9 mga panuntunan para sa pagsulat ng email na madaling sagutin
Marami sa atin ang hindi natututong magsulat ng mga email sa paaralan, ngunit alam kung paano magsulat ng isang email ay isang napakahalagang kasanayan sa lugar ng trabaho. Ito ay partikular na totoo para sa mga nagtatrabaho sa (o naghahanap para sa) mga trabaho sa telecommuting. Sa tabi ng mahusay na etiketa sa telepono , malamang na walang kasanayan na mahalaga sa pagkuha - at pagpapanatili - isang trabaho sa trabaho sa bahay.
Ang isang mahusay na nakasulat na email ay ginagawang madali para sa tatanggap na maunawaan at kumilos sa mensahe nito. Sa paghahanap ng trabaho, maaaring mag-una ang email o kahit na palitan ang unang impresyon ng mukha-sa-mukha, kaya ang tamang bantas at isang maayos na mensahe ay susi. At sa trabaho, hindi malinaw ang mga email ay nagiging sanhi ng pagkalito at pagkaantala. Sundin ang mga tip na ito upang makapagsulat ng mga epektibong email sa mga kasamahan, kliyente, potensyal na kliyente, pagkuha ng mga tagapamahala at kahit mga kaibigan at pamilya.
01 Una, Isaalang-alang ang Mensahe at ang Tatanggap
Susunod, isaalang-alang ang pananaw ng tatanggap. Anong impormasyon ang kailangan niya upang kumilos o maunawaan ang iyong mensahe? Bigyan ang kailangan (ngunit hindi labis) ang impormasyon sa background. Gayundin, tandaan ang naaangkop na tuntunin ng magandang asal para sa partikular na tagatanggap na ito. Ang mga emoticon at mga pagdadaglat, tulad ng OMG o LOL, ay hindi angkop para sa mga application ng trabaho at karamihan sa email ng negosyo.
02 Sumulat ng isang Descriptive Email Subject Line
Kapag sumulat ka ng isang email, huwag sumulat ng isang bagay na hindi malinaw sa linya ng paksa tulad ng "hi" o "trabaho sa trabaho sa bahay" o iwanang blangko. Ang mga email na may ganitong uri ng linya ng paksa ay may isang magandang pagkakataon na magtapos sa spam box ng tatanggap o binalewala lamang. Kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang trabaho, ilagay ang pangalan ng posisyon sa linya ng paksa. Kung ang email ay sa isang kasamahan, gawin ang iyong linya ng paksa ng isang maikling parirala na naglalarawan sa layunin ng mensahe. Ang isa pang benepisyo sa pagsulat ng isang mapaglarawang linya ng paksa ay mas madali para sa iyo na mahanap sa iyong inbox kung kailangan mo itong hanapin sa ibang pagkakataon. Ang isang bagay na may email na linya tulad ng "Tanong" ay hindi magiging kapaki-pakinabang.
03 Batiin nang maayos ang Tanggapin
Kung alam mo ang pangalan ng iyong tatanggap ngunit hindi personal na kilala sa kanya, batiin sa pamamagitan ng paggamit ng pamagat, hal. Mahal na Ms Brunelli. (Gamitin ang "Ms" para sa mga kababaihan kapag hindi tiyak kung "Mrs" o "Miss" ay angkop.) Kung hindi ka sigurado tungkol sa kasarian, gamitin lamang ang una at huling pangalan, ibig sabihin, Minamahal na Chris Smith. Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao, simulan ang iyong email nang walang pagbati o gumamit ng simpleng pagbati, halimbawa. Kumusta, Pagbati, Minamahal na Tagapangasiwa, atbp.
Kung ang email ay sa isang kasamahan o ibang tao na kilala mo, gamitin ang pangalan na iyong gagamitin sa tao o sa telepono.
04 Gumamit ng Tamang Balarila at Punctuation
Napakahalaga na gamitin ang wastong balarila sa isang email. Sinasadya o subconsciously, ang mga mambabasa ay magpaparusa sa mga nagpapadala para sa mga error sa gramatika.
- Mga Pangungusap na Patakbuhin - Kapag sumulat ka ng isang email, huwag ilaan ang mga tagal. Ang maliit na pag-pause ay nagbibigay ng oras ng mga mambabasa na kunin ang mga salitang 'kahulugan. Pinapayagan ng mga maikling pangungusap ang higit pa sa mga maliliit na pag-pause na ito. Buwagin ang matagal na mga pangungusap kahit na hindi sila mga teknikal na run-on na mga pangungusap.
- Commas - Masyadong ilang o masyadong maraming mga kuwit ang maaaring nakalilito. Alamin kung tama ang paggamit ng kuwit.
- Kasunduang Paksa-Mga Pandiwa - Ang mga pangungusap na may ganitong uri ng error ay mga pulang flag para sa mga employer na naghahanap ng mga kandidato na may mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon. Suriin ang mga panuntunan para sa kasunduan sa paksa-pandiwa.
05 Suriin ang Spelling at Capitalization
Gumamit ng spell checker, ngunit huwag umasa dito. Ang spell checker ay hindi mahuli "sila" para sa "ang" o "doon" para sa "kanilang," at ang ganitong uri ng error ay nagpapahiwatig ng kawalang-ingat. Huwag gumamit ng mga pagdadaglat ng text tulad ng "u" para sa "ikaw" o "tho" para sa "bagaman."
Gumamit ng tamang capitalization. Karamihan sa mga tao ay alam na mapakinabangan ang simula ng pangungusap at tamang mga pangngalan, ngunit marami ang hindi nagagawa ito sa mga email. Ipakita na hindi mo naisip ang pagkuha ng sobrang bahagi ng isang segundo upang maabot ang shift key. Sa kabilang banda, masyadong maraming mga capital na titik ay maaaring makaabala sa mambabasa. Iwasan ang pagsusulat ng mga parirala sa lahat ng mga takip (na kung saan maraming mga kahulugan bilang katumbas ng magaralgal sa tao) pati na rin ang capitalizing, para lamang sa diin, ang unang titik ng mga salita na hindi sa simula ng isang pangungusap o tamang nouns.
06 Gamitin ang Simple Formatting sa Email
Tandaan na ang mga programang pang-email ay naiiba sa pagpapakita. Ang nakikitang perpektong nakahanay sa iyong screen ay maaaring tumakbo nang sama-sama sa ibang tao. Para sa kadahilanang ito, iwasan ang pag-paste ng isang mataas na format na dokumento sa pagpoproseso ng salita, tulad ng isang resume o cover letter, sa isang email. Gumamit ng mga dokumento na nakasulat sa plain text format.
Gumawa ng maikling parapo. Tulad ng mga panahon, ang mga pahinga ng talata ay nagbibigay ng kapahingahan sa mata ng mambabasa. Ang isang tao na nagbabasa ng email sa isang cell phone ay makikinabang mula sa mga maikling talata. Ngunit mag-ingat na sundin ang mga pangunahing alituntunin tungkol sa mga talata.
07 Maging maigsi
Ang meandering mga email na ilibing ang punto ay makakapag-tabled at kalaunan nakalimutan. O mas masahol pa, sila ay maaaring hindi maintindihan. Gawing malinaw ang iyong layunin, gamit ang maigsi na wika.
- Puksain ang Wordiness - Isulat na may aktibong pandiwa. "Pinadalhan ako ni Jack ng mga form" ay gumagamit ng isang aktibong pandiwa. "Ang mga form ay ipinadala sa akin ni Jack" ay walang pasubali. Ang passive form ay gumagamit lamang ng ilang higit pang mga salita, ngunit nagdadagdag ito. Higit pa rito, kailangan ang mga mambabasa na muling ayusin ang mga ideya sa kanilang mga ulo.
- Manatili sa Point - Labanan ang tukso upang magdagdag ng labis na impormasyon o mga ideya. I-save ang mga ito para sa isa pang email.
- Gamitin ang Mga Punto ng Bullet - Ang mga ito ay nagpapahintulot sa iyong mambabasa na gumamit ng mga visual na pahiwatig upang kunin ang mahalaga. Ngunit kung may pag-aalinlangan tungkol sa kung paano ipapakita ang mga bullet, gumamit ng mga asterisk o gitling upang lumikha ng mga bullet.
08 Mag-sign Email na naaangkop
Kung ang iyong mga email ay default sa isang standard na pirma, siguraduhing angkop ito para sa partikular na email na iyong pinapadala. Ang mga lagda na may mga pahayag sa pulitika o ang mga pangalan at edad ng iyong mga anak ay para sa personal na email, ngunit para sa paggamit ng trabaho ay hindi gaanong personal na lagda. Depende sa iyong trabaho at iyong tagapag-empleyo, maaari mo pa ring i-personalize ang iyong email signature gamit ang isang quote. Pumili ng isang bagay na hindi kontrobersyal. Kung ikaw ay nagtatanong tungkol sa isang trabaho, gamitin ang iyong pirma upang magbigay ng naaangkop na impormasyon sa pakikipag-ugnay nang walang anumang mga quote o dagdag na personalization.
09 Reread / Rethink Before Hitting Send
Suriin ang mga error sa pagbabaybay at bantas bago mo maipadala ang pagpindot. Kung nakakita ka ng isang error sa isang email para sa isang application ng trabaho, ayusin ito pagkatapos ay muling basahin muli bago mo pindutin ang ipadala. Ngunit reread din para sa nilalaman. Kung ang iyong email ay mahaba, mag-isip tungkol sa mga paraan upang gawin itong mas maigsi. At kung ang iyong email ay kontrobersyal o nasulat sa galit, pindutin ang i-save ang hindi ipadala. Bumalik sa ito ng ilang oras o isang araw sa paglaon at tingnan kung nais mo pa ring ipadala ito.
Ito ay maaaring tunog tulad ng isang pulutong na gawin bago magpadala ng isang email, ngunit kung nagpapadala ka ng epektibong mga email at mas mahusay na pag-aayos ng iyong email, makikita mo talagang may mas maraming oras na hindi gaanong.