Lumikha ng isang RFP na Makakakuha ng mga Resulta
, kung minsan ay tinatawag na isang RFP o RFQ para sa "kahilingan para sa panipi," ay isang dokumento ng mga isyu ng kumpanya kapag nais itong bumili ng isang produkto at nais itong gumawa ng mga pagtutukoy nito na magagamit sa publiko. Ito ay kadalasang ang kaso kapag maraming mga kumpanya ay mag-bid sa trabaho o trabaho at ito ay nag-aanyaya ng mas mapagkumpitensyang mga presyo. Ngunit ang iyong pagsisikap ay maaaring gumawa ng mga bid na basura ng iyong oras, o mas masahol pa, walang mga bid, kung hindi mo ihanda nang wasto ang RFP.
Narito kung paano gagawin ito para sa pinakamahusay na tagumpay.
Pinagkakahirapan: Karaniwan
Kinakailangang Oras: Kadalasan ay tumatagal ng ilang araw
Narito Paano:
- Gawin ang iyong araling-bahay: Alamin kung ano ang kailangan mo, kung ano ang gusto mo, at kung ano ang posible bago mo simulan ang pagsusulat ng iyong RFP. Huwag mag-isyu ng RFP para sa isang makina na maaaring makabuo ng 1,500 mga widget sa isang oras kung hindi ka pa nabili ng higit sa 25 sa isang buwan. Walang punto sa pag-isyu ng isang RFP para sa isang lumilipad na kotse kapag ang isang mensahero ay maaaring makakuha sa pamamagitan ng trapiko tulad ng mabilis sa isang bisikleta.
- Kilalanin ang iyong mga pangangailangan at gusto: Kung nais mong bumili ng isang application na maaaring magpadala ng mga larawan sa pagitan ng punong-himpilan at iyong mga vans sa site ng trabaho, maaari mong tukuyin ang bilang ng mga larawan na kailangan mo sa bawat segundo, ang maximum na laki ng mga larawan na kailangan mo, at ang kinakailangang resolusyon. Sure, maaaring maging maganda ang magkaroon ng mga larawang iyon sa kulay, ngunit talagang kailangan iyan? Kung talagang nangangailangan ka ng isang tiyak na tiyak, gamitin ang mga salita tulad ng "kalooban," "ay dapat," at "kinakailangan." Ipinapahiwatig nito na ang mga ito ang mga kinakailangan. Ang mga pagtutukoy na "gusto" ay dapat makilala sa mga salitang tulad ng "may," "maaari," at "opsyonal."
- Magpasya kung ano ang hitsura ng nagwagi : Ang mga panukala na iyong nakuha bilang tugon sa iyong RFP ay magkakaiba. Ang bawat tumutugon na kumpanya ay magkakaroon ng iba't ibang lakas at kahinaan. Ang ilan ay tumutuon sa pinakamababang gastos. Ang iba ay makakakuha ng pinakamahusay na kalidad . Gayunpaman, ang iba ay nag-aalok ng isang kumpletong hanay ng tampok. Magpasya kung ano ang iyong hinahanap - ang pinakamababang gastos, ang pinakamabilis na paghahatid o ang ilang kumbinasyon ng dalawa.
- Ayusin ang dokumento : Ang anumang isulat mo para sa negosyo ay dapat bigyan ng isang mahusay na pag-iisip at dapat organisado. Isang outline ay isang magandang lugar upang magsimula. Sa pinakamaliit, kakailanganin mo ang mga seksyon para sa pagpapakilala, mga kinakailangan, pamantayan sa pagpili, mga takdang panahon at proseso. Marami sa mga seksyong ito ang magkakaroon ng mga subseksyon.
- Isulat ang pambungad : Ito ay kung saan ipapaliwanag mo sa mga potensyal na bidder kung bakit mo inilalathala ang RFP at kung ano ang inaasahan mong makamit sa paggawa nito. Ang pagpapakilala ay maaari ring isama ang isang buod ng mga pangunahing punto mula sa iba pang mga seksyon, kabilang ang takdang petsa. Ang pagpapakilala ng isang RFP para sa isang sistema ng paghahatid ng imahe ay maaaring basahin ang isang bagay tulad nito: "Ang XYZ Company ay humihiling ng mga panukala para sa isang maaasahang, madaling gamitin na sistema na may kakayahang magpadala ng mga larawan mula sa pangunahing tanggapan sa mga van kahit saan sa lugar ng metropolitan. dapat matanggap sa Lunes, Marso 5, 2007, sa 8:00 PST. "
- Ipaliwanag ang mga kinakailangan : Ang seksyon na ito ay isa sa mga pinakamahalaga at karaniwan ay tumatagal ng pinakamaraming oras. Kailangan mong tukuyin ang sukat at kalinawan ng mga imahe na ipapadala at ang kinakailangang bilis. Maging tiyak, ngunit huwag sabihin sa mga bidders kung paano mo nais magawa ang trabaho maliban kung mahalaga iyon. Baka gusto mong masira ang bahaging ito sa mga subseksiyon ng system. Halimbawa: a) sukat ng imahe at kalidad b) paghahatid (na maaaring magsama ng parehong ninanais na bilis at anumang mga kinakailangan na nagpapahintulot sa paghahatid) at c) mga nais na pagpipilian (kung saan maaari mong ilista ang kulay bilang isang kanais-nais na opsyon).
- Pamantayan sa pagpili : Narito kung saan mo sinasabi sa mga bidder kung papaano mo piliin ang nanalong bid. Maaari mong ibunyag ang dami o kakaunting gusto mo. Mahusay na ideya na isama ang isang pangungusap tulad ng, "Ang nanalong bidder, kung mayroon man, ay pipiliin lamang ng paghatol ng XYZ Company." Ang ilang mga RFP ng pamahalaan ay napaka tiyak tungkol sa pamantayan ng pagpili, ngunit ang pinaka-komersyal na RFP ay mas tumpak. Baka gusto mong lumikha ng isang spreadsheet na nagpapasalamat sa bawat bid sa isang tiyak na hanay ng mga punto sa bawat kategorya, pagkatapos ay pumili ng isang koponan ang "pinakamahusay" na bid mula sa mga may tatlong pinakamataas na iskor.
- Mga takdang oras : Ang seksyon na ito ay nagsasabi sa mga kumpanya na gustong mag-bid sa iyong RFP kung gaano kabilis ang dapat nilang kumilos at kung gaano katagal ang inaasahang gagawin. Maging makatuwiran kapag itinakda mo ang iyong deadline. Huwag humingi ng mga panukala para sa mga kumplikadong sistema pagkatapos ay ibigay ang mga bidders ilang araw lamang upang tumugon. Bigyan ng mas mahabang oras upang maghanda ng bid kung ang iyong RFP ay malaki, kung ang iyong nais na pagbili ay kumplikado, o kung nangangailangan ka ng mas detalyadong tugon. Ito ay din kung saan maaari mong sabihin sa mga bidders kung gaano katagal ang proseso ng pagsusuri, kapag sila ay maabisuhan kung sila ay matagumpay, at gaano kadali dapat silang maghatid.
- Proseso: Gamitin ang seksyon na ito upang ipaliwanag kung paano gagana ang proseso, mula sa pagpapadala ng RFP sa pagbibigay ng kontrata at pagsisimula ng trabaho. Maaaring sabihin ng seksyon na ito, "Ang mga bid ay dapat bayaran sa petsa na tinukoy sa Hakbang 8 sa itaas. Ang lahat ng mga bid ay susuriin upang matiyak na natutugunan nila ang lahat ng mga kinakailangan at tumutugon. Ang lahat ng mga tumutugon na bid ay ma-iskor sa mga kategorya ng X (maaari mong pangalanan ang mga kategorya kung nais mo) at ang tatlong pinakamataas na bid ay susuriin ng koponan ng panukala upang piliin ang nanalong bidder at isang alternatibo. Ang mga negosasyon sa nanalong bidder ay inaasahang magreresulta sa isang kontrata ng award sa loob ng dalawang linggo. "
- Magpasya kung paano magpadala ng RFP : Karamihan sa mga RFP ay ipapadala, ngunit hindi nila kailangang. Maaari kang magpadala ng isang RFP sa pamamagitan ng email, o maaari mo itong i-post sa website ng iyong kumpanya. Tiyakin lamang na tukuyin ang pangalan o numero na dapat gamitin ng mga bidder upang makilala ang RFP na kanilang tinutugon.
- Magpasya kung sino ang makakatanggap ng RFP: Maaaring nakilala mo na ang mga supplier na gusto mong bilhin. Ang iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng isang listahan ng mga katanggap-tanggap na vendor. Kung hindi, maaari mong mahanap ang mga posibleng vendor sa pamamagitan ng iyong propesyonal na network , sa pamamagitan ng paghahanap sa online, o sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga pinagkakatiwalaang vendor ng iba pang mga materyales para sa kanilang mga rekomendasyon. Huwag limitahan ang iyong listahan ng kung sino ang tumatanggap ng iyong RFP sa mga "malaking" kumpanya o "itinatag" na mga vendor. Maaari kang makakita ng mas mahusay na mga ideya at mas mahusay na pagpepresyo mula sa mas maliliit na vendor na kadalasang mas interesado sa panalong iyong negosyo.
- Ipadala ang RFP.