Ang isang plano sa proyekto ay ang paghantong ng masusing pagpaplano ng isang tagapamahala ng proyekto . Ito ang master document na gagabay sa kung paano tatakbo ang proyekto . Ayon sa Project Management Institute , ito ay "isang pormal, naaprubahan na dokumento na ginagamit upang gabayan ang pagpapatupad ng proyekto at pagkontrol ng proyekto." Ito ay ang plano ng mga plano dahil sa dokumentado sa loob nito ay ang intensyon ng proyekto ng manager para sa bawat pangunahing aspeto ng proyekto .
Ang nakabalangkas sa ibaba ay ang mga kritikal na sangkap na matatagpuan sa maraming mga plano sa proyekto. Ang mga organisasyon ay may mga proseso at protocol para sa kung ano ang kailangang nasa isang plano ng proyekto at higit pa sa pangkalahatan kung paano tumakbo ang mga proyekto, kaya hindi lahat ng mga plano sa pamamahala ng proyekto ay magkakaroon ng mga elementong ito. Gayunpaman, ang mga tagapamahala ng proyekto ay dapat isaalang-alang ang lahat ng mga ito sa yugto ng pagpaplano upang maiwasan ang pagkalito at sapilitang improvisasyon sa panahon ng phase ng pagpapatupad ng proyekto.
01 Mga Layunin ng Proyekto
02 Saklaw ng Proyekto
Tulad ng mga layunin ng proyekto, ang saklaw ay tinukoy sa charter; gayunman, ang isang proyektong tagapamahala ay dapat na higit pang pinuhin ang saklaw sa plano ng proyekto. Isa sa mga pinakamahusay na paraan upang tukuyin kung ano ang saklaw para sa isang proyekto ay upang tukuyin kung ano ang wala sa saklaw. Halimbawa, ang isang proyektong i-automate ang isang manu-manong proseso ay nangangailangan ng kahulugan ng saklaw kung saan nagsisimula at natapos ang prosesong iyon upang maayos na ibukod ang mga gawain na nasa labas ng saklaw ng proyekto. Tinutulungan ng impormasyong ito ang isang project manager na tukuyin kung ano ang nasa saklaw.
03 Milestones at Major Deliverables
Ang mga pangunahing tagumpay para sa isang proyekto ay tinatawag na milestones. Ang mga pangunahing produkto ng trabaho ay tinatawag na mga pangunahing paghahatid. Kinakatawan nila ang malaking bahagi ng trabaho sa isang proyekto. Ang isang plano ng proyekto ay dapat kilalanin ang mga item na ito, tukuyin ang mga ito at itakda ang mga deadline para sa kanilang pagkumpleto.
Sabihin sa isang organisasyon na magsagawa ng isang proyekto upang bumuo ng bagong software. Ang gayong isang proyekto ay may parehong milestones at naghahatid. Ang mga pangunahing paghahatid ay maaaring ang pangwakas na listahan ng mga kinakailangan sa negosyo at ang listahan ng mga kinakailangan sa pagganap na nagpapatupad ng mga kinakailangan sa negosyo. Kasunod ng mga ito, ang proyekto ay maaaring magkaroon ng milestones ng dulo ng disenyo ng negosyo, ang pagtatapos ng pagsusulit ng sistema, ang pagtatapos ng pagsubok sa pagtanggap ng gumagamit at ang petsa ng paglabas ng software. Ang mga milestones na ito ay may mga produkto ng trabaho na nauugnay sa kanila, ngunit higit pa ang mga ito tungkol sa mga proseso kaysa sa mga produkto mismo.
Ang milyahe at mga pangunahing paghahatid ng deadline ay hindi kailangang eksaktong petsa, ngunit mas tumpak ang mga petsang iyon, mas mabuti. Ang isang bagay na may deadline ng Oktubre ay maaaring makamit anumang araw sa Oktubre mula ika-1 hanggang ika-31, ngunit ang isang deadline ng Oktubre 15 ay dapat matugunan sa o bago Oktubre 15. Tumpak na mga petsa ay tumutulong sa tagapamahala ng proyekto na gumawa ng isang tumpak na pagkakasira ng istraktura ng trabaho.
04 Work Breakdown Structure
Ang isang work breakdown structure, o WBS, deconstructs ang milestones at pangunahing paghahatid sa isang proyekto sa mas maliit na chunks upang ang isang tao ay maaaring italaga ng responsibilidad para sa bawat tipak. Sa pagbuo ng work breakdown structure, isinasaalang-alang ng manager ng proyekto ang maraming mga kadahilanan tulad ng mga lakas at kahinaan ng mga miyembro ng koponan ng proyekto, ang mga pakikipag-ugnayan sa mga gawain, magagamit na mga mapagkukunan at ang kabuuang deadline ng proyekto.
Ang tagapamahala ng proyekto ay ganap na responsable para sa tagumpay ng proyekto, ngunit hindi niya magagawa ang trabaho nang nag-iisa. Ang WBS ay isang tool na ginamit ng tagapamahala ng proyekto upang matiyak ang pananagutan sa proyekto dahil sinasabi nito ang sponsor ng proyekto, mga miyembro ng koponan ng proyekto at mga stakeholder na responsable para sa kung ano. Kung ang proyekto manager ay nag-aalala tungkol sa isang gawain, ang manager ng proyekto alam eksakto kung sino upang matugunan ang tungkol sa pag-aalala na iyon.
05 Badyet
Ang badyet ng isang proyekto ay nagpapakita kung gaano karaming pera ang inilalaan upang magawa ang proyekto. Ang tagapamahala ng proyekto ay may pananagutan sa pag-dispersing ng mga mapagkukunang ito nang naaangkop. Para sa isang proyekto na may mga vendor, ang tagapamahala ng proyekto ay nagsisiguro na ang mga paghahatid ay nakumpleto ayon sa mga term sa kontrata, na nagbigay ng partikular na pansin sa kalidad. Ang ilang mga badyet ng proyekto ay naka-link sa plano ng human resources.
06 Human Resources Plan
Ipinapakita ng planong mapagkukunan ng tao kung paano gagana ang proyekto. Ito ay paminsan-minsan na kilala bilang plano ng kawani. Tinutukoy ng planong ito kung sino ang magiging sa koponan ng proyekto at kung gaano karami ng isang pangako sa bawat tao ang inaasahang gagawin. Sa pagbubuo ng planong ito, ang tagapamahala ng proyekto ay makipag-ayos sa mga miyembro ng koponan at sa kanilang mga superbisor kung gaano karaming oras ang maaaring italaga ng bawat miyembro ng koponan sa proyekto. Kung kailangan ng mga kawani upang kumonsulta sa proyekto ngunit hindi bahagi ng koponan ng proyekto, na dokumentado rin sa plano ng kawani. Muli, kinunsulta ang mga angkop na superbisor.
07 Plan sa Pamamahala ng Panganib
Maraming mga bagay na maaaring magkamali sa isang proyekto. Habang ang lahat ng posibleng kalamidad o menor de edad ay hindi inaasahan, marami ang maaaring hinulaan. Sa plano sa pamamahala ng peligro, tinukoy ng tagapamahala ng proyekto ang mga panganib sa proyekto, posibilidad na mangyari ang mga panganib na iyon at mga estratehiya upang mapigilan ang mga panganib na iyon. Hinahanap ng proyekto manager ang input mula sa sponsor ng proyekto, koponan ng proyekto, mga stakeholder at mga panloob na eksperto.
Ang mga estratehiya sa pagbawas ay inilalagay sa lugar para sa mga panganib na maaaring mangyari o may mataas na mga gastos na nauugnay sa kanila. Ang mga panganib na hindi maaaring mangyari at ang mga may mababang gastos ay nakasaad sa plano; gayunpaman, maaaring hindi sila magkaroon ng mga estratehiya sa pagpapagaan.
08 Komunikasyon Plan
Binabalangkas ng plano sa komunikasyon kung paano ipapakikilala ang isang proyekto sa iba't ibang mga madla. Tulad ng istraktura ng breakdown ng trabaho, isang plano sa komunikasyon ang nagtatalaga ng responsibilidad para sa pagkumpleto ng bawat bahagi sa isang miyembro ng koponan ng proyekto.
May mensahe ang bawat mensahe. Sinisiguro ng mga tagapamahala ng proyekto na ang bawat mensahe ay pinasadya sa partikular na madla nito. Ang isang plano sa komunikasyon ay tumutulong sa mga tagapamahala ng proyekto na matiyak na ang tamang impormasyon ay makakakuha sa tamang tao sa tamang panahon.
09 Planong Pamamahala ng Stakeholder
Kinikilala ng isang plano sa pamamahala ng stakeholder kung paano gagamitin ang mga stakeholder sa proyekto. Kung minsan, kailangan ng mga stakeholder na makatanggap ng impormasyon. Maaaring alagaan ang plano sa komunikasyon. Kung higit pa ang kinakailangan mula sa mga stakeholder, binabalangkas ng isang plano sa pamamahala ng stakeholder kung paano ito makuha.
10 Baguhin ang Pamamahala ng Plano
Ang isang plano sa pamamahala ng pagbabago ay naglalagay ng balangkas para sa paggawa ng mga pagbabago sa proyekto. Malamang na naisin ng mga tagapamahala ng proyekto na maiwasan ang mga pagbabago sa proyekto; gayunpaman, ang mga pagbabago ay kung minsan ay hindi maiiwasan. Ang plano sa pamamahala ng pagbabago ay nagbibigay ng mga protocol at mga proseso para sa paggawa ng mga pagbabago. Mahalaga para sa pananagutan at transparency na ang mga sponsor ng proyekto, mga tagapamahala ng proyekto, at mga miyembro ng koponan ng proyekto ay sumusunod sa plano ng pamamahala ng pagbabago.