Isang Halimbawang Plano sa Pagpupulong ng Kumpanya upang Makapagsimula ka
Pre-Plan sa Project
Ang iyong unang hakbang ay upang planuhin ang plano.
Magsisimula ka sa pagtalakay sa kaganapan sa mga stakeholder. Kung tapos na ito noong nakaraang taon, ano ang tama? Ano ang nangyari mali? Sino ang namamahala sa proyektong ito at maaari nilang tulungan kang maiwasan ang mga pitfalls sa taong ito? Mula nang italaga ng proyekto ang CEO sa iyo, ano ang gusto niya sa kaganapan? Kailan ang kaganapan? Saan? Ano ang badyet?
Magtipon ng mas maraming impormasyon hangga't makakaya mo. Ito ang balangkas kung saan mo itatayo ang plano ng proyekto.
Buuin ang Koponan
Anong iba pang mga mapagkukunan ang kailangan mo upang gawing tagumpay ang proyektong ito? Mayroon bang mga tao sa ibang mga departamento na makatutulong sa iyo na maging matagumpay ang kaganapang ito? Ano ang kailangan mong gawin upang makakuha ng tulong? Maaari mo lamang tanungin o kailangan mo upang makakuha ng pormal na pag-apruba mula sa kanilang boss? Gaano karaming oras ang kailangan mo mula sa kanila? Anong mga partikular na kasanayan ang kailangan mo upang bigyan ang mga ito? Maaari bang magbigay ng ibang tao ang kasanayang iyon kung ang taong gusto mo ay hindi magagamit?
Dahil ito ay isang pulong sa buong kumpanya, paano makakatulong ang HR?
Kailangan mo ba ng tulong mula sa Departamento ng Mga Pasilidad? Paano ang tungkol sa Marketing Department? Kailangan mo ba ng tulong sa lugar na iyon?
Planuhin ang Agenda
Sa sandaling alam mo kung gaano katagal tumutupad ang pulong, nagsisimula ka upang punan ang mga bloke ng oras. Kailangan mo ba ng isang bukas na tagapagsalita? Sino ito? Magtutuon ka ba ng mga dadalo o bubuwagin mo sila sa mas maliliit na grupo para sa isang bahagi ng programa?
Gaano karaming iba pang mga speaker ang kailangan mo? Sino ang pasusuportahan ang mas maliliit na sesyon kung lumabas ka?
Makakaapekto ba ang kaganapan higit sa isang araw? Paano mo isasara ang Isang Araw? Paano mo bubuksan muli sa Araw ng Dalawang Araw?
Paano ninyo bubuo sa dulo? Kailangan mo ba ng closing speech? Paano mo hahawakan ang logistik ng mga tao na nag-check out sa hotel kung nag-book ka ng isa?
Hanapin ang Space
Alamin kung ilan ang darating. Pagkatapos ay tukuyin kung gaano kalaki ang isang espasyo na kailangan mo. Saan gaganapin ang kaganapan? Mayroon bang silid sa corporate office o kailangan mo ba ng mas malaking espasyo? Gusto ba ng CEO na ang pagpupulong ay gaganapin off-site upang ang mga tao ay maaaring tumutok, o gusto niya / siya gusto ito gaganapin sa opisina upang mabawasan ang gastos?
Aling mga katangian sa iyong lugar ang maaaring magbigay ng puwang na kailangan mo? Ang isang hotel malapit sa airport ay isang mahusay na pagpipilian upang mabawasan ang oras ng paglalakbay para sa mga taong darating mula sa labas ng bayan o dapat kang makahanap ng isang bagay sa labas ng bayan na magiging mas tahimik?
Ano ang ibabayad ng iba't ibang lugar para sa kanilang mga pasilidad? Ano ang kasama nila at ano ang kailangan mong bilhin at dinala? Magtalaga ba sila ng isang indibidwal para sa iyo upang magtrabaho kasama? Ano ang kanilang patakaran tungkol sa materyal at mga tao mula sa labas?
Hilahin Ito
Kung nakakuha ka ng mga sagot sa hindi bababa sa karamihan sa mga tanong na ito, maaari mong simulan ang magkasama ang plano ng proyekto.
Tandaan na ang ipinapakita namin dito ay ang listahan ng mga gawain sa proyekto, ang work breakdown structure (WBS) lamang. Hindi kasama dito ang alinman sa mga dependency sa pagitan ng mga gawain o mga takdang panahon. Ang mga iyon ay idaragdag sa ibang pagkakataon.
Sample Company Meeting Project Plan
Sa Paano Magplano ng isang Proyekto Paggamit ng Pangunahing Mga Tool ng Pamamahala ng Proyekto , tinalakay namin ang pag-iisip sa likod ng pagpaplano ng proyekto at paggamit ng mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto sa panahon ng proseso ng pagpaplano. Narito kung paano maaaring gumana ang isang plano sa proyekto ng breakdown structure (WBS) para sa isang proyekto upang magplano ng pulong ng kumpanya:
1. Pre-Plan Ang Proyekto
- Tukuyin ang badyet
- Talakayin sa CEO upang magtatag ng mga layunin sa proyekto
- Makipag-ugnay sa nakaraang Project Manager (PM) para sa mga tip
- Tukuyin ang listahan ng stakeholder
- Makipag-ugnay sa mga stakeholder para sa input.
- Itaguyod ang ginustong petsa para sa kaganapan
- Tukuyin kung gaano karaming mga speaker / presenter ang kailangan
- Tukuyin kung gaano karaming mga tauhan ng suporta ang kailangan
- Tukuyin kung gaano karaming mga empleyado ang dumalo
- Listahan ng mga posibleng lokasyon para sa kaganapan
2. Buuin ang Koponan ng Proyekto
- Kumuha ng rep mula sa Marketing
- Kumuha ng rep mula sa HR
- Tingnan kung ang Pagbili ay magtatalaga ng isang tao upang tumulong
- Hilingin sa Susan na hawakan ang lahat ng mga detalye ng mga speaker
- Kumuha ng rep mula sa mga Pasilidad
- Mag-iskedyul ng iskedyul ng proyekto ng kick-off meeting
3. Paunlarin ang Agenda
3a Araw ng Plano
- Itakda ang oras ng pagsisimula
- Magtakda ng oras, mag-ayos ng lugar at kawani para sa pagpaparehistro
- Itakda ang haba ng session ng umaga
- Itakda ang haba ng speeches
- Kalkulahin ang bilang ng mga speaker na kinakailangan para sa sesyon ng umaga
- Mga recruit speaker
- Planuhin ang break ng kalagitnaan ng umaga (oras at haba)
- Ayusin ang pag-refresh ng conference room sa panahon ng pahinga (tubig, basura, atbp.)
- Planuhin ang tanghalian break (oras, haba, lokasyon, menu, na nagbabayad)
- Magplano ng hapon session (haba, bilang ng mga nagsasalita)
- Kumuha ng mga nagsasalita ng hapon
- Plano Day One pagsasara (oras, sino, haba)
3b Araw ng Plano ng Dalawang
- Itakda ang oras ng pagsisimula
- Itakda ang haba ng session ng umaga
- Kalkulahin ang bilang ng mga speaker na kinakailangan para sa sesyon ng umaga
- Mga recruit speaker
- Planuhin ang break ng kalagitnaan ng umaga (oras at haba)
- Ayusin ang pag-refresh ng conference room sa panahon ng pahinga (tubig, basura, atbp.)
- Planuhin ang tanghalian break (oras, haba, lokasyon, menu, na nagbabayad)
- Magplano ng hapon session (haba, bilang ng mga nagsasalita)
- Kumuha ng mga nagsasalita ng hapon
- Plan Closing Speech (oras, sino, haba)
- Ayusin ang pag-check-out sa hotel
4. Planuhin ang Space
- Tukuyin ang bilang ng mga dadalo
- Magplano ng seating arrangement (mga hanay kumpara sa mga talahanayan)
- Kalkulahin ang puwang na kinakailangan
- Pagsisiyasat ng mga lugar na magagamit sa halagang iyon ng espasyo (kasama ang mga gastos, lokasyon, mga serbisyo)
- Bilang ng mga nagsasalita bawat araw at kabuuan
- Tukuyin ang numero at uri ng mga tauhan ng suporta na kinakailangan
- Alamin kung gaano karaming mga dadalo / nagsasalita / kawani ang kailangan ng mga silid
- Makipag-ayos ng mga gastos at petsa na may magagamit na mga lokasyon
- Mag-sign kontrata gamit ang napiling lokasyon
5. I-publicize ang Kaganapan
- I-finalize ang lahat ng mga detalye sa lokasyon ng kaganapan
- Tiyaking aabisuhan ang mga dadalo
- Abisuhan ang lahat ng mga nagsasalita ng paksa at oras / araw ng pagtatanghal
- Abisuhan ang lahat ng kawani ng suporta ng mga tungkulin at shift
- Kumuha ng mga RSVP mula sa mga dadalo
- Ipaalam ang mga kapalit na kapalit kung kinakailangan
6. Sundin Up
- Kumuha ng mga speech speech mula sa lahat ng mga speaker
- Suriin ang mga huling pagsasalita
- Kumuha ng mga tag ng pangalan para sa lahat ng mga dadalo, nagsasalita, kawani
- Bumili ng anumang mga materyales at mga regalo para sa mga dadalo
- Kumpirmahin muli sa lokasyon ng kaganapan
7. Repasuhin at Rate
- Magpadala ng kasiyahan survey sa lahat ng mga dadalo
- Magpadala ng pagsusuri sa pagsusuri sa lahat ng mga nagsasalita
- Magpadala ng salamat sa lahat ng nagsasalita at kawani
- Magkaroon ng close-out meeting sa team ng proyekto
Karagdagang Pagpaplano
Ang work plan na breakdown structure (WBS) sa itaas ay nagpapakita ng sample para sa pagpaplano ng isang pulong ng kumpanya. Ito ay isang balangkas lamang. Ang proyekto ng koponan ay kailangan pa rin upang gumana sa mga item na ito at palawakin sa marami sa kanila. Bilang karagdagan, kailangan nilang magtrabaho sa oras na kailangan para sa bawat gawain, ang kamag-anak na kahalagahan ng mga gawain at ang mga inter-relasyon / mga dependency sa pagitan ng mga gawain.