Ang mga secretary ng litigasyon ay nagtatrabaho sa mga kumpanya ng batas sa lahat ng sukat. Ang ilang mga sekretarya ay nagbibigay ng purong pang-administratibong suporta. Gayunpaman, ang mga kalihim sa maraming mga kumpanya ay gumaganap ng isang hybrid na papel, na gumagana bilang parehong kalihim at litigasyon paralegal.
Nasa ibaba ang ilan sa mga pinakakaraniwang function ng isang sekretarya ng paglilitis sa buong buhay ng paglilitis.
Iba-iba ang mga tungkulin ng sekretarya depende sa kompanya, ang uri ng pagsasagawa ng litigasyon, at ang laki ng kawani.
Pagsusuri ng Kaso
Sa mga plaintiff firms, ang unang hakbang ng isang kaso ay screening ang kaso para sa merito. Ang posibleng kliyente ay may dahilan? Mayroon bang anumang mga salungatan? Ang kalihim ay maaaring makatulong sa paghahanda ng mga form ng pagsusulit ng kaso at magtakda ng mga paunang pagpupulong sa pagitan ng abugado at potensyal na kliyente. Sa ilang mga kaso, ang sekretarya ay makukumpleto ang isang unang screening sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga potensyal na mga katanungan ng client sa pamamagitan ng telepono. Kung ang kliyente ay naka-sign, ang kalihim ay mag-set up ng isang bagong case file, at ipasa ang kontrata ng pagpapanatili at iba pang mga dokumento sa client.
Pagsisiyasat
Sa maraming mga kaso, ang mga partido ay nagsasagawa ng pagsisiyasat bago isampa ang isang kaso. Ang pagsisiyasat na ito ay maaaring may kinalaman sa paghahanap at pag-interbyu sa mga testigo, pagsusuri sa site ng aksidente at pagkolekta ng dokumentaryo at iba pang ebidensya. Ang sekretarya ng paglilitis ay maaaring tumulong sa proseso sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng mga pagpupulong at mga kumperensya ng telepono sa ngalan ng abogado, paglikha ng mga listahan ng saksi, ebidensya sa pag-oorganisa, at iba pang mga dokumento at paglikha ng maaasahang sistema ng paghaharap para sa parehong papel at elektronikong mga dokumento.
Mga Pabor
Kung ang isang kaso ay isinampa, ang kalihim ay maghahanda sa mga pleadings sa isang word processing program. Ang mga pleadings ay maaaring magsama ng isang patawag, reklamo, affidavit, mga kahilingan para sa admission, at motions. Ang litigasyon ng kalihim ay madalas na lumikha ng mga nagsasawang binders na nag-organisa at nag-index ng lahat ng mga pleadings para sa isang partikular na kaso.
Ang kalihim ay maaaring mag-file ng mga dokumentong ito sa korte, alinman sa personal o elektroniko, bagaman ang gawaing ito ay madalas na ginagawa ng isang paralegal o mensahero ng hukuman .
Discovery
Ang Discovery ay ang pinakamahabang bahagi ng proseso ng paglilitis. Sa panahon ng pagtuklas, ang sekretarya ng paglilitis ay maaaring magsagawa ng lahat o ilan sa mga sumusunod na gawain:
- Paghahanda ng mga dokumento ng pagtuklas sa isang sistema ng pagpoproseso ng salita, kabilang ang mga interrogatories at mga kahilingan para sa produksyon
- Pag-type, pagpapadala, at pagsubaybay sa mga subpoena
- Pag-iiskedyul ng mga deposito na may maramihang mga partido, kabilang ang abogado, kliyente, laban sa payo at mga reporters ng hukuman
- Pag-iiskedyul ng mga independiyenteng medikal na eksaminasyon at iba pang mga appointment na kinakailangan ng Mga Panuntunan ng Pamamaraang Sibil
- Paglikha ng mga binder ng pagtuklas; pag-index at pag-file ng mga dokumento ng pagtuklas
- Pag-organisa at pag-file ng mga dokumento ng kaso
- Pagsusuri sa pag-iskedyul ng site
- Naghahanap at pakikipag-usap sa mga eksperto; aayos at pag-file ng mga ulat ng dalubhasa
Pre-Trial
Sa sandaling nakatakda ang petsa ng pagsubok, tinutulungan ng sekretarya ang legal na koponan na maghanda para sa pagsubok. Ang papel ng sekretarya ay maaaring kabilang ang:
- Pag-type at pag-format ng mga pre-trial na dokumento kabilang ang mga galaw, salin, subpoenas, at mga listahan ng saksi
- Pagtitipon at pag-oorganisa ng mga eksibisyon
- Paglikha, pag-oorganisa at / o pag-index ng mga binders ng pagsubok
- Pagtulong upang maisaayos ang mga pagsubok sa mock
- Pagsubaybay ng mga deadline at pagpapadala ng mga paalala sa legal na koponan
- Cite-checking at proofreading briefs at mga legal na dokumento
- Ang pagtiyak na ang mga dokumento ay maayos na naka-format sa pagsunod sa mga patakaran ng hukuman
- Coordinating witnesses
Pagsubok
Ang kalihim ng litigasyon ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa suporta sa panahon ng pagsubok. Ang kanyang mga tungkulin ay maaaring kabilang ang:
- Paghahanda, pagta-type at pag-format ng mga dokumento sa pagsubok
- Pag-ugnay sa paghahanda ng mga tsart, mga graph, at iba pang visual na korte
- Pag-iskedyul ng mga courier, mga reporter ng hukuman, at mga ekspertong saksi
- Pag-organisa, pag-file at pamamahala ng mga dokumento, nagpapakita, at mga tagatulong ng pagsubok
- Coordinating travel arrangements para sa mga abogado, testigo, kliyente, at iba pa
Iba pang mga Administrative Tasks
Para sa mga nagtatrabaho sa panig ng pagtatanggol, ang litigasyon kalihim ay papasok sa mga abogado 'at paralegals' oras na ginugol sa bawat kaso sa oras ng kumpanya at sistema ng pagsingil .
Siya ay magpapadala rin ng mga pana-panahong mga invoice sa client at mag-follow up sa late payment. Iba pang mga pangkalahatang gawain na isinagawa ng litigasyon kalihim ay kinabibilangan ng:
- Paggawa ng impormasyon sa pamamagitan ng transcribe, pag-format, pag-input, pagkuha, pagkopya, at pagpapadala ng teksto, data, at graphics
- Mga deadline ng pagsubaybay ng kaso
- Katumbas ng mga kliyente, saksi, at salungat na payo
- Sumasagot sa telepono
- Paglikha ng mga spreadsheet upang subaybayan ang mga gastos, nagpapakita, at iba pang impormasyon
- Pag-transcribe ng pagdidikta
- Pagpapanatili ng mga sistema ng docket
- Pag-uugnay ng mga liham, mga ulat, at mga legal na dokumento
- Pag-organisa ng mga kumperensya ng kliyente at mga pulong ng abogado
- Paghahanda ng mga ulat ng gastos
- Pagpapanatili ng kalendaryo ng abogado sa pamamagitan ng pagpaplano at pag-iiskedyul ng mga kumperensya, mga teleconferences, depositions, at paglalakbay
- Pag-order ng mga supply
Edukasyon ng Kalihim ng Litigation
Maraming mga kalihim ng paglilitis ang kumpletuhin ang programang sertipiko o iugnay sa isang trade school o kolehiyo sa komunidad. Gayunpaman, ang mga sekretarya na may apat na taon na degree sa kolehiyo ay may pinakamaraming pagkakataon sa pag-unlad sa loob ng isang law firm. Ang pagsasanay sa litigasyon ay madalas na nangyayari sa trabaho. Ang mga nakaranas ng mga kalihim ng litigasyon ay madalas na lumipat sa iba pang mga tungkulin sa kompanya, kabilang ang mga paralegal at mga posisyon sa pamamahala ng opisina.
Mga Kasanayan sa Sekretarya at Kaalaman sa Litigation
Ang mga sekretarya ng paglilitis ay dapat magkaroon ng iba't ibang interpersonal, teknolohiya at mga kasanayan sa opisina pati na rin ang legal at pamamaraan na kaalaman. Kabilang sa kinakailangang mga kasanayan at kaalaman ang:
- Kasanayan sa word processing, spreadsheet, pagtatanghal at oras at billing software; pamilyar sa suite ng Microsoft Office
- Kasanayan sa transcription equipment
- Napakahusay na nakasulat at pandiwang kasanayan
- Kaalaman ng mga dokumentong litigasyon ng hukuman, estado at pederal na hukuman at mga pamamaraan sa paghaharap
- Kasanayan sa mga database ng dokumento tulad ng Ringtail, Summation, at Concordance
- E-filing experience
- Kaalaman ng mga pamamaraan sa opisina at legal na terminolohiya
- Mga malakas na kasanayan sa pagta-type
- Solid na mga kasanayan sa organisasyon at mga kasanayan sa multi-tasking
- Kakayahang makipag-ugnay nang propesyonal sa lahat ng antas ng mga tauhan