Ang mga organisasyon ng gobyerno ay nagsasagawa ng mga proyekto kapag ang ilang aspeto ng pagsasagawa ng mga gawain ng mamamayan ay kailangang baguhin. Ayon sa Project Management Institute , ang isang proyekto ay "isang pansamantalang aktibidad ng grupo na idinisenyo upang makabuo ng isang natatanging produkto, serbisyo o resulta." Kapag ang isang proyekto ay nagbabago kung paano ang isang organisasyon ay nagnenegosyo, ang mga produkto ng pagtatapos ng proyekto ay isinasama sa araw-araw na gawain at sa gayon ay mapabuti ang trabaho ng samahan nang tuluyan.
Maaaring madali itong tunog, ngunit hindi. Ang pagbabago ay mahirap, at ang mga proyekto ay maaaring tumakbo off ang daang-bakal napakadaling. Bawat araw ay nagdudulot ng mga hamon na nagbabanta sa pag-unlad ng isang proyekto at sa kalaunan tagumpay. Upang labanan ang panganib na ito, kailangan ng mga proyekto ang ilang mahalagang sangkap. Sa mga sumusunod na mga item sa lugar, isang proyekto ay may isang mahusay na pagkakataon ng tagumpay.
01 Isang Nakatuon na Proyekto ng Sponsor
Ang isang sponsor ng proyekto ay may apat na pangunahing responsibilidad na may kinalaman sa proyekto. Una, ang sponsor ay nagtatagumpay sa proyekto. Siya ay nagalak sa publiko at pribado sa koponan ng proyekto. Pangalawa, sinusuportahan ng sponsor ang tagapamahala ng proyekto . Kapag ang isang tagapamahala ng proyekto ay nangangailangan ng mga hadlang na inalis, siya ay tumawag sa sponsor para sa tulong dahil ang sponsor ay may kaakibat na organisasyon upang gumawa ng mga bagay na mangyayari. Ikatlo, ang sponsor ay nakahanay sa mga mapagkukunan sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila nang direkta o nagtatrabaho sa ibang mga taong mataas ang antas upang makakuha ng mga mapagkukunan. Kapag ang sponsor ay isang malakas na kampeon para sa isang proyekto, ang mga kasamahan ng sponsor ay mas malamang na magbigay ng makabuluhang mga mapagkukunan. Ika-apat, pinapadali ng sponsor ang paggawa ng desisyon. Kapag bumagsak ang koponan ng proyekto, maaaring i-broker ng sponsor ang desisyon o patalsikin ang desisyon.
Ang sponsor ay nagpapaalam sa pamamagitan ng patuloy na komunikasyon sa project manager. Ang dalawa ay nagtutulungan upang matukoy kung kailan kailangan ng sponsor ang hakbangin at higit na mapilit ang mga responsibilidad ng sponsor sa suporta ng tagapamahala ng proyekto. Halimbawa, ang isang tagapamahala ng proyekto ay maaaring magkaroon ng problema sa pagkuha ng impormasyon mula sa departamento sa pananalapi ng samahan. Maaaring lapitan ng sponsor ng proyekto ang punong opisyal ng pinansyal tungkol sa sitwasyon at hihilingin na ang gawain ng pagkuha ng impormasyon ay nauna sa itaas sa mga nakikipagkumpitensya na gawain.
02 I-clear ang Mga Layunin at Saklaw
Bago ang trabaho sa isang proyekto ay tapos na o kahit na binalak, ang sponsor ng proyekto ay dapat magsalita ng mga layunin at saklaw ng proyekto. Ang mga layunin ay ang mga malalaking bagay na dapat gawin ng proyekto. Kumuha ng isang proyektong software enhancement, halimbawa. Ang isang departamento ng human resources ay gumagamit ng isang mahusay na nakikilala napapasadyang software ng negosyo upang pamahalaan ang payroll. Nais ng organisasyon na magdagdag ng isang module para sa pamamahala ng pag-aaral. Ang mga layunin ng proyekto ay upang i-customize ang software sa pamamahala ng pag-aaral sa mga pangangailangan ng negosyo ng samahan at upang maisama ito sa umiiral na sistema ng payroll.
Tinutukoy ng saklaw ang mga parameter ng proyekto. Pagpapatuloy sa halimbawa ng proyekto ng software; limitado ang saklaw ng proyektong ito sa pagdadala sa sistema ng pamamahala ng pag-aaral at pagsasama nito sa sistema ng payroll. Maraming beses, nakakatulong na kilalanin ang mga bagay na walang saklaw upang maunawaan kung ano ang nasa saklaw. Para sa proyektong ito, ang pagdaragdag ng iba pang mga module ay wala sa saklaw. Ang departamento ng accounting ay hindi maaaring dumating sa tagapamahala ng proyekto at humingi ng pagsingil, mga account na maaaring tanggapin o mga pwedeng bayaran ng mga module.
Ang pagdaragdag ng isang module sa sandaling ang tinukoy na proyekto ay nagpapahintulot sa pag- uugnay ng saklaw . Ang mga magaling na sponsors sa proyekto at mga tagapamahala ng proyekto ay nagbabantay laban sa pagguho ng saklaw at labis na nag-aatubili na magdagdag ng saklaw na mid-project. Ang pagtaas ng saklaw ng isang proyekto ay nagdaragdag ng pangangailangan ng proyekto para sa mga mapagkukunan tulad ng oras at pera. Bukod pa rito, ang pagtatrabaho sa karagdagang saklaw ay naglalagay ng panganib sa kalidad ng mga produktong gawa.
03 Isang Mabuting Proyekto Manager
Ang mga tagapamahala ng proyekto ay karaniwang may mga sumusunod na katangian na tumutulong sa kanila na ilipat ang proyekto kasama. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay mga tagaplano. Iniisip nila ang pagkakasunod-sunod ng trabaho at alam kung ano ang kailangang mangyari pagkatapos makumpleto ng koponan ang gawain sa kamay. Gumawa sila ng mga mahusay na plano ngunit alam din kung kailan magiging kakayahang umangkop at magpalipat-lipat sa isang plano. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay mapagkakatiwalaan. Sa kanilang tagumpay depende sa gawain ng iba, ang mga tagapamahala ng proyekto ay nangangailangan ng mga tao na magtiwala sa kanilang mabuting layunin at kagalingan. Ang tiwala ay partikular na mahalaga sa ugnayan sa pagitan ng tagapamahala ng proyekto at sponsor ng proyekto. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay may posibilidad na maging extroverted dahil ang karamihan ng kanilang trabaho ay nagsasangkot ng pakikipag-usap.
Naninindigan nila ang mga tao na may pananagutan sa kanilang mga pangako. Narito ang isang halimbawa. Sinabi ng superbisor ng isang miyembro ng pangkat ng proyekto sa tagapamahala ng proyekto na maaaring italaga ng miyembro ng pangkat ng apat na oras sa isang linggo sa proyekto. Ang miyembro ng pangkat na ito ay nakaligtaan ng dalawang lingguhang pagpupulong sa isang hanay at walang pag-unlad sa kanyang nakatalagang mga gawain sa work breakdown structure. Matapos ang unang napalampas na pulong, ang tagapamahala ng proyekto ay nakipagkita sa miyembro ng koponan upang talakayin ang kawalan at hindi nakuha na mga deadline. Sinabi ng miyembro ng koponan na mas pinipilit niya ang mga priyoridad. Ang proyektong manager na pinaghihinalaang ito ay hindi totoo, kaya pagkatapos ng ikalawang napalampas na pulong, ang tagapamahala ng proyekto ay nakipagkita sa superbisor ng kasapi ng koponan. Sinabi ng tagapangasiwa sa tagapamahala ng proyekto na gagawin niya ang pag-uugali ng pag-uugali ng miyembro ng koponan.
Nakikipag-ugnayan ang mga Stakeholder
Ang mga stakeholder sa isang proyekto ay mga taong may interes sa tagumpay ng proyekto ngunit hindi mga miyembro ng pangkat ng proyekto. Hindi nila iniisip ang proyekto sa pang-araw-araw na batayan tulad ng tagapamahala ng proyekto o mga miyembro ng koponan ng proyekto, ngunit nais nilang maging sa loop sa mga pangunahing desisyon at pangkalahatang pag-unlad patungo sa mga layunin ng proyekto.
Ang mga stakeholder ay may sariling motibasyon para sa pagpapanatili ng mga aktibidad sa proyekto, ngunit responsibilidad ng tagapamahala ng proyekto na dalhin sila sa kulungan sa mga paraan na mag-advance sa mga layunin ng proyekto. Sa maraming mga kaso, ang paggawa nito ay nagsasangkot ng isang maselan na balanse sa pagitan ng pagkuha ng sobrang input at pagkuha ng masyadong maliit na input. Hindi maaaring timbangin ng mga stakeholder ang bawat desisyon. Iyon ay magawa sa proyekto at gawin ang bawat desisyon na labanan. Sa kabaligtaran, ang mga stakeholder ay hindi maaaring mai-shut out dahil ang isang malaking aspeto ng halos bawat proyekto ay nagbibigay-kasiyahan sa mga stakeholder.
05 Dedikadong Mga Miyembro ng Koponan ng Proyekto
Ang mga miyembro ng koponan ng proyekto ay nagagawa ang gawain ng proyekto. Maraming mga beses, ang mga miyembro ng koponan ng proyekto ay itinalaga sa isang proyekto sa ibabaw ng kanilang mga regular na tungkulin na walang pagbawas sa ibang trabaho upang mabawi ang karagdagang gawain na dinala ng proyekto. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay maaaring makatulong sa mga miyembro ng koponan na makipag-ayos sa kanilang mga superbisor tungkol sa isyung ito, ngunit ang tagapamahala ng proyekto ay walang kontrol sa mga responsibilidad ng mga miyembro ng proyekto ng koponan na nasa labas ng proyekto.
Ang dedikasyon ng mga miyembro ng koponan sa proyekto ay napakahalaga. Nang walang pagtatalaga, ang mga deadline ay nawala, at ang mga produkto ng trabaho ay hindi magandang kalidad. Ang mga dedikadong miyembro ng koponan ay motivated upang magawa ang mga layunin ng proyekto sa oras, sa loob ng badyet at hanggang sa mga inaasahan sa kalidad.