Pagpapanatiling Isang Nakasulat na Talaan ng Pagpupulong o Kumperensya sa Lugar ng Trabaho
Narito ang ilang mga payo upang matulungan kang mahawakan ang gawaing ito sa pagkapino. Alamin kung ano ang gagawin bago, sa panahon, at pagkatapos ng pulong.
Bago ang pulong
- Piliin ang iyong tool sa pag-record: Ang unang bagay na dapat mong gawin ay magpasya kung paano mo kukunin ang iyong mga tala. Pupunta ka ba sa lumang paaralan at gumamit ng panulat at papel o ikaw ay pupunta sa tech at gumamit ng laptop computer, tablet, o smartphone. Tingnan sa iyong amo upang makita kung pinipili ka niya na gumamit ng isang partikular na pamamaraan. Ito ay malamang na hindi posible.
- Siguraduhin na ang iyong tool ng pagpili ay gumagana sa pagkakasunod-sunod at magkaroon ng isang backup na kung sakaling ang iyong orihinal na isa ay nabigo. Kung magdala ka ng isang laptop, halimbawa, mayroon ding panulat at papel na rin. Hindi mo nais na ihinto ang pulong habang naghahanap ka para sa isang bagay na isulat sa kung nag-crash ang iyong computer.
- Basahin ang agenda ng pagpupulong bago magsimula ang pagpupulong. Ito ay magpapahintulot sa iyo na bumalangkas ng balangkas para sa iyong mga minuto. Mag-iwan ng ilang puwang sa ibaba ng bawat item dito at isulat ang iyong mga tala doon. Ang paggawa nito ay gawing mas madali ang iyong trabaho, hangga't ang taong nagpapatakbo ng pulong ay nakikipag-usap sa agenda.
Sa panahon ng Pagpupulong
- Dumaan sa isang sheet ng pagdalo at tiyakin na lahat ng tao ay karatula. Kakailanganin mong isama ang isang listahan ng lahat ng mga dadalo sa mga opisyal na pulong minuto.
- Tiyaking alam mo kung sino ang lahat. Sa ganoong paraan makikilala mo kung sino ang nagsasalita at tama ang record ng impormasyong iyon.
- Tandaan ang panahon na nagsisimula ang pagpupulong.
- Huwag subukan na isulat ang bawat solong komento. Okay na isama lamang ang mga pangunahing ideya. Maging maingat na huwag iwan ang mga bagay na hindi ka sumasang-ayon. Ang iyong mga bias ay hindi dapat makaimpluwensiya sa iyo. Tandaan na ito ay isang opisyal na account at hindi ang iyong opinyon ng kung ano ang nangyari!
- Isulat ang lahat ng mga galaw, na gumawa ng mga ito, at ang mga resulta ng mga boto, kung mayroon man; hindi mo kailangang isulat kung sino ang nagpapatuloy sa paggalaw. Siyempre, maaaring magkaiba ang mga patakaran ng iyong organisasyon upang mapatunayan muna ito.
- Kung ang mga boto sa anumang mga galaw o mga talakayan ay ipinagpaliban hanggang sa susunod na pagpupulong, gumawa ng tala tungkol dito.
- Itala ang oras ng pagtatapos ng pulong.
Pagkatapos ng Pagpupulong
- I-type ang mga minuto sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pulong habang ang lahat ay sariwa pa rin sa iyong isipan. Kung makakita ka ng isang error sa iyong mga tala o kung mayroon kang isang katanungan, maaari mong makuha ito ma-clear up mabilis sa pamamagitan ng pakikipag-usap sa iba pang mga dadalo.
- Sa huling kopya ng mga minuto, Isama ang pangalan ng organisasyon, pamagat ng komite, uri ng pulong (araw-araw, lingguhan, buwanan, taunang, o espesyal), at layunin nito.
- Bigyan ang mga oras na nagsimula at natapos na.
- Magbigay ng listahan ng mga dadalo at isang tala tungkol sa kung sino ang tumakbo sa pulong. Maaari mo ring ipahiwatig dito na kinuha mo ang mga minuto. Isama ang iyong pangalan sa listahan ng mga kalahok at, sa panaklong pagkatapos ng iyong pangalan, sabihin na kinuha mo ang mga minuto. Bilang kahalili, sa dulo ng dokumento maaari kang mag-sign off sa pamamagitan ng pagsulat ng "Respectively na isinumite ng," na sinusundan ng iyong pangalan.
- Proofread ang mga minuto bago mo isumite ang mga ito. Hilingin sa iba na dumalo upang tingnan ang mga ito pati na rin. Maaari niyang ipaalam sa iyo kung hindi mo sinasadyang iniwan ang isang bagay.
- Ipadala ang mga ito sa taong nagpatakbo ng pulong maliban kung inutusan na gawin kung hindi man.