Ang kapangyarihan ng maingat na itinakdang saklaw ng proyekto:
Ang isang maingat na tinukoy na pahayag ng saklaw ay isang kritikal na tagapagbigay ng tagumpay ng proyekto at isang mahalagang bahagi ng pagsasagawa ng epektibong pamamahala ng proyekto. Kabilang sa mga benepisyo ang:
- Pinapahintulutan ng pahayag ang pangkat ng proyekto at ang (mga) kostumer upang matiyak na ibinabahagi nila ang isang pangkaraniwang pagtingin sa mga inaasahang katangian, kalidad at tiyempo ng proyekto.
- Pinahihintulutan ng saklaw ng koponan ng proyekto ang kakayahang malinaw na makilala at makisali sa mga stakeholder: mga indibidwal o pangkat na naapektuhan ng proyekto at makakuha ng kanilang suporta at paglahok.
- Ang saklaw ay nagsisilbi upang tulungan ang mga miyembro ng pangkat na tumuon lamang sa trabaho na kinakailangan upang matugunan ang mga pangangailangan ng kostumer.
- Kung ang mga pagbabago ay iminungkahing na lampas sa mga hangganan ng orihinal na saklaw, ang pahayag ay nagsisilbing isang gabay para sa pagtantya at pagpapanukala ng mga pagbabago. Kung ang mga pagbabago ay tinanggap ng lahat ng mga stakeholder, ang pahayag ng saklaw ay binago.
Paglikha ng Saklaw ng Proyekto:
Ang tagapamahala ng proyekto kasabay ng mga miyembro ng koponan, mga mamimili, ang sponsor ng ehekutibo at mga pangunahing stakeholder ay nagsisikap na maunawaan at ilarawan ang kinakailangang output mula sa inisyatibong proyekto, kadalasang tinutukoy bilang ang maipapadala. Ang paghahatid na ito ay may kasamang isang gastos o katanggap-tanggap na hanay ng gastos na napatunayan sa pagpaplano at pagtantya ng mga aktibidad.
Tinutukoy din nito ang mga pangunahing tampok na kasama pati na ang time-frame para sa pangwakas na paghahatid ng proyekto. Kapag napagkasunduan ng customer, ang project manager, ang koponan ng proyekto at ang sponsor ng ehekutibo, ang anumang mga pagbabago sa pahayag ng sakop na ito ay dapat gawin gamit ang isang maingat na kontrolado at dokumentado na proseso ng pagbabago.
Ang Epekto ng Saklaw ng Proyekto sa Iba:
Sa sandaling sumang-ayon ang pahayag ng saklaw o dokumento, ang mga kasangkot na koponan sa trabaho ay gumagamit ng impormasyon sa pahayag upang tantyahin ang kanilang sariling trabaho, tiyempo, at gastos. Ang mas tumpak at tumpak na pahayag ng saklaw, mas malamang na ang mga koponan ng trabaho ay makagawa ng mga tumpak na pagtatantya at mga kinakailangan sa mapagkukunan.
Sinasabi ng mga pahayag ng saklaw ng proyekto kung ano ang hindi kasama sa inisyatiba:
Ito ay hindi bihira para sa dokumentong nasasakupan ng proyekto upang ilista din ang mga tiyak na mga bagay na hindi bahagi ng saklaw ng proyekto at sa gayon ay hindi kasama mula sa trabaho na maihahatid. Halimbawa, ang isang proyekto na bumuo ng isang bahay ay maaaring magtakda na ang pagkuha ng mga permit sa kapaligiran ay dapat gawin ng may-ari at nasa labas ng saklaw ng proyekto ng kontratista na nagtatayo ng bahay.
Ang Epekto ng isang Masamang Proyekto sa Saklaw na Proyekto:
Ang kakulangan ng kaliwanagan sa paligid ng saklaw ng proyekto ay isang pangkaraniwang pinagmumulan ng stress at kabiguan ng proyekto.
Ang isang hindi malinaw o hindi tinatago na dokumento ng saklaw ay nagbubukas ng maraming mga isyu na bukas sa pagtatalo at hindi alam na mga tawag sa paghatol, na nakakaapekto sa mga tampok, kalidad, oras at gastos ng inisyatiba.
Ang isa pang hamon na may hindi malinaw na pahayag ng saklaw kasama ng mahina na proseso ng pagbabago ay tinatawag na: scope creep. Ang scope creep ay nangyayari kapag ang mga kahilingan ng customer at mga team ng trabaho ay nagdaragdag ng mga karagdagang kakayahan sa paghahatid, lampas sa layunin o mga hangganan ng orihinal na mga plano.
Pagpapalit ng Saklaw:
Habang ang mga pagbabago sa madalas na saklaw ay makapagpapahinto sa pagkumpleto ng proyekto at maaaring magdagdag ng mga makabuluhang gastos, mayroong ilang mga sitwasyon kung saan ito ay kinakailangan at makatwirang upang ayusin ang saklaw. Ang mga Tagapamahala ng Proyekto ay umaasa sa isang "proseso ng pamamahala ng pagbabago" na nagpapakilala sa hiniling na pagbabago, binabago ang lahat ng mga katumbas na oras, gastos at mga pagtatantya ng workload at reassesses ang proyekto para sa mga bagong panganib na binigyan ng pagbabago.
Kadalasan ang tagapamahala ng proyekto at tagapangasiwa ng ehekutibo ang gumawa ng pangwakas na desisyon sa pagbabago ng saklaw kapag ang kalagayan ay ganap na nasuri. Ang mga pagbabago ay dokumentado sa isang desisyon log at pagkatapos ay nakipag-ugnayan sa mas malaking proyekto ng koponan.
Kilala rin Bilang Mga Kinakailangan sa Proyekto, Mga Layunin ng Proyekto
Mga halimbawa: Ang saklaw ng proyekto ay ang paghahatid ng isang pahina na website, na sumusunod sa mga pagtutukoy ng proyekto, sa loob ng 2 linggo.