Sa tuwing ang isa sa mga kinatawan ng kompanya ay may kontak sa kliyente o inaasam-asam (maging sa personal, sa pamamagitan ng telepono, sa pamamagitan ng e-mail o sa pamamagitan ng koreo), siya ay dapat na magpasok ng mga detalye ng contact na iyon sa pamamahala ng contact system (o CMS, para sa maikling).
Ang mga dahilan para sa pagsubaybay na ito ay ang:
- Upang suriin ang mga kinatawan na ito at itakda ang kanilang kabayaran.
- Upang matiyak na ang kliyente o prospect ay nakikipag-ugnay sa angkop na dalas, hindi masyadong madalas o masyadong madalang.
- Upang subaybayan ang mga resulta ng mga contact na ito, tulad ng mga pinansiyal na mga natipon na natipon, o mga investment engagements won.
Samantalang nagpapahiwatig ang pangwakas na punto, ang mga input sa isang komprehensibong CMS ay dapat ding magsama ng mga tala sa mga resulta ng mga kontak na ito, kabilang ang mga uri ng mga sukatan na dapat maging bahagi ng rehimen sa pag- uulat ng pamamahala ng kumpanya. Ang mga nagawa na binanggit ng mga propesyonal na nagsasama sa isang CMS ay dapat sumailalim sa independiyenteng kumpirmasyon.
Pag-aaral ng Kaso:
Ang mataas na net nagkakahalaga ng mga espesyalista na nagtatrabaho sa mataas na net worth marketing department sa Merrill Lynch , na kilala bilang Pribadong Advisory Services, ay nagkaroon ng isang bonus scheme na higit sa lahat ay pormula, batay sa mga natitirang ari- arian na natipon. Sa mataas na net Merrill Lynch na nagkakahalaga ng CMS, ipapasok ng mga espesyalista ang halaga ng mga asset na ipinasok ng isang client o prospect (o ipinangako na magdeposito) sa kompanya, alinsunod sa kanilang mga pagsusumikap sa pagmemerkado.
Sa dakong huli, ang controller ng Pribadong Mga Serbisyo sa Advisory ay susubaybayan ang aktibidad sa mga account ng mga kliyente upang kumpirmahin kung ang mga deposito ay totoong nangyari. Bukod pa rito, ang mga entry sa CMS ay gagamitin para sa subjective na bahagi ng mga bonus, upang suriin kung gaano aktibo ang mga espesyalista sa pagsunod sa mga takdang-aralin.
Bukod dito, ang mga entry sa CMS ay ikinategorya na may paggalang sa mga partikular na mga hakbangin sa marketing, tulad ng Vintage Motor Sports, Merrill Lynch Shootout at mga sponsorship ng symfony o night museum. Ang data na ito ay gagamitin din upang suriin ang mga pinansiyal na pagbalik mula sa mga sponsorship at pag-promote .