Kung nagsusulat ka ng isang sulat bilang kinatawan ng iyong organisasyon, alam na habang ang ilang mga kumpanya ay nagbibigay-daan sa kanilang mga empleyado na magsulat ng mga titik ng sulat ng malaya, ang iba ay maaaring magsuri o ipagbawal ang mga ito nang buo.
Kaya, siguraduhin na malaman kung ano ang mga patakaran ng iyong tagapag-empleyo bago pumayag.
Maraming mga organisasyon ay mayroon ding mga sanggunian sa pamamagitan ng human resources (HR). Tingnan sa mga patakaran ng iyong kumpanya bago magpatuloy.
Kung ikaw ay isang may-ari ng negosyo at isang kasalukuyang o dating kontratista ay humiling ng isang sulat ng rekomendasyon mula sa iyo, basahin ang sumusunod na gabay upang gamitin ang iyong paghuhusga.
Kailan Dapat Kang Sumulat ng Sulat ng Rekomendasyon
Ang kandidato ay dapat na isang taong kilala mo nang may kabutihan at kung kanino nagtrabaho ka kamakailan. Halimbawa, malamang na hindi ka maaaring magbigay ng rekomendasyon para sa isang taong nagtrabaho ka sa sampung taon na ang nakakaraan o kung kanino nagtrabaho ka lamang sa isang buwan. Bagaman maaari itong maging kaakit-akit, ikaw ay umaasa sa alinman sa matanda o hindi sapat, impormasyon, kapwa na maaaring nakakalinlang. Mayroong walang paraan upang malaman. Kaya, maliban kung tunay kang makapagsalita sa mga kasalukuyang kakayahan ng isang tao, magalang na tanggihan ang kanilang kahilingan.
Dapat mong malaman ang kandidato sa isang papel na nagbibigay-daan sa iyo upang sumulat ng isang makabuluhang sanggunian. Halimbawa, kung nagtrabaho ka sa tao bilang isang manunulat na malayang trabahador ngunit ngayon siya ay nagsisimula ng isang negosyo sa paglalakad ng aso, hindi mo maipahayag ang kanyang mga kasanayan sa ibang lupain.
Sa ganitong mga kaso, pinakamahusay na tanggihan at marahil ay nag-aalok ng payo kung sino ang makakagawa ng isang mas mahusay na kandidato. Kung gusto niyang magsimula ng isang negosyo sa paglalakad ng aso, dapat na mayroon siyang matatag na kliente na maaaring makatwiran sa kanyang mga kakayahan.
Isulat lamang ang sulat kung maaari mong tapat na mag-alok ng isang positibong sanggunian. Kung wala kayong positibong sasabihin tungkol sa kanilang pagganap, gawin ang tapat na bagay at sabihin na hindi mo maiambag.
Kung sa palagay mo ay obligado kang magbigay ng dahilan kung bakit:
- Maging ganap na tapat at sabihin na hindi ka komportable na magsulat para sa kanila.
- Sabihin sa isang puting kasinungalingan tulad ng, "Hindi ako nasa posisyon na magsulat ng mga titik ng rekomendasyon."
Kahit na ikaw ay maaaring pakiramdam mahirap o nagkasala, pinagkakatiwalaan ang iyong intuwisyon. Bukod, ang isang hindi awtorisadong liham ay hindi makapaglilingkod sa aplikante o sa kanilang potensyal na amo.
Manatili sa mga Katotohanan
Sa sandaling sumang-ayon kang isulat ang liham, panatilihing nakatuon ito at isama lamang ang impormasyon na totoo at totoo . Iwasan ang sinasabi ng isang bagay na mahigpit na opinyon - maaaring gumana ito laban sa isang taong itinuturing para sa hinaharap na trabaho at posibleng magresulta sa mga legal na problema para sa iyo at sa iyong kumpanya. Ang paggawa ng isang dakilang claim, "Louisa ay isang makinang manunulat," sa sarili nitong mapanganib. Dapat mong suportahan ito sa labas ng pagkilala o isang award na natanggap ng kanyang trabaho. Kung hindi mo magagawa, maaari mong sabihin, "laging nagpakita si Louisa ng mahusay na nilalaman para sa amin."
Sa parehong ugat, iwasan ang pinagrabe at labis na positibong pahayag. Kung nagtatayo ka ng masyadong maraming tao, ang sulat ay hindi maaaring magdala ng anumang timbang sa mga kliyente o tagapag-empleyo sa hinaharap.
Paano Magtayo ng isang Reference Letter
1. Ipakilala ang iyong sarili sa pambungad na talata upang i-set up ang iyong posisyon at ang iyong relasyon sa kandidato.
Ipaalam sa mambabasa kung bakit kwalipikado ka upang maghanda ng gayong liham.
2. Kumpirmahin ang mga katotohanan tungkol sa kandidato at kung saan siya kasalukuyang nagtatrabaho (kung siya ay):
- Ang pamagat ng trabaho at kumpanya
- Gaano katagal ka nagtrabaho sa tao
- Kapag nagtrabaho ka sa tao, kung hindi ka kasalukuyang
- Ang likas na katangian ng iyong negosyo relasyon o ang kapasidad na kung saan ka nagtrabaho sa mga kandidato.
- Ibigay ang iyong paghatol sa mga kakayahan at katangian ng kandidato tungkol sa kanilang mga propesyonal na serbisyo. Bigyang-diin ang kanilang pinakamahalagang katangian, tulad ng mga kasanayan sa pagsulat, paglutas ng problema o pamamahala ng oras. Maaari kang maglabas ng anumang mga pambihirang kakayahan, ipahayag na maligaya mong ibalik ang mga ito, at tiyakan kung paanong ang iyong mga propesyonal na serbisyo ay nakinabang sa iyo at sa iyong organisasyon.
4. Gamitin ang pangwakas na talata upang magdagdag ng anumang karagdagang mga halimbawa o mga anekdote na nakikita mo na magkasya.
5. Sa wakas, malapit sa pamamagitan ng pag-aalok upang sagutin ang anumang mga karagdagang katanungan o magbigay ng follow-up na impormasyon.
Mga Sulat ng Reference sa Negosyo Pagrekomenda ng Mga Serbisyong Propesyonal
Repasuhin ang mga sumusunod na sulat sa sulat ng negosyo na nagrekomenda ng mga propesyonal na serbisyo.
Halimbawa # 1
Mahal na Ginoong Eggleston,
Nagsusulat ako upang magrekomenda ng mga serbisyo ng Daniel Lightheart, CPA. Si Daniel ay nagtatrabaho para sa aking law firm sa nakalipas na labinlimang taon bilang aming accountant at bookkeeper. Ang kanyang kaalaman at pansin sa detalye ay nakatulong sa pagpapanatili sa aming kumpanya sa track sa panahon ng kamakailang pag-urong at sa pamamagitan ng isang pangunahing restructure.
Tiwala ako sa pagrekomenda ng mga serbisyo sa accounting ni Daniel.
Siya ay hindi lamang lubusan, ngunit madaling magtrabaho kasama at laging handang maglaan ng oras upang talakayin ang aking mga alalahanin at tumugon sa mga tanong.
Kung mayroon kang anumang karagdagang mga katanungan, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin.
Pagbati,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Opisina: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Halimbawa # 2
Mahal na Ms Kelly,
Ako ay Vice President ng ABC Watches sa pagsusulat upang magrekomenda ng mga serbisyo sa marketing ng Michaela Brown. Nilikha at ipinatupad ni Michaela ang maraming matagumpay na kampanya para sa amin mula Hulyo 2012 hanggang Enero 2016.
Ang kanyang kadalubhasaan sa disenyo ng software na isinama sa kanyang collaborative at innovative na espiritu ay ginawa sa kanya ang go-to expert para sa aming mga pinakamahalagang proyekto. Nag-iisa lamang ang kanyang Twitter sumusunod mula 1,000 hanggang mahigit 52,000 sa loob lamang ng tatlong buwan sa pamamagitan ng paggamit ng mga estratehiya sa pag-iisip. Siya ay nakatuon sa detalye, organisado at laging bukas sa nakakatulong na puna, na ginagawang walang hirap at kaaya-aya ang relasyon ng aming negosyo.
Inirerekumenda ko ang Michaela para sa anumang papel kung saan maaari niyang maambag ang kanyang kahanga-hangang pagkamalikhain at dedikasyon. Kung tinanggap, ako ay naniniwala na kukuha siya ng iyong mga pagsusumikap sa pagmemerkado sa mga bagong taas.
Kung mayroon kang anumang karagdagang mga katanungan, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin.
Pagbati,
Lisa Moore
Vice President, ABC Watches
Opisina: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Sagutin ang anumang Mga Katanungan ng Mga Sumusunod
Ang pagpapadala ng isang sulat ng rekomendasyon ay mahalaga sa isang potensyal na kandidato sa trabaho o service provider at sa pamamagitan ng pagsunod sa format na ito, magkakaloob ka ng kapaki-pakinabang na impormasyon sa inaasahang kliyente o tagapag-empleyo. Maaari kang makatanggap ng isang simpleng "salamat" na tugon, o maaari silang humingi ng mas detalyadong mga tanong tungkol sa aplikante. Sa anumang kaso, siguraduhin na agad na tumugon.