Kahit na ang kahulugan na ito ay maaaring tila mahirap unawain, ang mga punong pamamahala ng proyekto ay talagang na-root sa karaniwang kahulugan at pagiging praktiko.
Kung nais mong magbigay ng pamamahala ng proyekto sa iyong mga kliyente o ang iyong layunin ay maging isang tagapamahala ng proyekto, isaalang-alang ang mga batayan ng pamamahala ng proyekto na hakbang-hakbang. Bago ka magsimula, tukuyin kung ang serbisyo na iyong sasabihin (o ang pagtatalaga na ginagawa mo) ay isang proyekto.
Pamamahala ng Pangkalahatang Pamamahala sa Pamamahala ng Proyekto
Paano mo magpasya kung may isang bagay o hindi isang proyekto? Upang masira ito, paghiwalayin ang dalawang magkakaibang lugar ng pamamahala sa pagganap (o pangkalahatang) pamamahala at pamamahala ng proyekto.
Ang pagganap o pangkalahatang pamamahala ay ang patuloy na pagpapatakbo ng isang gawain. Ang isang halimbawa ay kung nagmamay-ari ka ng isang kumpanya ng teknolohiya at magkaroon ng isang kliyente na nagbibigay sa iyo ng backup na suporta at patuloy mong pinamamahalaan ang kanilang taunang account sa pamamagitan ng pag-back up ng kanilang mga server at bigyan sila ng lingguhang ulat ng aktibidad. Kung gagawin mo ito sa loob ng limang taon at magkaroon ng isang renewable na kontrata sa client, ang iyong trabaho ay tuloy-tuloy at samakatuwid pangkalahatan o functional.
Kung, gayunpaman, nais ng iyong kliyente na ipatupad ang isang bagong sistema ng pamamahala ng nilalaman at mayroon silang isang taon upang bumuo ng bagong system at hilingin sa iyo na mamuno sa pag-unlad nito, ang iyong kliyente ay nakatuon sa iyo sa isang proyekto.
Katulad nito, kung nagtatrabaho ka sa mga human resources at ang iyong trabaho ay upang pamahalaan ang badyet ng departamento at mangasiwa ng mga junior associate, pagkatapos ay mayroon kang isang functional na trabaho dahil ito ay isang tuluy-tuloy na trabaho na walang natukoy na tapusin.
Sa kabilang banda, kung mayroon kang parehong trabaho sa HR at ang direktor ng iyong departamento ay hihilingin sa iyo na ipatupad ang isang bagong programa sa pagrekrut (at magbibigay sa iyo ng isang deadline at badyet) at ginagawa mo ang project manager, pagkatapos ito ay isang proyekto dahil ito May petsa ng pagsisimula at pagtatapos at ang gawain ay nangyayari isang beses lamang.
Pagtingin sa Iyong Proyekto sa Tatlong Bahagi
Ngayon na naiintindihan mo ang diwa ng kung ano ang bumubuo ng isang proyekto, maaari mong masusing tingnan ang pamamahala ng proyekto. Gamit ang programa ng pagrerekluta bilang isang halimbawa, ngayon na alam mo na may pangangailangan para sa isang proyekto, ang susunod na hakbang ay binabalangkas ang saklaw, oras, at badyet na kinakailangan.
Ang pamamahala ng proyekto ay ang pagpaplano, pag-oorganisa, at pagkontrol sa saklaw, badyet, at oras ng proyektong programa ng pagrerekord. Upang matulungan maisalarawan ang proyekto, gumuhit ng isang simpleng pyramid. Ang bawat linya ng pyramid ay kumakatawan sa isa sa tatlong pangunahing bahagi ng isang proyekto (ibig sabihin, saklaw, oras at badyet). Ang walang laman na espasyo sa gitna ng piramide ay ang kalidad ng naihatid na produkto. Ang pyramid ay isang mahalagang tool na dapat tandaan habang pinaplano mo ang iyong proyekto dahil ang iyong tatlong pangunahing bahagi ay lumalaki o lumiit, ang kalidad ng produkto ay naapektuhan.
Ang Saklaw ng Proyekto
Ang pagtukoy sa saklaw ay madalas na ang pinaka mahirap at kumplikadong bahagi ng pamamahala ng proyekto.
Ang mga detalye ng isang proyekto sa pangkalahatan ay hindi kilala sa simula, kaya tinatantya kung anong mga gawain at mga gawain ang kinakailangan upang maisagawa ang pag-iisip ng proyekto. Ang saklaw ay binubuo ng lahat ng iba't ibang mga gawain at mga gawain na gagawin upang makagawa ng produktong pangwakas na iyong ibibigay. Ang pagtukoy sa saklaw ng proyekto ay makakatulong sa iyo na matukoy ang oras at badyet na kailangan mo upang matapos ang proyekto. Ang isang mahusay na paraan upang simulan ay isulat lamang kung ano sa tingin mo ay kinakailangan upang makumpleto ang gawain. Susunod, kumunsulta sa iba upang makakuha ng komprehensibong pagtingin sa lahat ng mga aktibidad na kasangkot.
Ang Oras ng Proyekto
Sa sandaling naitatag mo ang isang paunang saklaw, maaari kang magsimula na magtalaga ng oras sa bawat aktibidad at gawain, at dagdag pa, upang tingnan ang mga proyekto ng mas malaking larawan. Tanungin ang iyong sarili kung aling mga aktibidad ang mangyayari sa parehong oras at kung saan ay mangyayari nang sunud-sunod.
Gayundin, pansinin kung gaano karaming mga tao ang magrerepaso sa mga aktibidad sa proyekto dahil ito ay makakaapekto sa oras na aabutin upang makumpleto ang isang hakbang. Nakakagulat kung gaano katagal ang isang simpleng gawain kapag kailangan ng tatlong tao na suriin ito. Pagkatapos ng pagkalkula ng oras na aabutin upang makumpleto ang mga pinagsama-samang mga gawain at mga gawain, handa ka nang lumikha ng iskedyul ng proyekto para sundin ang pangkat ng proyekto.
Ang Badyet ng Proyekto
Sa puntong ito, itinatag mo ang (saklaw) at ang haba (oras) ng isang proyekto, Ngayon oras na upang matukoy ang badyet. Karamihan na tulad ng pagkalkula ng dami ng oras para sa isang proyekto, madalas kang kumunsulta sa iba, kabilang ang mga lead ng departamento upang matukoy ang tumpak na badyet. Ang isang badyet ay binubuo ng maraming pagsasaalang-alang kasama ang paggamit ng mga tao at mga materyales na kasangkot sa mga aktibidad na ginawa at kung gaano katagal sila (ibig sabihin, ang mga tao) ay kinakailangan at ang mga materyales na ginamit.
Ang Komunikasyon ay Susi
Kadalasan ay nais ng kliyente (o boss) ang isang proyekto na nakumpleto sa loob ng isang paunang natukoy na oras at badyet nang hindi isinasaalang-alang ang saklaw ng proyekto. Ang problema sa mga ito ay na halos palaging, ang saklaw ng proyekto ay hindi maaaring makatwirang makumpleto na ibinigay ng mga hadlang sa oras at badyet. Dahil dito, ang bahagi ng pamamahala ng proyekto ay pakikipag-ayos sa mga tuntunin ng saklaw ng proyekto sa isang kliyente o boss. Sa buong proseso ng negosasyon, pati na rin ang buong haba ng proyekto, ang mahusay na komunikasyon ay ang nag-iisang pinakamahalagang kasanayan na kakailanganin mo. Ang mas malinaw na makipag-usap sa mga hamon sa kahabaan ng paraan, ang mas masaya ang iyong kliyente o boss ay magiging.