Ang papel na ginagampanan ng mga legal na sekretarya , na kilala rin bilang mga administratibong katulong at legal na katulong, ay umunlad sa nakalipas na dalawang dekada. Tulad ng teknolohiya patuloy na ibahin ang anyo ng opisina ng batas, ang mga legal na sekretarya ay lumampas sa tradisyonal na mga tungkulin ng pag-type at pagsagot ng mga telepono upang magsagawa ng mga aktibidad na mataas ang halaga na minsan ay nakalaan para sa mga propesyonal at managerial staff tulad ng pagpili ng mga vendor, pamamahala ng mga relasyon ng kliyente at pag-draft ng mga legal na dokumento.
Gayunpaman, sa kabila ng kapaligiran ng pagsasanay ng legal na sekretarya, matatag na sukat o legal na espesyalidad, ang mga pangunahing responsibilidad sa core ay nanatiling pareho. Upang magtagumpay sa batas ng batas ngayon o departamento ng batas ng korporasyon, dapat na master ng mga legal na kalihim ang 10 mga kasanayan sa ibaba. Para sa higit pa sa tagumpay bilang isang legal na sekretarya o legal na katulong , suriin ang mga katangiang ito ng isang matagumpay na kalihim ng legal .
01 Teknolohiya Kasanayan
Maraming mga abogado ay walang oras o kadalubhasaan upang magpatakbo ng teknolohiya sa batas sa opisina. Naninindigan sila sa mga teknikal na sekretarya ng tech-savvy upang magsagawa ng iba't ibang mga gawain batay sa computer tulad ng: paglikha ng mga spreadsheet, paghahanda ng mga presentasyon, pagpasok ng oras para sa mga layunin ng pagsingil, paglikha at pag-type ng mga dokumento, pagpapanatili ng mga kalendaryo at mga deadline sa pagsubaybay.
Samakatuwid, ang mga legal na sekretarya na may kakayahan sa iba't ibang mga aplikasyon ng software sa computer ay magkakaroon ng pinakamaraming pagkakataon sa karera . Ang ilan sa mga pinaka-karaniwang teknolohiya na kinakailangang master ng mga legal na sekretarya ay ang:
- Pagpoproseso ng salita
- Spreadsheet
- Pagtatanghal
- Pamamahala ng Dokumento
- Oras at Pagsingil
- Calendar & Docketing
- Transcription
- Desktop Publishing
- Videoconferencing
02 Interpersonal Skills
Ang mga legal na sekretarya ay nakikipag-ugnayan araw-araw sa mga abogado, paralegal, kawani, kliyente, laban sa payo, mga tauhan ng hukom, mga vendor at iba pang mga third party.
Samakatuwid, mahalaga ang mga kasanayan sa interpersonal at komunikasyon . Bilang karagdagan sa nakaharap na contact, ang mga kalihim ay nakikipag-usap sa pamamagitan ng mga e-mail, telepono, at mga video conferencing system.
03 Mga Kasanayan sa Pagsusulat
Isipin ang mga abogado na gumanap ng lahat ng pagsulat? Mag-isip muli. Ang mga legal na sekretarya ay kadalasang may pananagutan sa pagbalangkas ng mga karaniwang liham at mga memo ng file pati na rin ang mga proofreading legal na dokumento tulad ng pleadings, briefs, discovery at transactional documents.
Ang pagsulat ay isang mahalagang bahagi ng trabaho ng legal na sekretarya; ang mga taong bumuo ng malakas na kasanayan sa pagsulat ay magiging lubhang kailangan sa mga abogado na tinutulungan nila.
04 Mga Kasanayan sa Organisasyon
Ang mga abogado ay hindi nakakaayos. Dahil ang mga legal na kalihim ay ang "right-hand man" ng abugado, ang mga kasanayan sa organisasyon ay mahalaga para sa mahusay na pamamahala ng isang pagsasanay sa batas o corporate legal department .
Ang mga legal na sekretarya ay dapat na magpanatili ng mga papel at elektronikong mga file, pamahalaan ang mga proyekto, subaybayan ang maramihang mga deadline, mapanatili ang mga kalendaryo, iskedyul ng mga pulong, ayusin ang mga kaganapan at itago ang lahat nang maayos at naa-access.
05 Mga Kasanayan sa Transcription
Ang mga kasanayan sa transcription ay foundational sa secretarial practice. Bilang karagdagan sa mabilis na bilis ng pagta-type (ang mga kinakailangan sa tagapag-empleyo ay nag-iiba mula 50 hanggang 100 salita bawat minuto), kinakailangan ang mga kasanayan sa pakikinig upang maunawaan ang mga file ng pagdidikta ng boses.
Ang malakas na gramatika, spelling, bokabularyo, at kasanayan sa wika ay kinakailangan pati na rin ang pagkaunawa sa legal na terminolohiya. Bilang karagdagan, ang mga sekretarya ay dapat na mahusay sa mga aplikasyon sa pagpoproseso ng salita at kagamitan sa transcription.
06 Pansin sa Detalye
Ang pansin sa detalye ay kritikal sa legal na propesyon. Halimbawa, ang pag-type ng $ 600,000 sa isang alok na pag-areglo sa halip na $ 60,000 ay maaaring gastos ng iyong kompanya ng isang kliyente. Ang mga legal na sekretarya ay may hawak na minutiae ng pang-araw-araw na kasanayan sa batas at ang pansin sa detalye ay mahalaga sa halos bawat secretarial na gawain mula sa pag-draft at mga proofreading na dokumento sa pag-iiskedyul ng mga pagpupulong at pag-calendaring deadline.
07 Pag-unawa sa mga Legal na Dokumento at Terminolohiya
Ano ang pagkakaiba ng sekretarya at isang legal na sekretarya? Ang mga legal na sekretarya ay pamilyar sa lahat ng mga bagay na legal. Ang mga tuntunin tulad ng subpoena, pro se at voir dire ay hindi nakakaapekto sa kanila.
Nauunawaan nila ang mga nuances ng legal na pamamaraan at alam kung paano lumikha at mag-format ng mga pleadings, discovery at transactional na mga dokumento.
08 Pagtutulungan ng magkakasama
Ang pagtutulungan ng magkakasama ay mahalaga sa papel ng mga legal na kalihim sa paghahatid ng mga serbisyong legal. Sa lahat ng mga setting ng pagsasanay - mula sa malalaking legal na departamento ng korporasyon hanggang sa solo na practitioner - ang mga legal na sekretarya ay dapat na makipagtulungan sa mga abogado, paralegal, kalihim, mga kawani ng file , mga vendor at iba pa upang maihatid epektibo ang mga serbisyong legal.
Ang pinakamabisang legal na sekretarya ay alam kung paano makakasama sa mga katrabaho at makipagtulungan sa mga ikatlong partido upang makuha ang trabaho.
09 Multi-Tasking Skills
Karamihan sa mga legal na sekretarya ay nagtatrabaho para sa higit sa isang tao sa higit sa isang file. Ang sabay-sabay na gumaganap ng maraming gawain ay ikalawang-likas sa isang karampatang ligal na sekretarya.
Alam nila kung paano mag-juggle ng maraming mga takdang-aralin at nakikipagkumpitensya na mga prayoridad at kung paano pamahalaan ang lumalaking mga workload sa abala sa abogado ng batas ngayon kung saan ang isang tao ay madalas na gumaganap ng trabaho ng tatlo.
10 Mga kasanayan sa pananaliksik
Ang mga kalihim ng batas ay nagsasagawa ng pananaliksik sa Internet para sa maraming gawain tulad ng paghahanap ng mga direksyon, pagtitipon ng impormasyon ng kliyente, pagsasaliksik ng kumpetisyon at paghahanap ng mga ekspertong saksi.
Maraming mga legal na sekretarya, lalo na sa mga maliit na tanggapan ng batas, ay nagsasagawa din ng mga tungkulin ng paralegal , kabilang ang legal na pananaliksik, nagsasabing ang pag-check at pagsubaybay sa batas ng kaso. Ang pag-aaral ng mga legal na platform ng pananaliksik tulad ng Westlaw o Lexis / Nexis ay maaaring magbigay sa iyo ng isang competitive na gilid.