Sa isang lumalagong bilang ng mga sektor, ang mga sekretarya ay nagtataglay ng isang bachelor's degree o kumikita ng mga sertipiko na nakatuon sa espesyalidad tulad ng Pinagkakatiwalaang Kalihim ng Legal o ang Certified Medical Administrative Assistant.
Mga Kinakailangan sa Trabaho para sa Mga Sekretarya / Mga Opisyal na Pangangasiwa
Upang magtrabaho sa isang posisyon sa pangangasiwa , inaasahan mong maging komportable ang paggamit ng teknolohiya sa iba't ibang paraan. Maaaring kailanganin kang bumuo ng mga dokumento, magkasama ang mga presentasyon ng slide, lumikha ng mga spreadsheet, pamahalaan ang mga database at mapanatili ang mga website. Dapat kang maging komportable sa paggamit ng Microsoft Office, email, at sa internet. Para sa isang trabaho sa isang maliit na negosyo, maaaring kailangan mong maging pamilyar sa QuickBooks o iba pang mga programa ng software sa accounting.
Mahalaga ang mga mahusay na pandiwang at nakasulat na mga kasanayan sa komunikasyon. Kapag nagtatrabaho ka sa isang trabaho sa opisina kailangan mong maging nakatuon sa detalye at nagtataglay ng mga kasanayan sa pag-proofread. Dapat kang magkaroon ng matatag na utos ng wikang Ingles kasama ang mga kasanayan sa pagsulat / pag-edit. Ang ilang mga responsibilidad sa trabaho ay maaaring kasangkot sa paglikha ng mga dokumento at / o mga website. Kakailanganin mong maging komportable sa pag-revise o pagbuo ng mga komunikasyon o web content.
Ang papel ng tagapangasiwa ng opisina ay maaaring bahagi ng iyong mga responsibilidad. Upang maging isang matagumpay na tagapamahala, kailangan mong magkaroon ng multitask at maayos na maayos. Bilang isang tagapamahala, madalas kang magplano ng mga kaganapan sa kawani tulad ng mga parangal sa pagdiriwang at mga kaganapan sa pagguhit ng salapi o iskedyul ng mga pulong ng kliyente at ayusin ang mga iskedyul para sa iyong mga katrabaho.
Paano Makahanap ng Trabaho bilang Kalihim / Administrador na Katulong
Bago mo simulan ang iyong paghahanap, magtipon ng mga sanggunian mula sa mga dating employer. Kung wala kang maraming karanasan sa trabaho, maaari kang gumamit ng isang personal na sanggunian .
Ang mga nagpapatrabaho na nagtatrabaho ng isang sekretarya o isang assistant na pang-administrasyon ay naghahanap ng isang indibidwal na maaari silang magtrabaho nang kumportable, na magkakaloob ng mabuti sa ibang kawani at maaaring mapagkakatiwalaan ng kumpidensyal na impormasyon. Maaaring ipakita ng malakas na mga titik ng rekomendasyon ang mga katangiang ito.
Mag-tap sa iyong mga network upang makakuha ng mga lead sa openings ng trabaho. Abutin ang mga kontak sa Facebook at LinkedIn, mga kaibigan sa pamilya, mga kapitbahay at mga dating employer at ipaalam sa kanila na mapapahalagahan mo ang mga pagpapakilala sa sinumang kilala nila na maaaring hiring.
Kung tinutuon mo ang iyong paghahanap sa isang sektor tulad ng batas, gamot, pag-publish, o mas mataas na edukasyon, halimbawa, hilingin sa iyong mga contact na partikular para sa mga referral sa anumang mga propesyonal na kilala nila sa mga lugar na iyon ng trabaho.
Pag-aaplay Sa Tao
Ikaw ay isang kinatawan ng kumpanya na tumatanggap sa iyo at madalas ay nagbibigay ng unang impression sa mga customer o kliyente. Ito ay nangangahulugang isang malinis na larawan at malakas na mga kasanayan sa interpersonal ay mahalaga para sa mga sekretarya at mga tagapangasiwa ng administrasyon na magtataglay.
Kung makakahanap ka ng isang paraan upang mapansin ng mga prospective employer maaari kang magbigay sa iyo ng isang gilid bilang isang kandidato. Gamit ang iyong mga sulat ng rekomendasyon at ipagpatuloy, bisitahin ang mga lokal na organisasyon at negosyo. Narito kung paano mag-apply para sa isang trabaho sa tao .
Kagandahan ang mga bantay-pinto at tanungin kung maaari kang makipag-usap sa alinman sa mga tagapangasiwa o mga tagapamahala tungkol sa mga posisyon ng kawani ng suporta sa organisasyon. Kung ang mga tagapamahala ay hindi magagamit, sabihin sa receptionist ang ilang mahalagang mga katotohanan tungkol sa iyong mga kredensyal at tanungin kung maaari silang maging mabait na sapat upang ibahagi ang iyong resume sa kanilang mga bosses.
Maghanap para sa Trabaho Online
Gumawa ng isang paghahanap sa Google para sa mga bakanteng trabaho na may mga keyword tulad ng assistant ng administrasyon, katulong sa marketing, katulong sa editoryal, kalihim ng medikal, legal na kalihim, at katulong sa opisina upang makabuo ng mga listahan ng trabaho. Maraming mga trabaho sa pangangasiwa ay ipa-advertise sa seksyon ng trabaho sa website para sa iyong lokal na pahayagan o Chamber of Commerce.
Interviewing para sa Mga Administrative Assistant Jobs
Ang iyong personal na imahe at mga kasanayan sa interpersonal ay susuriin ng mga employer kapag nakikipag-usap ka para sa isang bukas na posisyon. Siguraduhin na ikaw ay walang damit at bihis. Batiin ang iyong tagapanayam na may mainit na ngiti at matatag na pagkakamay. Gumawa ng angkop na kontak sa mata sa bawat isa sa iyong mga tagapanayam sa mga sitwasyon ng grupo.
Maging handa para sa pakikipanayam sa pamamagitan ng pagsasaliksik ng negosyo nang maaga. Maging pamilyar sa kung ano ang ginagawa nila sa opisina at kung sino ang kanilang mga kliyente. Gayundin, maghanda na ibenta ang iyong sarili sa pamamagitan ng pag-highlight ng 5 - 7 na mga ari-arian na magbibigay-daan sa iyo upang maging epektibo sa iyong tungkulin bilang sekretarya o administratibong katulong sa samahan. Para sa bawat asset, banggitin mo, maging handa na i-reference ang isang papel, proyekto o trabaho kung saan mo inilapat ang lakas at nakabuo ng ilang mga positibong resulta.
Ang pagsasabi sa mga kuwentong ito kung paano mo napakahusay sa nakaraan, ay maaaring maging isang mahabang paraan sa mga nakakumbinsi na mga tagapag-empleyo na mayroon kang tamang mga bagay upang maging mahusay sa trabaho. Maingat na repasuhin ang advertisement o paglalarawan ng trabaho para sa posisyon at gumawa ng isang listahan ng kanilang mga kagustuhan / mga kinakailangan. Para sa bawat kwalipikasyon, isipin ang isang halimbawa kung paano mo ipinakita ang katangiang iyon o inilapat ang kasanayang iyon.
Maghanda ng mga sagot sa iba pang mga karaniwang tanong para sa mga panayam sa pangangasiwa tulad ng iyong mga kahinaan at mga hamon na iyong natutugunan sa nakaraan. Malamang na tanungin ka ng mga employer tungkol sa mga pakikipag-ugnayan sa mga tagapangasiwa sa nakaraan upang maging handa upang isangguni kung paano ka nagtrabaho nang mabuti sa mga bosses at nakipag-ugnayan sa mahuhusay na personalidad at may mga nakasulat na mga sanggunian na madaling gamiting.
Sundin Up Pagkatapos ng Panayam
Kaagad pagkatapos ng pakikipanayam, gumawa ng isang salamat card o sulat na malinaw na nagpapahiwatig na nais mong magtrabaho sa employer na iyon. Ipahayag kung gaano mo pinahahalagahan ang mga ito sa paglaan ng panahon upang makilala ka at ipaliwanag nang maikli kung paano ka mahusay na angkop para sa posisyon.
Kung nakilala mo ang maraming mga tagapanayam, subukan ang isang bagay na naiiba sa bawat komunikasyon upang ipakita na ikaw ay isang lubos na motivated at nag-isip na indibidwal.