Key Management Meeting - Stand PAT
Ang ilang mga tagapamahala ay gumagamit ng PAT
diskarte sa mga pagpupulong, na nangangailangan ng isang panuntunan, isang A genda, at isang T imeframe. Ang pag-armas sa mga kalahok sa mga kritikal na puntong ito ng konteksto bago ang sesyon ay nagsisiguro na ang mga tao ay nagpapakita na handa upang lumahok at suportahan ang pangkalahatang layunin ng pulong. Ang isang malinaw na balangkas ng PAT ay tumutulong na matiyak ang isang produktibong sesyon.
Dapat mong tukuyin ang layunin ng pulong sa 1 o 2 pangungusap sa pinakamaraming. "Ang pulong na ito ay upang magplano ng bagong kampanya sa marketing" o "ang pulong na ito ay upang repasuhin ang bagong patakaran sa pagpapadala para sa paghawak ng mga pagbalik." Ang layunin ay nakakatulong na matiyak na alam ng lahat kung bakit naroroon ang mga ito, kung ano ang kailangang gawin, at kung paano patnubayan ang progreso at humimok para sa isang konklusyon.
Magtakda ng agenda. Ilista ang mga item na iyong susuriin / talakayin / siyasatin. Gusto kong magtakda ng limitasyon sa oras sa bawat item sa agenda (tingnan sa ibaba) at tukuyin ang taong may pananagutan sa pag-moderate ng talakayan. Magtakda ng isang timeframe; sa pinakamaliit na magtakda ng oras ng pagsisimula at pagtatapos.
Inirerekomenda ko rin ang pagtatakda ng tagal para sa bawat item sa agenda. Ang mga ito ay dapat na kabuuang sa pangkalahatang tagal ng panahon ng pagpupulong.
Simulan ang iyong mga Pulong sa Oras
Kung nagtatrabaho ka sa isa sa mga kultura na kung saan ang mga tao tumulo sa mga pulong hanggang sa limang o sampung minuto pagkatapos ng naka-iskedyul na oras ng pagsisimula, oras na upang simulan ang isang bagong kalakaran.
Hinihikayat ng isang kompanya ang mga tagapamahala nito upang isara ang pinto sa naka-iskedyul na oras ng pagsisimula, at ang mga huli ay hindi malugod na dumalo. Bagaman ito ay maaaring maging mas draconian kaysa sa pag-aalaga mong kumilos, dapat kang magkaroon ng walang kundisyon tungkol sa pagdadala ng pulong sa order, suriin ang layunin at kumpirmahin ang mga inaasahan at tiyempo.
Huwag maghintay para ipakita ang mga straggler. Kapag ang isang tao ay dumating late, huwag bumalik at suriin kung ano ang nasasakop. Magpatuloy sa iyong mga paksa sa pagpupulong. Ito ay magiging mahirap para sa straggler at pagbutihin ang mga posibilidad ng kanyang pagdating sa oras sa susunod na pagpupulong.
Kung ang tagapangasiwa / sponsor ng pagpupulong ay hindi lalabas sa oras, isaalang-alang ang pagpupulong na kanselahin at bumalik sa trabaho. Ang isang limang hanggang pitong minutong paghihintay ay makatwiran. Ang mga logro ay, ang tagapamahala ng pulong ay tumakbo sa isang di-inaasahang kahirapan at mas gusto mong hindi aksaya ang iyong oras na naghihintay para sa kanya.
Panatilihin ang Pagpupulong sa Paksa
Ang isang mahusay na kasanayan ay upang italaga ang isang tao ang papel na ginagampanan ng pagsunod sa lahat ng tao sa track sa panahon ng pulong. Kadalasan, ang mga talakayan ay lumilipad at pagkatapos ay nagpapahina sa isang pag-uukol ng mga opinyon, ideya, katotohanan, at damdamin. Sa halip, italaga ang papel at ipaalam sa lahat ng tao na dumalo na ang indibidwal na ito ay sasabihin kung kailan at tatalikuran ang talakayan ng adyenda at tukoy na item ng talakayan.
Sa ilang mga kumpanya, ang papel na ito ay isinangguni bilang "Cope ng Trapiko," sa iba, "Tagapangalaga ng Paksa." Anuman ang label, ang papel ay lubhang kapaki-pakinabang sa pagpapatibay ng pagiging epektibo at pagiging produktibo ng iyong mga pulong.
Kung ang mga karagdagang paksa ay lumitaw na hindi nakatalaga ngunit mahalaga na talakayin, dapat itong mahawakan at ilalagay sa "paradahan" para sa pagsasaalang-alang at diskusyon sa hinaharap o para sa isang discrete meeting. Inilalaan ng may-ari ng pulong ang karapatan na pahintulutan ang isang menor de edad na magkakaiba na diskusyon kung sinusuportahan nito ang pangkalahatang layunin ng pagpupulong.
Panatilihin at Ipamahagi ang Mga Tala / Minuto sa Pagpupulong
Ang isang tao, maliban sa organizer ng pagpupulong, ay dapat magtabi ng mga minuto ng pulong. Ang isang mahusay na pag-record ng mga minuto ay kasama ang:
- Oras ng pagpupulong, petsa, lokasyon
- Paglalarawan ng layunin
- Kopya ng adyenda
- Listahan ng mga dadalo at listahan ng mga hindi dumalo
- Isang detalyadong listahan ng buod ng mga konklusyon, mga bagay na aksyon, mga responsibilidad at mga petsa para sa pagkumpleto. Maraming mga notetaker ang gumagamit ng agenda bilang isang gabay para sa paglilista ng mga konklusyon at pagkilos.
- Ang nakaplanong follow-up meeting kung talagang kailangan.
Sa isip, ipamahagi ang mga tala ng pulong sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagtatapos ng pulong at ganap na sa loob ng isang araw ng negosyo. Ang mga minuto at tala ay nagsisilbi bilang isang mahalagang paalala para sa mga kalahok pati na rin ang isang mapagkukunan ng impormasyon para sa iba pang mga stakeholder o, para sa mga hindi nakuha ang pulong. Ang mga minuto ay isang mahusay na tool upang magamit upang paalalahanan ang mga tao at mga koponan ng kanilang mga gawaing follow-up na pagkilos.
Ang Ika-Line para sa Ngayon:
Posible na ang isang pagpupulong ay magreresulta sa isang positibong kinalabasan, pagtulong upang palakihin ang mga proyekto at ang mga tao sa pag-forward, huwag lamang na mabilang dito. Ang ilang mga sigasig at sinadyang pagpapalakas ng iyong mga diskarte sa pamamahala ng pagpupulong ay magpapabuti sa iyong mga posibilidad ng pagmamaneho ng isang mahusay na kinalabasan.
-
Na-update ni Art Petty