Ang pinakamahalagang papel na ginagampanan ng isang Charter ng Proyekto ay upang itakda kung ano mismo ang makukuha ng proyekto. Tingnan natin kung ano ang mahalagang dokumentong ito ng proyekto.
Ano ang Nangyayari sa Isang Charter ng Proyekto?
Ang unang bahagi ng isang Project Charter ay isasalin ang pangalan ng proyekto, ang mga pangalan ng sponsor at tagapamahala ng proyekto at ang petsa na inihanda ang dokumento.
Pagkatapos ay nakarating ka sa karne ng dokumento.
Ang mga pangunahing seksyon ng Project Charter ay ang mga sumusunod.
Layunin ng Proyekto: Ipinaliliwanag nito kung bakit nais ang proyekto. Maaari kang sumangguni sa isang kaso ng negosyo o sa kontrata na nagtutulak sa proyektong ito o sa simpleng pagbaybay kung bakit mahalagang gawin ang gawaing ito.
Paglalarawan ng Proyekto: Ipaliwanag sa seksyong ito kung ano ang gagawin ng proyekto. Dapat mong isama ang mga detalye sa mga bagay na itatayo o ang mga serbisyo na ibibigay.
Badyet: Sa puntong ito ay maaaring hindi ka magkaroon ng lahat ng mga detalye tungkol sa mga gawain sa proyekto, kaya hindi ka maaaring maglagay ng buo at detalyadong badyet ng proyekto nang sama - sama. Tandaan ang anumang limitasyon sa badyet o ang unang hanay ng paggasta na mataas ang antas na iyong inaasahan.
Mga Panganib: Lahat ng mga proyekto ay may mga panganib. Ang seksiyong ito ng Project Charter ay bumubuo sa maagang bersyon ng iyong log ng panganib sa proyekto. Dokumento ang anumang mga panganib na alam mo tungkol sa puntong ito upang makita ng koponan ng pamamahala kung ano ang maaaring makaapekto sa proyektong nagpapatuloy.
Mga Natuklasan: Kung alam mo ang mga mahahalagang antas, isama ang mga ito sa Project Charter sa seksyong ito. Maaari mong ilipat ang mga ito sa iyong Gantt chart mamaya kapag dumating ka upang magkasama ang isang mas detalyadong plano. Sa sandaling ikaw ay naghahanap lamang ng mga drop dead dates o anumang bagay na tinukoy sa mga kontrata na iyong ginagawa.
Mga Layunin ng Proyekto: Ito ay isang mahalagang mahalagang bahagi ngunit maaari itong maging mahirap na magkasama. Sinusubukan mong masagot ang tanong: "Paano natin malalaman kung natapos na tayo?" Isulat kung ano ang inaasahan mong ipapadala ang proyekto at kung paano mo malalaman kung mayroon ka doon. Halimbawa, sa isang proyekto na maglunsad ng isang sistema ng pag-record ng oras para sa lahat ng mga kagawaran, ang layunin ay maaaring: "Ang lahat ng mga koponan ay gagamit ng sistema ng orasan sa katapusan ng taon." Magtala din ng tala kung sino ang magiging responsable para sa sumang-ayon na naabot mo ang layuning ito. Naiwasan nito ang anumang mga problema sa dulo ng proyekto kung saan biglang walang sinuman ang handa na mag-sign ang trabaho off bilang kumpleto.
Mga Level ng Authority ng Proyekto ng Tagapamahala: Maliban kung ito ay talagang malinaw at dokumentado sa iba pang lugar, ito ay nagkakahalaga ng kabilang ang isang seksyon sa Charter tungkol sa kung ano ang iyong magagawa nang walang pagkuha ng karagdagang sign off mula sa isang taong mas senior. Ito ay karaniwang nauugnay sa kung anong mga antas ng pagpapahintulot ang naitakda sa badyet at timescales at ipapahayag na ganito: "Ang tagapamahala ng proyekto ay may 10% na tolerance sa badyet at 5% na tolerance sa iskedyul. Ang anumang paglihis sa itaas ng mga aprubadong limitasyon ay dapat na naka-sign off sa pamamagitan ng sponsor ng proyekto. "Maaari mong i-extend ang seksyon na ito upang tukuyin kung ano, kung mayroon man, ang awtoridad ng tagapamahala ng proyekto tungkol sa pagkuha at pagpapaputok ng kawani mula sa koponan ng proyekto .
Pag-apruba sa Project Charter
Ang huling bahagi ng Project Charter ay ang seksyon ng pag-apruba. Ang tagapamahala ng proyekto at ang sponsor ng proyekto (o ang taong nagsimula ng trabaho, kung ang isang mas mahabang tagapamahala ay dapat na itinalaga) ay dapat mag-sign at mag-date ng dokumento. Ngayon, malamang na maging sa pamamagitan ng email upang panatilihin ang isang kopya ng awtorisasyon ng email sa iyong mga file ng proyekto kung sakaling kailangan mong i-refer pabalik dito.