbas ng mga output ng proyekto sa mga resulta ng negosyo. Ang iyong proyekto ay idinisenyo upang makamit ang isang kamangha-manghang bagay para sa kumpanya, at nagawa mo na. Malaki.
Ngunit kung ang mga gumagamit ay hindi gumagamit ng iyong produkto o ang software ay mabilis na bumagsak sa labas ng petsa o mga customer ay hindi bilang nagtaka nang labis na ikaw ay pagkatapos ay ang iyong proyekto ay isang pag-aaksaya ng oras.
Ang pinaka-matagumpay na mga koponan ng proyekto tiyakin na alam nila kung anong mga resulta ng negosyo ang kanilang hinahangad. Nagtatayo sila ng isang solusyon na naghahatid ng pagbabago ng negosyo sa isang napapanatiling paraan. Ang ipinagkakaloob nila kapag natapos ang proyekto ay ganap na ginagamit at lubos na pinagtibay ng customer. Ito ay isang tagumpay dahil ito ay binuo upang maging isang tagumpay mula sa simula.
Ang pag-unawa sa mga layunin sa negosyo ay isang pangunahing pamantayan para sa anumang tagapamahala ng proyekto na nais na magkaroon ng epekto sa mga customer at mga stakeholder. Kung maaari mong ipakita na iyong naihatid ang isang bagay ng halaga, at pagkatapos ay madali upang ipakita ang epekto mayroon ka at halaga na dalhin mo sa kumpanya.
Gumawa ng isang ugali ng pagtatanong sa iyong mga stakeholder kung ano ang halaga ng negosyo na inaasahan nila at kung paano nila gustong gamitin ang anumang ito na ang iyong proyekto ay naghahatid para sa kanila. Kausapin sila kung paano nila tinutukoy ang tagumpay. Maaari mo itong gawing isang repeatable na proseso sa simula ng bawat proyekto.
Gaano karaming mga gawi para sa tagumpay mayroon ka ba?
Ang pagkakaroon ng basahin ang listahan, ilan sa mga gawi na ito ay mayroon ka na? Marahil ay may mga bagay na narito na ginagawa mo ngayon at sa iba na alam mo na dapat kang gumawa ng higit na pagsisikap na regular na gawin. Ang mabuting balita ay ang paglikha ng isang bagong ugali ay medyo madali kung ikaw ay nakatuon sa paggawa nito. Sa lalong madaling panahon ang mga bagay na ito ay magiging ikalawang kalikasan, at ikaw ay mahusay sa paraan upang maging isa sa mga pinakamatagumpay na tagapamahala ng proyekto sa iyong kumpanya.
Alin ang mga gagawin mo upang simulan ang trabaho at bumuo sa iyong lingguhang gawain?
Karagdagang Pagbabasa
Inirerekumenda ko ang pagbabasa ng Kapangyarihan ng ugali ni Charles Duhig.