Sa pamamagitan ng kahulugan, ang mga proyekto ay pansamantalang at natatanging mga pagkukusa, kabaligtaran sa mga regular na operasyon na aktibidad. At habang maraming mga kumpanya ang umaasa sa sinanay, sertipikadong mga tagapamahala ng proyekto upang mamuno sa kanilang mga pagkukusa, ang mga kasanayan sa proyekto ay lalong kinakailangan para sa lahat ng mga propesyonal.
Ang artikulong ito ay nag-aalok ng panimula sa pagpaplano ng isang proyekto para sa anumang propesyonal na interesado sa pagpapatibay ng mga gawi na mahusay na gumagana para sa mga propesyonal na tagapamahala ng proyekto.
Dalhin ang Oras upang Talagang Itakda at Planuhin ang Iyong Proyekto:
Nauunawaan ng mga tagapamahala ng proyekto na ang isang mabigat na bahagi ng kabuuang tagal ng proyekto ay ginugol sa pagpaplano . Marami sa atin ang may tendensiyang magmadali upang simulan ang trabaho, na sa mundo ng mga proyekto ay katulad ng paglaktaw sa pagbabasa ng mga tagubilin sa bagong piraso ng muwebles na iyong binili mula sa isa sa mga "tipunin mo mismo" mga nagtitingi. Ang mga pagkakataon, ang pagsisikap na gawin ang trabaho nang hindi binabasa ang mga tagubilin ay lilikha ng ilang mga malubhang problema sa isang punto sa iyong pagsisikap.
Sa halip na magmadali sa trabaho, mahalagang i-kuko ang ilang mga kritikal na isyu:
- Ano ang eksaktong ginagawa mo? Maging tiyak na posible.
- Kailan dapat itong makumpleto?
- Anong mga mapagkukunan (mga tao, kagamitan, at badyet) mayroon kang access sa, upang makumpleto ang proyekto?
Ang tatlong bagay sa itaas ay ang mga pangunahing bahagi ng pahayag ng saklaw. Ang bawat proyekto manager ay gumagana upang linawin ang saklaw sa maaga ng simula ng trabaho.
Pagsakop sa Inisyatibo ng Partido sa Holiday ng Kumpanya:
Ang isang halimbawa ng pahayag ng saklaw para sa party ng holiday ng kumpanya ay maaaring basahin ang mga sumusunod:
Ang aming layunin ay upang magplano at maghatid ng party holiday ng kumpanya para sa 100 empleyado at ang kanilang mga makabuluhang iba pa bago ang katapusan ng Disyembre, sa isang gastos na hindi hihigit sa $ 10,000. Ang aming pagpaplano at koordinasyon ay binubuo ng 4 na komite ng miyembro na may pangangasiwa ng CEO. Kasama sa party ang isang open bar, plated meal, dessert at entertainment.
Lamang ang pagkuha ng oras sa craft na simple ngunit mahalagang pahayag ay nag-aalok ng malakas na gabay para sa koponan na kasangkot sa proyekto. Ang bawat tao'y nauunawaan ang likas na katangian ng proyekto, ang time-frame, ang mga mapagkukunan at ang badyet.
Hatiin ang Saklaw sa mga Discrete Block of Work:
Ang Mga Tagapamahala ng Proyekto ay lumikha ng isang bagay na tinatawag na isang work breakdown structure upang ilarawan sa malinaw, naaangkop na mga termino, lahat ng gawain ng proyekto na dapat makumpleto ng isang tao sa isang partikular na time frame. Sa iyong sitwasyon, maaaring kasama sa pagkasira ng trabaho ang:
- Kilalanin ang lokasyon.
- Kumpirmahin ang availability ng kuwarto at i-lock ito gamit ang isang deposito.
- Piliin ang mga opsyon sa pagkain.
- Kumpirmahin ang bar at kung ano ang kasama ng bar.
- Kilalanin ang mga pagpipilian sa dessert.
- Lumikha at ipamahagi ang mga imbitasyon sa mga pagpipilian ng pagkain.
- Tapusin ang mga pagpipilian sa pagkain batay sa mga ibinalik na imbitasyon.
- Magpasya sa uri ng aliwan.
- Suriin ang mga pagpipilian para sa entertainment at piliin.
- Kumpirmahin ang dining room set-up.
- Bumili ng mga regalo ng talahanayan para sa mga bisita.
- Coordinate at ihahatid ang kaganapan.
Ang mga tagapamahala ng proyekto ay magkakaroon ng pagbagsak ng gawaing ito ng proyekto nang walang pagsasaalang-alang sa mga mapagkukunan o tiyempo, ngunit higit pa sa format ng brainstorming. Kapag ang lahat ng mga gawain na kinakailangan upang makamit ang saklaw ng proyekto ay nakilala, oras na upang ilagay ito sa pagkakasunud-sunod, magtalaga ng mga responsibilidad at humingi ng oras at gastos estima mula sa iyong mga miyembro ng koponan.
Paglikha ng Project Plan mula sa Work Breakdown:
Matapos makumpleto ang simpleng pagkakasira ng trabaho na nakilala sa nakaraang pahina, dapat mo na ngayong:
- Kumpirmahin na ang lahat ng mga pangunahing bagay upang makamit ang saklaw ng proyekto ay nakilala.
- Kumpirmahin kung sino ang hahawakan kung anong mga item sa trabaho at lumikha ng responsibilidad na matrix na nagbabalangkas sa mga pangunahing gawain sa trabaho ng responsableng partido.
- Hilingin na suriin ng bawat miyembro ng koponan ang kanilang mga gawain, tukuyin ang mga pagtatantya ng oras at gastos, tandaan ang mga deadline, ibuod ang mga pangangailangan ng mapagkukunan at tiyakin na lubusan nilang nasuri ang trabaho na dapat nilang tulungan.
Sa sandaling nakumpleto na ang mga hakbang sa itaas, ang koponan ng proyekto ay dapat magtulungan upang sunud-sunod ang mga kaganapan sa wastong pagkakasunud-sunod, na nagpapansin ng anumang mga kontrahan para sa mga mapagkukunan o mga posibleng hamon sa pag-iiskedyul. Tandaan: ang isang proyekto manager ay makumpleto ang hakbang na ito sa pamamagitan ng pagbuo ng isang diagram ng network , pagkalkula ng kritikal na landas at pagkatapos ay iiskedyul ng mga mapagkukunan, madalas sa tulong ng software ng computer.
Para sa iyong mas maliit na proyekto gamit ang impormal na pamamaraan, ang isang simpleng post-it na tandaan na uri ng diskarte ng paglalagay ng mga item sa pagkakasunud-sunod ay maaaring ang lahat na kinakailangan. Ang prosesong ito ay magbibigay-daan sa iyo upang bumuo ng kumpletong larawan ng mga hakbang na kasangkot at mga deadline para sa pagpaplano at paghahatid ng isang mahusay na partido holiday!
Magsimula ang Trabaho:
Ngayon na nakuha mo na ang oras upang maayos na maabot ang proyekto, tukuyin ang mga pangunahing gawain, pagkakasunod-sunod sa mga gawain at pag-aralan ang mga kinakailangan sa oras at mapagkukunan, handa ka na ilagay ang koponan upang magtrabaho sa kanilang mga responsibilidad na itinalaga. Ang iyong papel bilang ang impormal na tagapamahala ng proyekto ay upang masubaybayan ang trabaho, suportahan ang mga miyembro ng koponan at tulungan na kilalanin at lutasin ang mga hamon habang nagaganap ito. Ang isang mahusay na tagapamahala ng proyekto ay madalas na nakakatugon sa mga miyembro ng koponan upang masuri ang pag-unlad at makilala at mag-navigate sa mga umuusbong na panganib
Ang Bottom Line:
Ang parehong mga diskarte na nakabalangkas sa itaas ay maaaring ilapat sa anumang sitwasyon ng proyekto sa iyong kagawaran o yunit ng negosyo. Gumawa ng isang malinaw na saklaw, kilalanin ang gawain, magtalaga ng mga mapagkukunan, bumuo ng mga pagtatantiya at iskedyul, at pagkatapos ay subaybayan at kontrolin ang trabaho. Ang iyong mga kasanayan ay makikilala at mapahalagahan ng mga propesyonal na tagapamahala ng proyekto sa iyong lugar ng trabaho, at ang iyong mga resulta ay magiging mas mahusay kaysa sa paglukso lamang sa trabaho nang hindi iniisip ito. Pinakamahusay na tagumpay sa iyong susunod na inisyatiba!
-
Na-update ni Art Petty