Paano sinusuportahan ng mga proyektong pang-board at steering group ang iyong proyekto
Magsimula tayo sa pagsasabi na ang Project Board ay isang mahalagang bahagi ng istraktura ng organisasyon ng anumang proyekto. kung wala kang isa, dapat kang makipag-usap sa iyong manager tungkol sa pagkuha ng isang set up.
Ang Project Board ay pinamumunuan ng sponsor ng proyekto at karaniwan ay kasama ang isang bilang ng iba pang mga senior stakeholder pati na rin ang project manager .
May mga karaniwang tatlo hanggang limang tao sa Lupon. Ang mga ito ay lahat ng mga pangunahing stakeholder ng proyekto at mga taong may kakayahang magawa ang mga bagay para sa proyekto.
Bottom line: ito ay isang pangkat ng mga tao na nakakatugon upang makatulong na pamahalaan ang mga proyekto at panatilihin ito sumusulong sa tamang direksyon.
Ang mga Project Boards ay naka-set up sa simula ng lifecycle ng proyekto at nagpapatakbo sa buong proyekto hanggang sa ito ay sarado. Tingnan natin ang 4 na pangunahing tungkulin ng isang Project Board.
Ang proyektong board ay nagbibigay ng pamamahala
Una, ang Project Board ay nagbibigay ng kritikal na pamamahala. Tinitiyak nila na ang mga patakaran ay nauugnay sa antas ng korporasyon at antas ng portfolio o programa. Nag-aalok sila ng pangangasiwa sa kung ano ang ginagawa ng pangkat ng proyekto. Ang mga ito, kasama ang sponsor ng proyekto, ay mananagot para sa matagumpay na paghahatid ng proyekto at ang papel na ito ng pamamahala ay nagsisiguro na ang koponan ng proyekto ay kumikilos sa mga paraan na wasto at sa loob ng mga hangganan ng katanggap-tanggap para sa kumpanya.
Ginagawa nila ito sa pamamagitan ng pagtatanong sa project manager at pagbibigay ng tulong at suporta.
Ang proyektong board ay nagbibigay ng direksyon
Mayroong madalas na mga desisyon na gagawin sa isang proyekto, at ang ilan sa mga ito ay mahulog sa labas ng pagpapadala ng tagapamahala ng proyekto. Kapag ang project manager ay hindi makagawa ng desisyon, at ito ay isang bagay na dapat talakayin sa higit pang mga stakeholder kaysa sa sponsor lamang, pupunta ito sa Project Board.
Ang kanilang papel ay upang panatilihin ang proyekto sa kurso sa pamamagitan ng pagbibigay ng nararapat na direksyon para sa koponan. Nag-ambag sila sa pagtatakda ng paningin sa simula ng proyekto at panatilihin ang proyekto sa track sa buong.
Ang board ng proyekto ay gumagawa ng mga desisyon
Ang Lupon ng Proyekto ay pangunahing isang katawan ng paggawa ng desisyon. Ang kanilang papel ay ang gumawa ng mga desisyon na nagpapanatili sa proyektong lumilipat sa pamamagitan ng pag-unblock ng mga problema at pagtulong sa tagapamahala ng proyekto na makita ang isang malinaw na ruta upang matagumpay na makumpleto.
Ang tagapamahala ng proyekto ay maglalagay ng mga rekomendasyon sa Project Board. Maaaring kasama dito ang mga rekomendasyon upang matugunan ang:
- Mga panganib, tulad ng mga plano ng pagpapagaan upang matugunan ang mga potensyal na hamon
- Mga Isyu
- Ang mga problema sa resourcing, tulad ng hindi pagkakaroon ng tamang mga miyembro ng koponan na magagamit
- Mga pagkaantala sa Iskedyul
- Mga overruns ng badyet.
Ang Project Board ay hindi kinakailangang kumilos sa rekomendasyon ng proyektong manager. Bilang isang grupo, maaari silang makabuo ng iba pang mga suhestiyon para sa daan, at madalas na ginagawa nila. Kadalasan dahil mayroon silang mas malaking larawan, pananaw ng korporasyon sa kapaligiran ng proyekto kaysa sa tagapamahala ng proyekto, kaya nakakakita sila ng mga alternatibong ruta at pumili ng pinakamahusay na isa sa panahong iyon.
Pinagtibay ng Project Board ang Paggastos
Sa wakas, ang Project Board aprubahan ang pangkalahatang badyet.
Ang bawat order sa pagbili o badyet ay karaniwang pinamamahalaang pagkatapos ng proyekto manager: hindi mo kailangang pumunta sa iyong Project Board upang makakuha ng bawat invoice naka-sign off para sa pagbabayad.
Gayunpaman, sa pangkalahatang antas ng proyekto, ang Project Board ay may papel na ginagampanan sa unang pag-apruba kung paano mo gagastusin ang pera (ang iyong mga plano sa badyet) at pagkatapos ay sa pagsubaybay sa patuloy na paggasta upang matiyak na ang proyekto ay nasa track.
Kailangan mo ring gumuhit sa Project Board kapag mukhang kailangan mong gumastos ng mga pondo ng contingency o mga reserbang pamamahala. Maaari silang bigyan ng awtorisasyon ang mga overspend at tulungan ang mga koponan ng proyekto na mag-access ng mga karagdagang pondo kung saan ito ay makatarungan.
Sa pangkalahatan, ang Project Board ay nagbibigay ng isang mahalagang pamamahala at pag-andar ng pagpipiloto para sa pangkat ng proyekto. Ang kanilang direksyon at payo ay tumutulong sa tagapamahala ng proyekto na gabayan ang proyektong nasa tamang direksyon, at sila ay ganap na inilagay upang lumakad at tulungan kung ang anumang bagay ay nagsisimula magkamali.