Ang Project Manager's Role
Mga Tagapamahala ng Proyekto ...
Paunlarin ang Big Idea
Ang unang trabaho ng proyekto manager ay upang bumuo ng malaking ideya. Hindi ito laging ganito. Hindi na matagal na ang mga tagapamahala ng proyekto ay inaasahan na kunin ang isang ganap na ideya, marahil isang buong kaso sa negosyo, at i-on iyon sa isang plano ng proyekto na maaaring isagawa.
Ngayon, ang papel ng tagapamahala ng proyekto ay medyo lumaki, at malamang na masusumpungan mo ang iyong sarili nang mas maaga at mas maaga sa proyekto bago ito maging isang 'proyekto'.
Makikipagtulungan ka sa sponsor ng proyekto upang magawa ang ideya upang bumuo ng isang paunang larawan ng proyekto at magtrabaho kung posible.
Ilagay ang Sama-sama Ang Koponan
Kung ang iyong malaking ideya ay itinuturing na magagawa, pagkatapos ay ang iyong susunod na hakbang ay upang magkasama ang isang koponan na maaaring magtrabaho sa paggawa ng ideya na iyon sa katotohanan. Kakailanganin mo ang isang bilang ng mga tao na maaaring matupad ang iba't ibang mga tungkulin sa isang pangkat ng proyekto .
Sa isip, ikaw ay naghahanap ng mga eksperto sa paksa sa bawat lugar ng pagganap, ngunit kakailanganin mo ring kunin ang availability sa pagsasaalang-alang. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay hindi palaging makakakuha ng mga kawani na gusto nila sa isang koponan dahil ang mga eksperto ay abala sa ibang mga proyekto. Kung hindi ka makapaghintay para sa mga ito upang maging magagamit, kakailanganin mong magtrabaho kasama ang mga taong available.
Hindi mo kakailanganin ang lahat na kasangkot sa koponan sa lahat ng oras. Ang ilang mga eksperto sa pagganap, tulad ng mga abogado o mga opisyal ng press, ay kailangan lamang sumali sa koponan sa mga kaugnay na punto sa kahabaan ng paraan. Ang bahagi ng kakayahan ng pamamahala ng proyekto at pangangasiwa ng mapagkukunan ay tinitiyak na ipaalam mo sa kanila na ang kanilang mga gawain ay darating at pagkatapos ay dadalhin sila upang mapabilis ang proyekto sa sandaling kailangan ang kanilang kadalubhasaan.
Pagsasaayos ng Ano ang Nangyayari
Sa panahon ng pagsisimula ng proyekto at sa mga unang yugto ng pagsisimula, makikipagtulungan ka sa iyong pangkat upang tukuyin kung ano mismo ang kailangang gawin. Kabilang dito ang pagtatakda ng isang malinaw na kahulugan para sa trabaho at pagtiyak na nauunawaan ng lahat ang mga layunin.
Ito ay nagkakahalaga ng pagbigkas sa lahat ng ito sa mga tuntunin ng halaga ng negosyo o mga benepisyo: sa ibang salita, ipaliwanag kung bakit ka nagsisimula sa bagong gawaing ito.
Lead ang Koponan
Ngayon na iyong pinagsama ang iyong koponan, at alam mo ang lahat kung ano ang kailangan mo upang makamit ang magkasama, ito ang trabaho ng tagapamahala ng proyekto upang matiyak na ang lahat ng koponan ay nagtutulungan upang makamit iyon.
Mas mahirap kaysa sa tunog na ito! Ang matagumpay na nangunguna sa isang koponan ay nangangahulugan ng pag-uusap sa mga hamon ng mga hindi pagkakasunduan, salungatan, at pagiging higit sa mga komunikasyon sa lahat ng oras. Kailangan mong ganyakin ang iyong koponan upang gumawa ng isang mahusay na trabaho, kahit na kapag ang mga oras ay matigas. Kasama rin dito ang pagtuturo, pagsasanay, mentoring at pagpapaunlad ng mga taong nagtatrabaho sa proyekto, kahit na hindi sila direktang nagtatrabaho para sa iyo. Iyon ay isang overhead madalas nakalimutan sa mga proyekto ngunit tandaan na ang mga tao ay gumaganap ng mas mahusay na kung sa palagay nila na sila ay iginagalang at hinihikayat na gawin ang kanilang pinakamahusay na gawain. Kung maaari mong gawin ang iyong proyekto sa isang lugar kung saan lumalaki ang mga tao at bumuo ng mga bagong kasanayan, pagkatapos ay gusto ng mga tao na magtrabaho sa iyo.
Isinasama din ng nangungunang koponan ang pag-set up at pamamahala ng pakikipagtulungan sa koponan. Maaaring ito ay sa pamamagitan ng mga tool sa pamamahala ng mga proyektong online o mga pulong ng koponan sa harap-ng-mukha, o isang bagay sa pagitan. Ang pakikipagtulungan at pagbuo ng isang pakiramdam ng 'koponan' ay tutulong sa iyong mga mapagkukunan ng proyekto na makayanan kung may conflict o mahirap na mga oras sa proyekto, tulad ng isang deadline na biglang dinala.
Pamamahala ng Pera
Ang mga proyekto ay nagkakahalaga ng pera, at ang pagsasama- sama ng isang badyet sa proyekto ay isang pangunahing kasanayan para sa isang tagapamahala ng proyekto. Gayunpaman, ang iyong tungkulin ay hindi nagtatapos doon. Kailangan mong pamahalaan ang pera at kontrolin ang mga gastos sa proyektong nagpapatuloy.
Magagawa mo ito sa pamamagitan ng:
- Ang pagbubuo ng mga pagtatantya na sumasaklaw sa lahat ng mga proyekto ng proyekto at mga mapagkukunan na kinakailangan.
- Paggawa gamit ang iyong mga eksperto sa paksa upang matiyak na ang mga ito ay komprehensibo at kumpleto.
- Gamit ang iyong mga pagtatantya upang lumikha ng isang badyet ng proyekto.
- Gamit ang iyong badyet upang ipaliwanag sa sponsor ng proyekto at maging malinaw tungkol sa kung magkano ang gastos ng proyekto.
Pagkatapos, sa buong proyekto, maaari mong pamahalaan ang iyong mga gastos sa pamamagitan ng tumpak na kontrol sa gastos. Ito ay nagsasangkot ng paghahambing kung ano ang iyong ginagastos sa totoong buhay sa mga pagtatantiya at badyet ng proyekto na iyong inilagay. Sana, hindi sila masyadong malayo, ngunit kung napansin mo ang isang trend sa paggastos ng masyadong maraming o hindi tamang mga pagtatantya, ikaw ay magiging maagang sapat upang itama ito, na may anumang kapalaran. Maaari mo lamang ayusin kung ano ang napansin mo, kaya mahusay na kontrol ng gastos ay mahalaga.
Tip ng ekspertong: Ang kontrol ng mahusay na gastos ay nagsasangkot ng higit pa sa pagsubaybay sa gastusin. Kailangan mo ring subaybayan ang dami ng trabaho na ginagawa sa proyekto. Ito ay ang kumbinasyon ng pera at mga gawain na nakumpleto na nagbibigay sa iyo ng isang pagtingin kung ang proyekto ay paggastos lampas sa ibig sabihin nito.
Paggawa ng mga Desisyon
Kumuha ng isang bagay nang tuwid: samantalang ang sponsor ng proyekto ay naroon para sa napakalaki na mga desisyon, ikaw ang tagapamahala ng proyekto at responsable para sa karamihan ng mga desisyon na ginawa sa proyekto. Kahit na ang mga malaki. Kahit na hindi ka nagpapasiya, ikaw ay naglalagay ng isang rekomendasyon para sa kung anong desisyon sa palagay mo ang dapat gawin ng sponsor, dahil mayroon ka ng lahat ng mga detalye at nagastos sa mga edad na isinasaalang-alang ito, at maaaring wala silang kakayahang gawin na.
Makikipagtulungan sa mga Stakeholder
Hindi na matagal na ang nakalipas, ang panitikan sa pamamahala ng proyektong binanggit tungkol sa 'pamamahala ng stakeholder.' Ngayon ay kinikilala na hindi mo maaaring 'pamahalaan' ang isang stakeholder. Ito ay walang muwang at medyo nakakainsulto sa iminumungkahi na, kaya't pinag-uusapan natin ang tungkol sa 'pakikipag-ugnayan' sa halip.
Sa praktikal na mga termino, ang mga tool na kasangkot ay hindi nagbago - ito ay lamang ang retorika at ang saloobin na naiiba. Maplano mo pa rin kung sino ang mga stakeholder sa proyekto at kung partikular na ito ay makapangyarihan o maimpluwensyang may kaugnayan sa gawaing ginagawa mo. Paunlarin ang isang komunikasyon plano at ilagay ito sa pagsasanay.
Ang pakikipag-ugnayan ng stakeholder ay nangangahulugan ng pagtatrabaho sa mga taong apektado ng proyekto upang matiyak na nauunawaan nila ang mga pagbabago na darating.
Basahin ang susunod: Pakikitungo sa mga mahihirap na stakeholder (dahil hindi lahat ay madali upang gumana sa).
Ihatid ang Mga Layunin ng Proyekto
Gagawin mo ito sa paglahok ng iyong koponan, at ito ang ginagawa ng lahat ng gawain sa ngayon.
Ang pagiging epektibong maihatid ang iyong ipinangako ay nakasalalay sa pagiging napakalinaw tungkol sa kung ano ang dapat. Kakailanganin mong idokumento ang mga pangunahing kadahilanan ng tagumpay at ang mga hakbang na gagamitin upang masuri kung nakamit mo ang itinakda mong gawin.
Dapat itong itakda sa kaso ng negosyo ng proyekto o dokumento ng pagsisimula ng proyekto (o pareho, sa iba't ibang antas ng detalye). Samakatuwid ito ay dapat na medyo tapat upang makita kung ano ang mga layunin ay - mas mababa tapat upang matiyak na ikaw ay naghahatid sa kanila.
Ang mabuting pagpaplano, malakas na pamumuno at kakayahang makita ang malaking larawan pati na rin ang detalye ay makakatulong sa napakalaki.
Pamahalaan ang Handover Upang Live
Ang paghahatid ng mga layunin ng proyekto ay hindi ang katapusan ng iyong tungkulin bilang isang tagapamahala ng proyekto. Ang pinakamahalagang bagay sa katapusan ng phase ng pagpapatupad ay upang tiyakin na nagbibigay ka ng isang malinaw at kumpletong pag-aabot sa koponan na ay pagpunta sa maging sa pamamahala ng mga proyekto pasulong.
Ang isang magandang handover ay nangangahulugan na maaari kang kumuha ng isang hakbang pabalik. Hindi ka na magiging 'pumunta sa' tao tungkol sa proyektong ito, at magagawa mong ilipat sa iyong susunod na proyekto na alam na ang pangkat ng negosyo ay maaaring gumawa ng pinakamahusay sa kung ano ang naihatid mo sa kanila.
Ibahagi ang Kaalaman
Ang 'natutunan ng mga aral' ay kung paano namin ilarawan kung ano ang natutunan sa pamamagitan ng proyekto na maaaring magamit sa iba pang mga hakbangin sa hinaharap. Ang tagapamahala ng proyekto ay dapat magkaroon ng mga aralin na natutunan sa pagtatapos sa proyekto. Tinutulungan nito ang pagtulung-tuloy at pagpapanatili ng kaalaman ng organisasyon. Sa ibang salita, hihinto ang kumpanya na muling magkakaroon ng mga pagkakamali.
Kaya iyon ang ginagawa ng isang tagapamahala ng proyekto sa buong araw. Ang listahan ng iyong aktwal na Gagawin ay maaaring magkaiba ng kaibahan sa listahang ito, ngunit mahalagang lahat ng mga gawain sa doon ay makakatulong sa mga elementong ito ng pagiging isang tagapamahala ng proyekto. Ito ay isang malawak na hanay at mahirap na trabaho, ngunit ito ay iba-iba at isang mahusay na pagpipilian sa karera!