Paano makahanap ng mga mahahalagang talaan nang mabilis at madali
Ang tanging oras na tila sa tingin mo tungkol sa iyong mahalagang mga dokumento ay kapag kailangan mo ang mga ito. At, kadalasan, hindi mo mahanap ang mga ito kapag kailangan mo ang mga ito dahil wala kang isang organisado at sentralisadong sistema para sa pagtataguyod ng iyong mga mahahalagang dokumento at / o sa huling pagkakataon na kailangan mo ang mga ito, ibalik mo lang ito sa dagat ng mga papeles sa iyong tanggapan sa bahay sa halip na ilagay ito pabalik kung saan ito nabibilang.
Pamilyar ka?
Sa lahat ng iyong mahahalagang papel ay kumakalat sa buong bahay, nag-aaksaya ka ng maraming oras at enerhiya na naghahanap para sa kanila. Ikaw ay nasa peligro na mawawala ang ilan sa kanila. Ngunit may ilang mga simpleng hakbang, maaari mong isaayos ang iyong mga mahalagang papel sa loob ng isang oras ngayong linggo!
Kakailanganin mo ang isang maliit na dalawang kahon ng pag-file ng kabinet o isang portable na nakabitin na kahon ng file, multi-colored hanging file (6 na magkakaibang kulay), manila ng mga folder ng top-tab na third-cut at isang fireproof na ligtas (opsyonal). O maaari kang bumili ng isang malaking tabi at pagsingit ng tab. Sa sandaling nakuha mo ang mga kalakal narito ang anim na hakbang na susundin mo upang ayusin ang iyong mga papeles.
Hakbang One: Ipunin ang lahat ng iyong mga dokumento
Bago mo maisaayos ang lahat ng iyong mahahalagang dokumento, dapat mong hanapin ang mga ito. Minsan ito ay mas madali kaysa sa sinabi.
Suriin ang iyong tanggapan sa bahay tulad ng sa mga drawer at ang mga papel na nakasalansan sa iyong desk o table. Suriin ang mga tambak na papel na cluttering iyong kitchen countertops pati na rin ang kusina drawers at basket.
Hanapin sa iyong silid-tulugan na silid-tulugan at nightstand (maaari mong iwan ang mga ito doon sa umaga nagmamadali at nakalimutan ang tungkol sa mga ito). Huling, ngunit hindi bababa sa, suriin ang iyong pitaka o portpolyo para sa mga mahahalagang dokumento na sinasadya mo pa ring nagdadala sa paligid (opps).
Ikalawang Hakbang: I-kategorya ang iyong mga dokumento
Ang pinakamahahalagang dokumento ay nabibilang sa isa sa mga sumusunod na anim na kategorya.
Pagsunud-sunurin ang lahat ng iyong natipon na mga dokumento tulad ng sumusunod:
- Mga tala ng tahanan at ari-arian - mortgage, gawa ng ari-arian, mga proyektong pagpapabuti sa tahanan at mga resibo, mga manwal ng appliance at mga garantiya, impormasyon sa buwis sa ari-arian, mga patakaran sa seguro sa tahanan at mga manwal
- Mga tala ng awto - mga pamagat, talaan ng pagpapanatili, mga patakaran at impormasyon ng seguro, impormasyon ng pautang at mga talaan ng pagbabayad
- Mga rekord ng kalusugan - mga patakaran sa seguro, mga manual ng benepisyo sa segurong pangkalusugan, paliwanag ng mga medikal na benepisyo, mga bill ng doktor, mga listahan ng reseta, impormasyon sa paggastos na nababaluktot, mga resibo sa medikal, mga direktibong medikal, mga patakaran sa seguro sa buhay
- Mga tala sa pananalapi - mga pahayag sa bangko, mga tax return, mga talaan sa pagbawas ng buwis, mga talaan ng pamumuhunan, mga talaan ng utang, mga pahayag ng credit card
- Mga talaan ng elektroniko - mga kontrata ng cell phone at mga manwal; mga resibo ng benta at garantiya para sa mga computer, laptop, at iPad; cable at Internet plan at bill; resibo ng resibo ng wireless router at manu-manong
- Ang mga personal na tala - mga sertipiko ng kapanganakan, sertipiko ng kasal, sertipiko ng diborsiyo, mga papeles sa pag-iingat, impormasyon sa seguridad sa panlipunan, mga talaan ng pagbabakuna, pasaporte, talaan ng serbisyo sa militar, mga rekord sa pagbibinyag at kumpirmasyon, kalooban, plano ng libing at impormasyon ng libing ng site. Kung mayroon kang mga alagang hayop, maaari mo ring isama ang kanilang mahahalagang dokumento tulad ng beterinaryo at impormasyon sa bakuna sa kategoryang ito.
Hakbang Tatlong: Hanapin ang iyong mahahalagang dokumento
Karamihan sa iyong mga mahahalagang dokumento ay maaaring maimbak sa isang regular na file ng kabinet o portable hanging box file. Gayunman, may ilan na dapat na naka-imbak sa isang hindi ligtas na pag-iimbak o offsite na opsyon tulad ng isang safety deposit box.
Ang mga mahahalagang dokumento ay mga dokumento na napakahirap o napakalaki ng oras upang palitan. Maaari silang maglaman ng sensitibong personal na impormasyon na maaaring makompromiso sa kaganapan ng break-in o pagnanakaw. Sa pangyayari, ang iyong bahay ay nawasak sa pamamagitan ng apoy o baha na gusto mong mahawakan ang mga mahahalagang dokumento na ito.
Para sa karamihan ng mga tao, ang mga sumusunod na dokumento ay itinuturing na mahalaga: impormasyon sa seguridad ng panlipunan, mga sertipiko ng kapanganakan, mga patakaran ng seguro kasama ang impormasyon ng contact ng iyong ahente, mga kalooban, mga gawa ng ari-arian, mga pamagat ng kotse, iyong pasaporte at anumang kontrata o kasunduan na nangangailangan ng iyong orihinal na pirma.
Gumawa ng isang master list ng lahat ng mahahalagang dokumento na inilalagay mo sa iyong fireproof na ligtas o sa isang offsite na imbakan na opsyon.
Apat na Hakbang: I-duplicate ang iyong wallet
Karamihan sa atin ay nagdadala ng mga kritikal na impormasyon sa ating mga wallet bawat araw. Alam mo ba ang lahat ng bagay na nasa iyong pitaka? Ano ang gagawin mo kung nawala o ninakaw ang iyong pitaka?
Gumawa ng mga kopya ng iyong lisensya sa pagmamaneho, donor card, health insurance card (s), mga card ng pagiging miyembro tulad ng gym loyalty card ng grocery store, mga warehouse club, at, pinaka-mahalaga, lahat ng credit at debit card (kopyahin harap at likod). Panatilihin ang mga kopya sa iyong iba pang mga mahahalagang dokumento sa papel:
Limang Hakbang: Gumawa ng isang simpleng sistema ng pag-file
Ang mas simple ang sistema ng pag-file, mas malamang na iyong gamitin ito sa isang pare-parehong batayan. Dalhin ang bawat kategorya ng mahahalagang dokumento at italaga ito ng isang nakabitin na kulay ng file:
- Mga Rekord ng Tahanan at Ari-arian
- Auto Records
- Mga Rekord sa Kalusugan
- Mga Rekord sa Pananalapi
- Records ng Electronics
- Personal na Mga Rekord
Idagdag ang angkop na bilang ng nakabitin na mga file sa iyong sistema ng pag-file para sa bilang ng mga dokumento na mayroon ka sa bawat kategorya.
Gamitin ang manila folder at lumikha ng isang folder para sa bawat indibidwal na dokumento sa loob ng bawat kategorya. Ilagay ang mga folder sa naaangkop na kulay na nakabitin na seksyon ng file.
Kung bumili ka ng isang malaking tatlong singsing na panali at pagsingit ng tab, lagyan ng label ang mga tab na may mga pangalan ng rekord sa itaas, ang butas ng papel ay sumuntok sa lahat ng mga dokumento at ayusin ang mga ito. Kung ang papeles ay hindi dapat maging papel hole punched, papel hole punch isang folder at ilagay ang mga dokumento sa folder.
Ngayon, kung ang papeles ay hindi lamang ang iyong bagay na ito ay maaaring maging isang freeing moment para sa iyo. Maaari mong i-scan ang lahat ng mga dokumentong ito, i-save ang mga ito sa isang hard drive, at pagkatapos ay gupitin ang lahat ng ito. Ngunit gamitin ang iyong sariling pagpapasya bilang ilang mga papeles ay mas mahusay na kaliwa nai-save. Gamitin ang iyong pinakamahusay na paghatol.
Patuloy na Pagpapanatili
Ngayon na ang iyong mga mahahalagang papeles ay inayos, itago ang mga ito. Bawat buwan kapag binayaran mo ang iyong mga bill, mag-file ng anumang mga bagong dokumento sa angkop na seksyon ng iyong sistema ng pag-file. Kasabay nito, hanapin ang anumang mga dokumento na tinanggal mo mula sa sistema sa buwan na maaaring lumabas sa sistema ng paghaharap. I-re-file ang mga ito. Hindi bababa sa dalawang beses sa isang taon, suriin ang mga dokumento sa iyong sistema ng pag-file upang makita kung ang anumang maaaring mapalinis. Ang isang maayos na iskedyul na susundan ay sa unang ng taon at sa katapusan ng bawat taon ng paaralan.
Sa isang maliit na pagsisikap, maaari kang umani ng mga pangmatagalang benepisyo sa pamamagitan ng pag-oorganisa ng iyong mga mahahalagang dokumento sa papel.
Ini-edit ni Elizabeth McGrory.