Ang mga pinakamahusay na tagapamahala ay nauunawaan ang kahalagahan ng mga pangyayaring ito, at naiintindihan nila na ang paggawa ng isang mahusay na pulong ay nangangailangan ng pagpaplano at sinadyang pagsisikap.
Ang artikulong ito ay nag-aalok ng sampung mga tip upang matulungan kang samantalahin ang mahalagang pakikipagtulungan ng oras sa iyong koponan. Narito ang mga tip kung paano palakasin ang mga pulong ng iyong koponan.
Magkaroon ng Positibong Saloobin Tungkol sa mga Pulong
Ito ang nag-iisang pinakamahalagang bagay na maaaring gawin ng isang tagapangasiwa bilang isang lider upang mapabuti ang mga pulong ng koponan. Nagulat ako sa kung gaano karaming mga tagapangasiwa ang ipinagmamalaki na ipahayag ang kanilang pagkukulang sa mga pagpupulong. Upang makamit ang mga makabuluhang resulta, malutas ang mga problema, gumawa ng mga desisyon, ipaalam, pukawin, makipagtulungan, at mag-udyok, ang mga tagapamahala ay kailangang makipagtulungan sa mga tao.
Iyan ay nangangahulugang paminsan-minsan ang pagkuha ng mga taong iyon sa isang silid o sa isang conference call at pakikipag-usap sa kanila. Ang pangangasiwa ay hindi tungkol sa pag-upo sa opisina na may pinto na nagsara ng pagpapadala ng mga email. Bilang isang lider, subukan ang pagtingin sa mga pulong bilang pagpapakita ng pamumuno . Panahon ng pamumuno ay nagpapakita, hindi isang bagay na kakilakilabot na tulad ng paglalakbay sa dentista.
Tandaan, Nariyan Mo ang Pulong
Huwag ipagkaloob ang pagpaplano ng agenda sa isang assistant na pang-administrasyon o ibang miyembro ng koponan.
Bilang pinuno, ito ang iyong pulong. Ito ang iyong trabaho upang magplano at patakbuhin ang pulong. Upang ilagay ang iyong sarili sa tamang balangkas ng pag-iisip, hilingin at sagutin ang sumusunod na tanong: "Pagkatapos ng miting na ito, ano ang gusto kong matutuhan, matamo o malutas ng mga tao?"
Laging Maghanda ng Agenda
Ang bawat artikulong mababasa mo tungkol sa epektibong mga pulong sa lugar ng trabaho ay may kasamang payo sa paghahanda ng agenda .
Gayunpaman, nagpapakita pa rin kami sa mga pulong kung saan walang agenda na matagpuan. Ang pagkilos ng pagpaplano sa adyenda ay tumutulong sa iyo na maitutuon at makilala ang mga paksa ng prayoridad para sa pulong.
Humingi ng Input sa Agenda
Bagaman ang pangunahing responsibilidad ng tagapangasiwa na bumuo ng adyenda, ang mga miyembro ng koponan ay maaaring anyayahan upang mag-ambag ng mga item sa agenda. Magpadala ng isang tawag para sa mga ideya ng ilang araw bago ang pulong.
Spice It Up!
Ilagay ang isang maliit na pagkakaiba sa format. Narito ang ilang mga bagay na maaari mong gawin upang pagandahin ang iyong mga pulong sa koponan:
- Mag-imbita ng mga speaker ng bisita
- Ipagdiwang ang isang bagay
- Magsagawa ng isang "pag-aaral roundtable" - magkaroon ng mga miyembro ng koponan tumagal ng isang pagtuturo sa bawat isa ng isang bagay
- Manood ng isang Ted Talk na may kaugnayan sa agenda ng pagpupulong
- Patakbuhin ang isang aktibidad ng paggawa ng koponan
- Baguhin ang mga lokasyon (isaalang-alang ang pagkuha ng pulong off-site)
- Magdala ng ilang masaya o kagiliw-giliw na pagkain
- Magkaroon ng isang "agenda agenda" na pulong
- Humingi ng mga pag-update ng kidlat round
- Himukin ang koponan sa brainstorming
- Lumipat ng mga upuan; lumipat ng anumang bagay upang masira ang monotony
Payagan ang ilang "White Space" para sa Spontaneous Creativity and Engagement
Huwag mag-cram ng napakaraming bagay sa agenda na pinagpunyagi mo upang makumpleto ito. Sa halip, iwan ang ilang kuwarto sa dulo para sa kusang talakayan. Kung ang pulong ay magwawakas maaga, pagkatapos ay hayaan ang lahat ng maaga.
Pinahahalagahan ng mga tao ang natagpuang oras.
Gumamit ng Mga Pulong sa Pangkat upang Makipagtulungan
Sa halip na magbahagi lamang ng impormasyon, subukan ang paglutas ng problema o pakikipagtulungan sa grupo sa pagdating sa isang desisyon. Oo, ito ay mahirap at maaaring maging makalat, ngunit kung saan makuha namin ang pinaka-halaga mula sa mga pulong.
Lumiwanag
Ang pagiging pinuno ng isang pagpupulong ay hindi tungkol sa kapangyarihan ng pag-aaway o pag-abuso ng kapangyarihan. Ang pagputol ng isang tao para sa pagiging huli sa harap ng pangkat ay isang halimbawa ng paggawa nito. Magkaroon ng katatawanan at kapakumbabaan.
Follow-up
Subaybayan ang mga item ng pagkilos at tiyaking ginagawa ng mga tao kung ano ang sinasabi nila na gagawin nila. Nakakatakot na magpakita sa susunod na pagpupulong at alamin ang kalahati ng koponan ay hindi nag-abala sa paggawa ng kanilang ginawa sa huling pagpupulong. Sumunod sa harap ng pulong at hawakan ang mga indibidwal na nananagot para sa kanilang mga pangako.
Maging isang Lider ng Tungkulin ng Modelo
Ang mga pagpupulong ng koponan ay hindi isang oras upang hayaan ang iyong pagbabantay at kick back sa iyong koponan. Ihusta ang iyong sarili at ang iyong koponan sa pinakamataas na pamantayan ng pag-uugali, na nangangahulugang walang mga biro na walang kulay, pagpili sa mga miyembro ng pangkat, pangungutya, at pang-iinsulto, o pagbasag ng iba pang mga kagawaran o pamamahala. Mag-isip tungkol sa uri ng pinuno na nais mong kilalanin, at pagkatapos ay magpakita sa bawat isa at sa bawat pulong na pinuno.
Ang Bottom Line
Ang isang pagkakataon upang matugunan at magtrabaho sa iyong koponan ay isang kakila-kilabot na bagay na basura. Mahalaga na bumuo ka ng disiplina upang magplano at manguna sa mga pulong na pinahahalagahan ng mga tao at itulak ang mga hakbangin.
Na-update ni Art Petty