Ang input ng data sa mga timesheets na ito, kadalasan ng kawani sa creative department , ay nag-log ng mga oras na ginugol sa bawat bahagi ng proyekto.
Hindi lamang iyon ang ibig sabihin ng paglikha ng kampanya, kundi ang unang pagtatagubilin , pagtatanghal ng kliyente, at kahit na ang oras na ginugol sa shoots at production studios. Sa pamamagitan lamang ng pagkuha ng isang malinaw na larawan ng paraan na ginugol na ang oras ay maaaring epektibong pangasiwaan ng isang ahensiya ang workload, ang pag-aayos ng billing ng client, at ang paraan ng oras ay inilalaan sa pagitan ng mga koponan.
Ang Timesheet sa isang maikling salita
Sa mga unang araw ng advertising, tulad ng maraming mga gawain ng panahon na iyon, ang oras ay naitala nang manu-mano sa papel na may mga panulat at mga lapis (at maraming pagpapasiklab). Sa mga araw na ito, ang oras ay pumasok sa computer o isang tablet gamit ang isang sopistikadong piraso ng software na maaaring pull mga ulat ng lahat ng varieties. Karamihan sa mga tindahan ay may isang katulad na template na kasama ang:
- Ang numero ng trabaho
- Ang kliyente
- Ang gawain sa kamay
- Anuman at lahat ng nakatalagang kawani
- Ang petsa at bilang ng mga oras ay nagtrabaho
- Ang presyo kada oras
- Overtime
Kapag nagsisimula ng isang proyekto para sa isang kliyente, ang tagapamahala ng account o tagapamahala ng trapiko ay magbubukas ng numero ng trabaho at magsimulang subaybayan ang mga oras.
Karaniwang tumutugma ang mga ito sa panukala o bid na ibinigay sa kliyente, at babasahin sa mga oras na ginugol lalo na sa: pananaliksik, pagpaplano at diskarte, creative development, produksyon at pangangasiwa ng proyekto.
Kung ang lahat ay napupunta sa plano, ang aktwal na oras na ginugol sa proyekto ay magkakaugnay sa mabuti sa pagtatantya, ngunit kadalasan ay hindi ito ang kaso.
Ang pag-unlad ng creative ay madalas na kumakain nang mas maraming oras kaysa sa anumang iba pang bahagi ng proseso, dahil sa isang pagbabago sa direksyon, puna ng kliyente, o kawalan ng kakayahan upang i-crack ang maikling. Ito ay maaaring maging isang punto ng pagtatalo sa client dahil hindi nila nais na gumagasta ng maraming dagdag na pera sa malikhaing oras dahil ang creative department ay nagkakaproblema sa pagtukoy ng isang solusyon.
Gayunpaman, ang time sheet ay dapat na puno ng tama upang masubaybayan ang oras na iyon at ipakita sa client kung paano ang pera ay ginugol, at kung paano ang ahensiya ang pinatatakbo. Ito ay isang mahusay na paraan upang makita kung ang ilang mga proyekto ay masyadong labis-labis sa paggawa ng isang tubo, o kung ang iba ay kaya kapaki-pakinabang bilang merit investment sa client para sa karagdagang trabaho. At sa maikling sabi, iyon ang papel ng orasan.
Ang Mga Pros ng Timesheets
Narito kung bakit ang timesheets ay ang buhay ng anumang ahensiya:
- Pera - Ipinapakita ng Timesheets ang isang ahensiya (kahit sa bahay) kung ilang oras ang naitala para sa bawat bahagi ng bawat kampanya. Ito ay madali upang makita kung ang tagapayo ng kliyente ay katumbas ng halaga, o kung oras na upang ilagay ang kliyente sa isang proyektong batay sa proyekto. Sa isang ahensiya sa bahay, ang oras na iyon ay hindi maaaring direktang humantong sa billings, ngunit ito ay nagpapakita ng pamamahala kung paano epektibo ang paggamit ng oras ng creative department. Kung ito ay natuklasan na sila ay gumagasta ng 90% ng kanilang oras sa isang aspeto lamang ng negosyo, na maaaring lumikha ng ilang pulang mga flag.
- Transparency - Kung ang mga timeheets ay tapos na nang tama, madaling makita kung saan ang mga bagay ay gumagana nang maayos, at kung saan ang mga bottleneck o mga hindi epektibo ay gumagapang. Bakit ang isang copywriter na paggastos kalahati ng oras sa isang kliyente kaysa sa iba pa? At kung kailangan ng higit pang mga creative, makikita ng isang mabilis na pagtingin sa time sheet kung ang departamento ay sobra ang trabaho.
- Pangako at pananagutan - Karamihan sa mga kliyente ay umaasa sa isang tiyak na halaga ng oras na gugugol sa isang proyekto. Kung hindi sila naniniwala na ang tamang dami ng pagsisikap ay inilagay sa isang trabaho, ang mga timesheets ay maaaring magbigay ng data upang sabihin kung hindi man. Ito rin ay isang paraan upang ipakita ang ilang mga kliyente kung gaano karaming halaga ang nakukuha nila mula sa ahensya.
- Pagsusuri - Ang nakaraang pagganap ay madalas na isang magandang tagapagpahiwatig ng hinaharap. Kung ang isang kliyente ay nagsusuot ng buhay sa labas ng ahensiya at ginagawa itong impiyerno sa lahat, ang data mula sa timesheets ay maaaring magpapakita kung ito ay nagkakahalaga ng pagpapanatili ng kliyente sa paligid, o kung oras na upang ipaalam sa kanila pumunta. Sa kabilang panig ng equation, maaari itong magpakita ng isang ahensya ng kakayahang kumita ng ilang mga kliyente, na nangangailangan ng minimal na gawaing paggawa at pagsisikap, ngunit isang pinakamataas na kita sa puhunan.
Ang Kahinaan ng Timesheets
Sa lahat ng mga plus points, ano ang problema? Buweno, may isang dahilan na ang mga timeheets ay sadyang kinamuhian ng halos lahat maliban sa bilang ng mga cruncher ng ahensiya:
- Oras - Maraming tao sa mga ahensya, lalo na sa mga kagawaran ng creative, ay hindi nais na ialay ang anuman sa kanilang oras sa pangangasiwa. Bilang isang malikhain, maaari itong maging masama upang lumayo mula sa isang mahusay na creative brainstorm upang punan ang mga oras. Maraming mga tagapamahala ng account ang may parehong mga problema. Ito ay tumbalik, ngunit ang oras para sa timesheets ay bihirang ilalaan.
- Mga Mali - Ito ay direkta patungo sa unang punto. Maraming mga creative ang mag-iiwan ng timesheets hanggang sa huling minuto bago ang katapusan ng buwan na ulat sa pagsingil. At iyon ay nangangahulugan na ang katumpakan ng isang timeheet napupunta mula sa medyo magandang sa kakila-kilabot. Mahirap matandaan kung gaano karaming mga minuto ang iyong ginugol sa isang trabaho dalawang linggo nakaraan, kaya madalas na isang piraso ng panghuhula. Kung ang mga timesheets ay nahulaan, ito ay ginagawang halos walang silbi.
- Mahina Focus - Oras ay hindi isang mahusay na tagapagpahiwatig ng mahusay na advertising. Ang isang tindahan ay maaaring gumastos ng 40 oras at hindi makagawa ng kahit anong tala, ang iba ay maaaring gumana 10 at gumawa ng isang obra maestra. Hindi itinatala ng Timesheets ang kalidad ng pag-iisip, lamang ang oras na ginugol sa paggawa nito.
Ang Kinabukasan ng Timesheets
Ang mga Timesheets ay naririto upang manatili, at dapat itong gawin nang manu-mano. Hindi gumagana ang awtomatikong pagsubaybay sa oras, dahil nangangailangan ito ng manu-manong pagsisimula at paghinto. Kung nakalimutan mong simulan ang orasan, nawalan ka ng oras. Kalimutan na itigil ito at ang ilang mga mahihirap na kliyente ay sinisingil para sa mga oras ng trabaho na ginugol sa isa pang proyekto. Na, sa gayon, ay maaaring humantong sa mga problema (at kahit lawsuits) sa overbilling, at ang pagkawala ng isang mahalagang client.
Ang tanging paraan upang masiguro ang mahusay na pagsubaybay sa oras ay upang igiit ang lahat ng tao sa mga update ng ahensya na timesheets ng hindi bababa sa dalawang beses sa isang araw, isang beses bago tanghalian at pagkatapos ay muli bago umuwi. Kung tapos na ito, ang mga timeheets ay magiging tumpak at makatutulong. At kung hindi ito ginagawa, ang mga ahensya ay dapat na maging malikhain sa pagganyak. Maghanap ng isang paraan upang insentibo ang proseso ng pagsubaybay sa oras.
Bigyan ang mga empleyado na nagtatago ng masinsinang rekord ng kanilang oras ng isang lingguhang bonus, o ilang oras mula sa Biyernes. Maaaring mukhang tulad ng isang pag-aaksaya ng oras at pera, ngunit ang mga wastong timesheets ay maaaring maging mas mahalaga sa ahensiya kaysa sa ilang daang bucks dito o doon sa bawat linggo.