Panatilihin ang Paglipat ng Proyekto
Titingnan din namin ang ilan sa mga tool sa pamamahala ng pagbabago na maaari mong gamitin at kung paano ang pamamahala ng saklaw ng proyekto ay nilalaro.
Bago kami magsalita tungkol sa mga proseso o mga tool na gusto kong talakayin ang iyong pananaw na magbago.
Tanggapin ang mga Pagbabago
Ang mga pagbabago ay maaaring mangyari sa anumang punto ng lifecycle ng pamamahala ng proyekto .
Ang pinakamadaling paraan upang gumawa ng pamamahala ng pagbabago sa mga proyekto na mas mababa sa isang sakit ng ulo ay upang malaman na ito ay mangyayari at upang magplano para dito.
Ang pagkakaroon ng mga diskarte sa lugar upang harapin ang mga pagbabago bago mangyari ang mga ito ay ang pinakamabilis na paraan upang makuha ang lahat sa board sa kung ano ang magiging iba.
Ang isang tinukoy, istrakturang pagbabago sa proseso ng pamamahala ay ang pinakamagandang lugar upang magsimula. Ito ay ang iyong playbook para sa kung ano ang mangyayari kung ang isang tao ay nagpapahiwatig na ang proyekto ay dapat na gumawa ng isang bagay na naiiba sa kung ano ang kasalukuyang binalak at isang mahusay na paraan upang maiwasan ang pagkabigo ng proyekto.
Ang Proseso ng Pamamahala ng Pagbabago
Mukhang ganito ang proseso ng pamamahala ng pagbabago:
- Tumanggap ng impormasyon tungkol sa pagbabago
- Tayahin ang pagbabago kasama ang pagpaplano kung magkano ang trabaho na ito ay magiging
- Maghanda ng isang rekomendasyon tungkol sa kung ito ay nagkakahalaga ng pagpunta sa unahan.
- Pagkatapos ay makakakuha ka ng isang desisyon mula sa sponsor ng proyekto tungkol kung dapat mong isama ang pagbabago o hindi.
Tingnan natin ang bawat isa sa mga hakbang na iyon.
Tumanggap ng Impormasyon Tungkol sa Pagbabago
Makakatanggap ka ng isang kahilingan upang baguhin ang proyekto. Maaari kang makatanggap ng impormasyon sa daan-daang iba't ibang paraan: sa isang pulong, sa email, sa telepono, sa koridor habang nagmamadali ka sa opisina sa gabi. Sa isip, makakakuha ka ng impormasyon tungkol sa isang form ng kahilingan ng pagbabago, ngunit dapat mong malaman na sa totoong buhay maraming mahahalagang stakeholder ang nag-iisip na ang pagkumpleto ng ganitong uri ng papeles ay ang proyektong tagapamahala ng proyekto. At sa iyong kumpanya, maaaring ito.
Gamitin ang iyong template ng kahilingan sa pagbabago ng proyekto (higit pa sa na sa isang minuto) upang makuha ang lahat ng mga detalye ng kahilingan, gayunpaman informally dumating sila sa iyo. Pagkatapos ay patakbuhin ang form na nakalipas na ang initiator upang malaman mo na tumpak na nakikita mo kung ano ang gusto nila.
Tandaan na ang mga pagbabago ay maaaring tungkol sa pagkuha ng trabaho. Huwag palaging ipalagay na ang mga pagbabago ay may kaugnayan sa paglalagay ng trabaho sa. Ang proseso ay pareho alintana kung ikaw ay nagdaragdag o nagpapababa ng saklaw ng proyekto.
Magdala ng Pagbabago sa Pagsusuri
Tingnan ang detalye ng pagbabago sa detalye. I-assess mo ang epekto sa:
- Iskedyul
- Dokumentasyon
- Magtrabaho sa petsa at trabaho pa rin gawin
- Badyet
- Mga panukalang kalidad
- Saklaw
- Availability ng mapagkukunan.
Halimbawa, ang isang pagbabago ng software ay maaaring tinantya sa 5 araw.
Ito ay hindi lamang magdagdag ng 5 araw sa iskedyul dahil ito ay itulak ang isa pang gawain at ilipat iyon sa isang takdang panahon kung saan ang mahalagang mapagkukunan ay nasa bakasyon. Ang gawain ding iyon ay kailangang ilipat, kaya ang pangkalahatang pagbabago na ito ay magdaragdag ng 8 araw sa iskedyul. Ito ay nagkakahalaga ng $ 5k na gagawin, at ang dagdag na 8 na araw ay nagtutulak sa amin sa isa pang buwan sa kontrata ng tagapagtustos, kaya may mga gastos upang isaalang-alang din doon. Ang kalidad ay mananatiling pareho ngunit mga pagbabago sa saklaw upang isama ang bagong pagbabago. Ang lahat ng mga may-katuturang dokumentasyon ay kailangang ma-update kabilang ang plano ng proyekto at mga manual ng pagsasanay, na sinimulan na.
Gaya ng nakikita mo, ang isang simpleng pagbabago sa 5 araw ay maaaring magkaroon ng malawak na epekto. Mahalaga na malaman ang lahat tungkol sa mga ito bago ka nagpasya kung gawin ang pagbabago o hindi, dahil ang pagkakaroon ng buong larawan ay maaaring baguhin ang kinalabasan.
Maghanda at Magharap ng Rekomendasyon
Ngayon alam mo ang buong epekto ng pagbabago na maaari mong gumawa ng isang rekomendasyon tungkol sa kung ito ay nagkakahalaga ng pagpunta sa maaga ito.
Sa ilang mga kaso, hindi ito, dahil ang nakitang benepisyo ay mas mababa kaysa sa gastos. Sa ibang mga kaso, maaaring may sapat na benepisyo doon upang mabawi ang gastos ng paggawa ng karagdagang trabaho. Sa iba pang mga kaso maaari mong makita na ang pagbabago ay magkakaroon ng negatibong epekto sa gastos ngunit wala kang magagawa tungkol dito sapagkat ito ay isang regulasyon o isyu sa pagsunod, o para sa ilang iba pang mga panloob na dahilan tulad ng isang restructuring ng organisasyon.
Kunin ang Desisyon
Para sa maliliit na pagbabago na nasa loob ng iyong limitasyon sa pahintulot, maaari kang gumawa ng desisyon tungkol sa kung tanggapin ang pagbabago o hindi ang iyong sarili (na may tamang input mula sa koponan). Anumang mas malaki ang dapat na maaprubahan ng sponsor ng proyekto o ng board ng proyekto.
Tandaan na bumalik at sabihin sa isang tao kung ang kanilang pagbabago ay tinanggihan. Gusto mong maiwasan ang nakakainis na mga stakeholder ng proyekto kung maaari mo!
Baguhin ang Mga Tool sa Pamamahala
Mayroong isang bilang ng mga tool sa pamamahala ng pagbabago na maaari mong gamitin upang gawing mas madali at mas naka-streamline ang prosesong ito. Gusto ko inirerekumenda:
- Isang mapa ng checklist o proseso na nagtuturo sa mga tao sa pamamagitan ng eksaktong kung ano ang kailangan nilang gawin upang makapagtaas ng pagbabago sa iyong saklaw ng proyekto.
- Isang form ng kahilingan sa pagbabago ng template. Ito ay maaaring online sa pamamagitan ng isang automated workflow.
Tingnan natin kung ano ang susunod na kahilingan sa pagbabago ng proyekto.
Ano ang Pupunta sa isang Kahilingan sa Pagbabago ng Proyekto
Ang form ng kahilingan sa pagbabago ng proyekto ay dapat kabilang ang:
- Ang pangalan ng taong humihiling ng pagbabago (ang 'humiling').
- Ang isang natatanging tagatukoy, tulad ng isang numero ng pagbabago (maaari mong idagdag ito sa iyong sarili sa ibang pagkakataon dahil malamang na ang alinman sa mga tao na nagtataas ng kahilingan at ang paggamit ng form ay alam kung ano ang ilalagay sa kahong iyon).
- Isang paglalarawan ng ipinanukalang pagbabago, na may mas maraming detalye na maaari nilang pamahalaan.
- Ang kategorya ng pagbabago. Sa isip, gagawin mo ang seksyon na ito sa seksyon kaya dapat lamang nilang lagyan ng tsek ang kahon. Ito ay isang magandang lugar upang tandaan kung ang isang pagbabago ay upang gawin sa regulasyon o panloob na pagsunod na kung ito ay (tunay na) pagkatapos ay maaari mong lampasan ng maraming mga hakbang sa pagpaplano at pagtatasa at lamang makakuha ng sa mga ito.
- Ang 'bakit' ng pagbabago. Ano ang katwiran para sa paggawa nito? Bakit gusto ito ng humiling?
- Ang epekto ng pagbabago sa iba't ibang mga elemento ng proyekto kabilang ang oras, gastos, kalidad, saklaw. Maaaring hindi sila magkaroon ng lahat ng mga detalye upang maaari kang gumana sa kanila sa panahon ng pagbabago ng hakbang sa pagtatasa upang punan ang mga patlang. Dapat silang kumpletuhin hangga't magagawa nila. Ang pinakamababang iyong hinahanap sa puntong ito ay para sa kanila upang kumpirmahin kung ito ay tataas, bawasan o baguhin ang mga umiiral na mga parameter ng proyekto.
Sa ilalim ng form ng kahilingan ng pagbabago ay magiging ilang mga detalye para sa iyo upang punan ang bilang ang pagbabago ay karagdagang tinalakay. Ang iyong template ay dapat ding magsama ng espasyo para sa:
- Baguhin ang desisyon: Tanggapin, Tanggihan o Manumbalik
- Pangalan ng taong gumagawa ng desisyon (o grupo) kasama ang petsa na ginawa ang desisyon at anumang karagdagang mga komento.
Ang taong gumagawa ng kahilingan ay hindi alam ang kinalabasan - walang sinuman - kaya ang mga kahon na ito ay mananatiling blangko hanggang ang tamang pangkat ay magkita upang talakayin ang iyong rekomendasyon at magpasya.
Mga Pagbabago at Pamamahala ng Saklaw ng Proyekto
Ang pamamahala ng saklaw ng proyekto ay ang pangunahing paraan na kinokontrol mo kung ano ang nasa proyekto at kung ano ang hindi. Kapag nakatanggap ka ng pagbabago sa saklaw ng proyekto, kailangan mong mag-isip tungkol sa kung paano ito nakakaapekto sa pangkalahatang proyekto. Ang proseso ng iyong pamamahala ng pagbabago ay tumutulong sa iyo na gawin ito, at upang itakda ito sa konteksto, ang pamamahala ng pagbabago ay isang maliit na bahagi ng pamamahala ng saklaw.
Mahalaga ang pakikipag-usap dito tungkol sa kung paano Gabay sa Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Sinasaklaw ng Fifth Edition ang pamamahala ng pagbabago ng proyekto dahil hindi ito madaling maunawaan. Kasama sa Gabay sa PMBOK® ang isang proseso na tinatawag na 'Control Scope' sa seksyon ng Pamamahala ng Proyekto ng Scope at ito ay isang magandang lugar upang magsimula. Gayunpaman, ang proseso ng pamamahala ng pagbabago sa mga proyekto ay kailangang hawakan sa isang mas pinagsamang paraan, at ito ay makikita sa teksto. Ang mga gumagamit ng PMBOK® Guide ay dapat ding sumangguni sa proseso ng Magsagawa ng Integrated Change Control dahil ito ang nagtatakda kung paano magkasama ang mga link.
Para sa mga layunin ng pagiging isang PMP kailangan mong maunawaan kung paano sumasaklaw ang PMBOK® Guide na baguhin ang pamamahala bilang iyon ay kung ano ang susuriin mo. Gayunpaman, dapat mong tandaan na ang proseso ng pamamahala ng pagbabago na aktwal mong ginagamit sa iyong mga proyekto ay kailangang isinama, madaling sundin at praktikal.
5 Mga paraan upang Tulungan ang Iyong Koponan sa pamamagitan ng Proseso ng Pagbabago
Ang iyong proyekto sa koponan ay kritikal sa tagumpay ng iyong proyekto, kaya makakatulong upang magkaroon ng mga ito onside kapag ikaw ay pamamahala ng mga pagbabago sa iyong proyekto.
Narito ang 5 mga paraan na maaari mong tulungan silang mabilis na makilala ang proseso ng pamamahala ng pagbabago ng proyekto.
1. Makipag-usap tungkol sa mga pagbabago. Ipaalam sa kanila na ang pagbabago sa mga proyekto ay normal at dapat nilang asahan ito.
2. Ibahagi ang proseso. Higit sa usapan natin ang tungkol sa proseso ng pamamahala ng pagbabago, ngunit hindi ito natural na dumating sa lahat. Ang mga miyembro ng iyong koponan ay hindi alam kung ano ang gagawin at kung ano ang inaasahan sa kanila maliban kung sasabihin mo sa kanila. Mag-set up ng isang briefing upang pumunta sa pamamagitan ng proseso sa kanila, at ipaalam sa kanila kung ano ang kanilang papel sa ito ay magiging.
3. Gawing madali. Kapag ang isang proyekto napupunta sa pamamagitan ng isang pagbabago sa saklaw na ito ay maaaring maging disorientating. Ang iskedyul ay mali, ang badyet ay maaaring naiiba, ang mga kinakailangan ay tiyak na naiiba. Ang koponan ay maaaring makahanap ng isang pagbabago unsettling, lalo na ang isang malaking isa o isa na reverses ng isang desisyon na sila ay naunang naisip ay naka-set sa bato (oo, ang mga mangyayari). Gawing madali ang proseso para sa kanila.
4. Maging naroon upang tumulong. Ang isang bagong paraan ng pagtratrabaho ay tumatagal ng ilang oras sa kama. Kung dati kang pinamamahalaang pagbabago ng proyekto sa isang impormal na paraan (o hindi sa lahat) pagkatapos ng isang pagbabago sa isang pormal na proseso ay maaaring tumagal ng isang sandali upang maging 'ang paraan ng ginagawa namin ang mga bagay sa paligid dito '. Sabihin sa koponan na naroroon ka upang tulungan sila kung nais nilang magpatakbo ng isang bagay na nakaraan mo.
5. Huwag matakot na sabihin hindi. Hindi lahat ng mga pagbabago ay makatwirang panukala. Ipaalam ng iyong koponan na kung matindi ang pakiramdam nila tungkol sa isang pagbabago na hindi ang tamang bagay para sa proyekto sa oras na ito na ikaw ay tatayo sa pamamagitan ng mga ito sa pag-uusap na may kahilingan sa pagbabago.
Ang hindi epektibong pamamahala ng pagbabago ay isa sa mga paraan na maaari mong i-derail ang iyong proyekto , kaya't panoorin. Gamit ang impormasyong ito, maaari mo nang simulan ang pagharap sa mga pagbabago sa proyekto sa isang kinokontrol na paraan.